Agieren statt reagieren

Die interne IT von Kaiser+Kraft Europa hostet alle Systeme der Unternehmensgruppe am Hauptsitz in Stuttgart. Über 50 Vertriebsgesellschaften in 20 Ländern nutzen ein selbst entwickeltes Warenwirtschaftssystem, das vor allem die Geschäftsprozesse in den Bereichen Vertrieb und Lager unterstützt. Mit einer weiteren Eigenentwicklung verwaltet der B2B-Spezialversandhändler seine Lieferanten- und Artikelstammdaten und führt damit Kalkulationen durch. Allerdings sind die Anwendungen ein wenig in die Jahre gekommen. Das Warenwirtschaftssystem ist nicht mandantenfähig, wodurch es in einigen Bereichen an Transparenz fehlt. Beispielsweise ist es in der internationalen Retourenabwicklung mit großem Aufwand verbunden, ad hoc einen Gesamtüberblick herzustellen.

Um flexibel zu bleiben und auch künftig schnell auf Entwicklungen im Markt reagieren zu können, beschlossen die Geschäftsführer auf Anstoß der IT, ihre Unternehmensprozesse zu modernisieren. Michael Lutschewitz, Geschäftsführer IT bei Kaiser+Kraft Europa, erklärt: „Wir wollen nicht in eine Rolle geraten, in der wir nur noch reagieren können. Also modernisieren wir proaktiv, bevor Probleme auftreten.“ Das Projekt umfasste drei Schritte: Zunächst analysierte und dokumentierte der Versandspezialist seine bestehenden Kernprozesse in den Bereichen Einkauf, Vertrieb sowie Lager und Logistik. Anschließend wurden die Abläufe auf den Prüfstand gestellt. Wo Effizienzverbesserungen möglich waren, modellierte das Unternehmen neue Soll-Prozesse. Im gleichen Zug prüfte das Anwenderunternehmen, welche Anforderungen diese Prozesse an ein neues ERP-System stellen. Nach Möglichkeit sollte eine Standardsoftware das bisherige Warenwirtschaftssystem ablösen.

Kaiser+Kraft Europa wollte bei dem Projekt auf externe Unterstützung zurückgreifen. „Wir suchten nach einer Unternehmensberatung mit ausgeprägter IT-­Expertise und Prozess-Know-how für den B2B-Versandhandel“, erinnert sich Michael Lutschewitz. Die externen Berater sollten über Best Practices für die Prozessmodernisierung und einen Überblick über die Leistungsfähigkeit der unterschiedlichen Standard­softwareprodukte verfügen. „Nicht zuletzt“, ergänzt Lutschewitz, „sollten die Berater uns eine externe und objektivere Sicht auf die eigenen Prozesse ermöglichen.“

Nachdem man mit Detecon International einen Partner gefunden hatte, startete das Projekt in zwei Teilbereichen: Das Projekt „Main“ (Master Information Management) umfasste die Analyse, Anforderungsaufnahme und Soll-Konzeption ausgewählter Stammdatenobjekte. Im Projekt „More“ (Mail Order Entry) wurden die Geschäftsprozesse behandelt.

In der ersten Phase führte das Projektteam in Workshops mit den Key Usern aus den Fachbereichen eine Bestandsaufnahme von Stammdaten und Prozessen durch. Dabei zeigte sich, dass etwa ein Rechnungsprüfungsprozess mit geringfügigen Abweichungen an verschiedenen Stellen im Unternehmen stattfindet. Im nächsten Projektschritt wurden die Prozesse im Soll-Design als End-to-End-Prozesse definiert. Letztere verknüpfen Prozessbausteine logisch miteinander, die möglicherweise in verschiedenen Abteilungen stattfinden. So modellierte das Projektteam einen organisationsunabhängigen Rechnungsprüfungsprozess. Dieser wurde als Masterprozess für alle Gesellschaften standardisiert. Auch bei der Soll-Modellierung arbeiteten IT- und Fachseite Hand in Hand.

Der Projektleiter Danijel Busic berichtet: „Wir wollten insbesondere Prozesse mit hohen Durchlaufquoten standardisieren. Ein Procure-to-Pay-Prozess, der den Vorgang von der Bestellung  über die Auslieferung bis zur Zahlung und gegebenenfalls bis hin zum Mahnwesen umfasst, findet bei uns täglich vielfach statt.“ Effizienzverbesserungen machen sich bei diesen Prozessen besonders bemerkbar. Bei der Modellierung der Masterprozesse orientierte sich der Anwender am Handels-H-Referenzmodell von Professor Jürgen Becker. Die Unternehmensberatung hatte das Modell bereits bei der Projektausschreibung als passenden Ordnungsrahmen für die Prozesse im Versandhandel empfohlen.
Zu den wichtigsten Herausforderungen des Projekts zählte es, die Mitarbeiter aus den Fachbereichen einzubeziehen. „Sie dürfen die Mitarbeiter nicht überfahren“, weiß Lutschewitz. Kaiser+Kraft Europa musste bei seinen Mitarbeitern zunächst den Geist dafür wecken, über Jahre hinweg etablierte Prozessschritte aufzugeben und neu zu modellieren. Das Projektteam meisterte diese Aufgabe, indem es sowohl die Ist- als auch die Soll-Prozesse gemeinsam mit den Fachbereichen erarbeitete. So konnte ein internes Verständnis dafür wachsen, an welcher Stelle ein Prozess effizienter gestaltet werden konnte.

Für die Modellierung nutzte Kaiser+Kraft Europa ein Web-2.0-Tool, das leicht anpassbare BPMN-Objekte (Business Process Model and Notation) bietet. Danijel Busic erläutert: „Durch das Tool konnten wir einen roten Faden für die Workshops auslegen, so dass wir die Zeit effizient nutzen konnten.“ Die Workshops dauerten jeweils drei bis vier Stunden. Im direkten Anschluss legte das Projektteam den Fachspezialisten die erarbeiteten Prozessmodelle zur Validierung vor. Änderungen der Mitarbeiter pflegte die IT umgehend in die Prozessmodelle ein. Der Versandhändler schloss das Projekt nach fünf Monaten ab, nachdem zahlreiche Geschäftsprozesse standardisiert wurden.

Die Kaiser+Kraft Europa GmbH
Kaiser+Kraft Europa, eine Unternehmensgruppe der Takkt AG, ist Europas führender B2B-Versandhändler für Büro-, Betriebs- und Lagerausstattung. Mit Gesellschaften in 17 europäischen Ländern sowie in Russland, Japan und China bietet die Gruppe 30.000 Produkte von der Sackkarre über komplette Büroeinrichtungen bis hin zur Werkbank. Zu den Kernkompetenzen des Unternehmens zählen professionelle Beratung, schnelle Lieferung sowie die zuverlässigen Serviceleistungen der Gesellschaften im Bereich Montage, Reparatur und Wartung.
Im Internet: www.kaiserkraft-europa.de