Alte Probleme mit der Datensicherheit

Abhilfe könnten virtuelle Datenräume schaffen, bei denen der Zugriff unabhängig von Ort, Zeit oder Endgerät – direkt aus dem Browser oder einer Mobile-App – erfolgt. Laut einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom waren in den Pandemiejahren 2020/2021 die Schäden durch Cyberangriffe mit 223 Mrd. Euro für die deutsche Wirtschaft mehr als doppelt so hoch wie in den beiden Jahren davor. Das Homeoffice gilt dabei als eine der Hauptschwachstellen. So hatten seit Pandemiebeginn fast 60 Prozent der befragten Unternehmen mit Homeoffice-Option IT-Sicherheitsvorfälle registriert, die sich auf Heimarbeit zurückführen ließen. Denn der Arbeitsplatz zuhause ist in der Regel nicht so abgesichert wie das Unternehmensnetzwerk. Aufgrund unzureichend gesicherter Geräte und Kommunikationskanäle stellt plötzlich jeder Zugriff auf Unternehmensdaten, jede Kollaboration mit einem Kollegen oder Kunden ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar.

Damit die Zusammenarbeit mit Kunden oder Kollegen auch von zu Hause aus reibungslos funktioniert, benötigen die Mitarbeiter genau wie im analogen Büro einfach zu bedienende, vor allem aber sichere Tools. Der Zugriff auf wichtige Dokumente sollte schnell, direkt und möglichst ohne aufwändige Installationsroutinen erfolgen. Daten, die auf schwer zugänglichen Netzlaufwerken liegen, haben hier ebenso wenig zu suchen wie solche, die nur vom Büro aus ansteuerbar sind.

Trügerische Sicherheit im Homeoffice

Es gehört mittlerweile zu den bekannten Tatsachen, dass digitale Netzwerke ständigen, teils automatisierten Cyberangriffen ausgesetzt sind und früher oder später irgendeine Art von Kompromittierung erfahren. Viele Unternehmen separieren das Unternehmensnetzwerk von dem ihrer Mitarbeiter im Homeoffice deshalb durch VPNs oder sorgen durch die Nutzung sicherer Cloud-Dienste für eine störungsfreie Anbindung an die Unternehmensressourcen. Das reicht jedoch nicht aus. Durch die bloße Überwachung des VPNs allein lässt sich beispielsweise nicht feststellen, ob ein erfolgreicher Angriff stattgefunden hat oder ob ein Angreifer Zugriff auf sensible Daten hatte. Ebenso wenig lässt sich nachverfolgen, ob ein Mitarbeiter eine große Menge an Dateien auf seinen Laptop herunterlädt, um sich die Arbeit von zu Hause aus zu vereinfachen.

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern, Kunden und anderen Interessenten über Standort- und vielleicht auch Landesgrenzen hinweg eine sichere Kooperation ermöglichen wollen, bieten virtuelle Datenräume – wie sie etwa FTAPI bereitstellt – dagegen einen idealen Schutzraum. Diese nutzen eine internetbasierte Plattform bzw. einen Cloud-Service, der über gezielt zugewiesene Zugriffsrechte den sicheren Zugang und die Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht.

Virtuelle Datenräume als sichere Alternative

Mitarbeiter können hier ihre Dateien in einer nahezu unbegrenzten Größenordnung verschlüsselt ablegen sowie speichern und geben sie bei Bedarf für Kollegen, Partner oder Kunden frei. Diese wiederum haben von überall Zugriff darauf, egal, ob vom Laptop daheim oder dem Smartphone von unterwegs. Auf diese Weise ist die sichere Aufbewahrung und Weitergabe vertraulicher Geschäftsinformationen jederzeit und ortsunabhängig gewährleistet. Für international operierende Unternehmen sind virtuelle Datenräume zudem eine hervorragende Möglichkeit, um sensible oder zeitkritische Informationen einer großen Zahl von Beteiligten über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg zum Lesen und Bearbeiten zur Verfügung zu stellen.

Bei der Nutzung eines virtuellen Datenraums müssen sich die Mitarbeiter nicht in das Firmennetzwerk einloggen, die Installation eines VPN-Client ist für den Zugriff also nicht notwendig. Durch zusätzliche Monitoring-Funktionen und eine strikte Zugriffsbeschränkung nur für ausgewählte Benutzer lässt sich das Sicherheitslevel für die Anwendungen beliebig erhöhen, was gerade für Unternehmen ohne eigene oder mit einer nur kleinen IT-Abteilung eine ungeheure Entlastung darstellt.

Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, besonders im Umgang mit personenbezogenen Daten, hat für digitale Anwendungen höchste Priorität. Diesbezüglich bieten sichere Datenraumlösungen eine echte Alternative zu kostenlosen Cloud-Speichern. Europäische Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten und die ihrer Kunden und Partner innerhalb der EU aufbewahrt werden, wo diese durch die DSGVO geschützt sind. Bei der Wahl eines Anbieters von virtuellen Datenraumlösungen empfiehlt es sich daher, darauf zu achten, dass der Serverstandort transparent kommuniziert wird. Bei kostenlosen Cloud-Lösungen ist dies in der Regel nicht der Fall. Die Daten können hier an Standorten weltweit gespeichert sein.

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