Alle Kanäle bündeln

IT-DIRECTOR: Herr Helbing, spätestens wann ist es für ein Großunternehmen an der Zeit, über ein umfangreiches Unified-Communications-Projekt (UC) nachzudenken und schließlich auch in Angriff zu nehmen?
C. Helbing: Die grundlegende Motivation liegt meist in der Prozessoptimierung und Kostenreduktion begründet, die beim Umstieg auf UC winken. Der konkrete Anlass kann sehr unterschiedlich sein: Ein Grund können anstehende Investitionen in die Infrastruktur sein. Daneben können Wartungsverträge für die Telekommunikationsanlage (TK) oder für den Software-Support auslaufen. Unternehmen, die das papierlose Büro einführen möchten, Prozesse verschlanken oder Reisekosten einsparen wollen, haben mit UC ebenfalls viele Vorteile.

IT-DIRECTOR: Inwieweit haben die Unternehmen bereits die Vorteile eines Umstiegs von ISDN auf Voice over IP (VoIP) erkannt und zeigen Interesse an einem entsprechenden Projekt?
C. Helbing: Laut einer Studie von Ferrari Electronic von Mai 2012 sehen deutsche Unternehmen ein großes Potential für IP-Telefonie. Eine deutliche Mehrheit (59 Prozent) glaubt, innerhalb von zwei Jahren VoIP zumindest in der innerbetrieblichen Kommunikation einzusetzen. Die interne Nutzung von Voice over IP ist weit verbreitet und fast Standard. Schon heute glauben 37 Prozent, dass die gesamte Kommunikation in ihrer Organisation in zwei Jahren hauptsächlich auf IP basieren wird.

IT-DIRECTOR: Welche Funktionalitäten einer UC-Lösung sind den Anwendern besonders wichtig?
C. Helbing: Grundsätzlich ist der Unified-Ansatz der neuen Kommunikationstechnologie – alle Kanäle in einer Oberfläche zu bündeln – für die Unternehmen ein wichtiger Punkt. Welche Funktionen das sind, ist eine individuelle Sache. Bei Unternehmen mit Standorten im Ausland ist Videotelefonie interessant, spart diese doch Reisekosten. Unternehmen wiederum, deren Teams sich in Projekten schnell und unkompliziert abstimmen, können mit Instant Messaging die Zusammenarbeit vereinfachen.

IT-DIRECTOR: In der Microsoft-Welt ist mittlerweile Lync der Standard für VoIP. Doch warum hat Lync – Ihrer Meinung nach – den Durchbruch in Deutschland noch nicht geschafft?
C. Helbing: Das liegt zum einem daran, dass im VoIP-Markt die Konkurrenz groß ist, zum anderen wird Microsoft immer noch als Software-Anbieter wahrgenommen, nicht als Anbieter von TK-Anlagen. Die Wettbewerber haben teils Jahre Vorsprung, sie konnten sich etablieren. Für Microsoft hingegen ist dies ein neuer Markt, in dem sich der Konzern erst neu aufstellen muss.

IT-DIRECTOR: Inwiefern hilft Ferrari Electronic die Lücken von Lync zu schließen?
C. Helbing: Zu den offenen Flanken des Systems zählt das Fehlen von Fax und SMS. Hier bieten wir mit der nahtlosen Integration von genau diesen Funktionen ein stabiles Unified-Messaging-System. Ein weiteres Problem ist die Einbindung von Telefonen und anderen Endgeräten, die nicht mit Lync kompatibel sind. Das Officemaster Gate und die Softwarekomponente SIP2Lync übersetzen zwischen den Microsoft-SIP-Technologien und Lync-fremden Endgeräten. Darüber hinaus binden wir auch Videotürsprechanlagen in Lync ein.

IT-DIRECTOR: Worauf sollten Unternehmen generell bei der Migration auf IP-Telefonie achten?
C. Helbing: Zunächst empfiehlt sich eine Pilotinstallation, bei der die Lösung erprobt wird. Danach erfolgt die Migration, bei der schrittweise weitere Nutzer für die Verwendung der UC-Lösung freigeschaltet werden. Sollen die im Unternehmen vorhandenen Telefone weiter verwendet werden, können auch diese integriert werden. DECT-Telefone werden z.B. in der Regel durch Lync nicht unterstützt. Hier gibt es jedoch Zusatzlösungen für das Netzwerk, welche die Übersetzungsfunktion übernehmen, aus DECT-Telefonen vollwertige Lync-Apparate machen und Features wie Präsenzaktualisierung realisieren.

IT-DIRECTOR: Welche Vorbereitungen müssen sie treffen, damit ein Projekt problemlos gestartet werden kann?
C. Helbing: Bei der Analyse im Vorfeld ist große Sorgfalt gefragt. So können viele Herausforderungen bei einer Migration bereits frühzeitig erkannt und bewältigt werden. Manche Prozesse, die bis dato ISDN-basiert abgewickelt wurden – beispielsweise die Zeiterfassung oder das Telefon am Konferenztisch –, werden da zunächst häufig vergessen. Eine Pilotinstallation und der Parallelbetrieb beider Anlagen können Unternehmen hier helfen. Mitarbeiter einzubeziehen und auf deren Bedürfnisse einzugehen sind weitere wichtige Punkte, die zur problemlosen Umsetzung beitragen.

IT-DIRECTOR: Mit welchem Aufwand – zeitlich und personell – ist bei einem solchen Projekt zu rechnen?
C. Helbing: Das kommt auf den Umfang des Projektes und das Unternehmen an. UC-Lösungen sollten im Idealfall individuell an den Kunden angepasst werden, um eine stabile Integration zu realisieren. Bei kleinen Unternehmen kann eine Migration schon über Nacht erfolgen, bei Großunternehmen können Planung, Evaluierung, Testphase und Umstellung bis zu einem Jahr oder länger dauern. Ebenso unterschiedlich wie der zeitliche Aufwand sind die personellen Belastungen: Bei einem Großprojekt ist schon die Vorabberatung komplexer, der Vertrieb und das Produktmanagement müssen die nötigen Komponenten auswählen oder sogar individuell entwickeln. Für die Vor-Ort-Installation muss das Unternehmen ein bis fünf Manntage veranschlagen. Dokumentation, Support und Wartung sind entsprechend auch intensiver.

IT-DIRECTOR: Welche Einsparungen können durch den Umstieg auf VoIP letztlich erzielt werden?
C. Helbing: Bis zu 80 Prozent. Allerdings ist das stark einzelfallabhängig. Sicher ist aber, dass IP-Telefonie nicht nur Pluspunkte bei den Kosten für Anschaffung und Unterhalt bietet. Ebenso profitieren IT-Administratoren durch eine einfachere Verwaltung und die Mitarbeiter durch eine professionellere Kommunikationsinfrastruktur. Zusammen mit der Integration der Telefonie in andere Dienste und Prozesse sind dies die drei wichtigsten Gründe für einen Umstieg.