Alle Assets nachverfolgen

IT-DIRECTOR: Herr Brand, an welchen Stellen hapert es hinsichtlich der Nutzung von IT-Asset-Management-Lösungen (ITAM) bei Großunternehmen und Konzernen?
B. Brand: Viele vergessen, die Bewegungen der Assets während ihres Lebenszyklus im Unternehmen nachzuverfolgen. Damit gehen aber die Grundlagen für sauberes Servicemanagement oder korrekte interne Verrechnung von IT-Kosten und Services an die Kostenstellen verloren. Die größte Herausforderung, ein funktionierendes IT-Asset-Management aufzubauen, ist dabei die Einsicht, dass man überhaupt eines benötigt, um den Nutzen für die Organisation und Kostenrechnung zu erkennen. Viele CIOs meinen, alle Fragen kann ihnen hier das eingesetzte SAP-System beantworten – stimmt aber nicht! Ist diese Erkenntnis bei den Verantwortlichen eingetreten, gilt es, die technische Umsetzung auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens abzustimmen. Hierzu sollte die gewählte Lösung am besten eine Standardlösung sein, die sich leicht in eine bestehende Organisation einfügt.

IT-DIRECTOR: Auf welche Funktionen sollte man bei der Auswahl einer ITAM-Lösung besonders achten?
B. Brand: Sie sollte einige Schlüsselkriterien erfüllen, um langfristig Nutzen zu bringen. Äußerst wichtig ist eine offene Lösung, die mit möglichst allen beteiligten Systemen verbunden werden kann – z.B. mit dem Active Directory, dem ERP- oder Dokumenten-Management-System. Viele ITAM-Lösungen sind komplex, einführungsaufwendig und für die Benutzer nur schwer zu bedienen. Hier sollte zum einen der Fokus auf der Übersichtlichkeit und Ergonomie des GUI liegen. Diese Faktoren minimieren Einführungs-, Anpassungs- und Schulungskosten und sorgen damit für einen schnelleren Return on Invest.

IT-DIRECTOR: Wie passen ein unternehmensweites Asset-Management und der viel ­diskutierte Trend „Bring your own device“ zusammen?
B. Brand: „Bring your own device“ ist für die IT-Verantwortlichen Segen und Fluch zugleich. Den Überblick im Asset-Management kann man bei diesem Verfahren nur durch organisatorische Regelungen behalten. Eine Trennung von unternehmenseigener Hard- und Software sowie Werten, die dem Unternehmen nicht gehören, muss gewährleistet sein. Daneben gilt es für die interne Verrechnung abzugrenzen, welche Kosten für solche Geräte und ihre Nutzer zu veranschlagen sind. Übergeordnet sollten sich CIOs Gedanken darüber machen, ob es nicht mehr Kosten verursacht, eigene Geräte der Mitarbeiter zuzulassen. Ein ganz klarer Punkt für eine notwendige Kosten-Nutzen-Analyse, auch da hier Sicherheitsaspekte und Eigentumsverhältnisse im Fokus stehen.

IT-DIRECTOR: Welche Auswirkungen hat eine zunehmende Verwendung von Cloud-Services im Unternehmen für das Asset-Management?
B. Brand: Für das Asset-Management sind Cloud-Services praktisch, da man weltweit einsehbar die unterjährigen Bewegungen von Assets vor Ort im Produktivsystem pflegen kann. Ist ein IT-Mitarbeiter vor Ort, kann er die Asset-Konstellation pro Raum  überprüfen und über die Cloud aktualisieren. Ebenso lassen sich Wareneingang, Entsorgung und Inventur über ein Cloud gestütztes ITAM-System rationalisieren, da die Transaktion direkt vor Ort gebucht werden kann. Je nach In- oder Outsourcing-Gedanken des Unternehmens lässt sich die Cloud im Idealfall unternehmensintern oder ausgelagert in einem Rechenzentrum betreiben.