Anbindung an SAP

Anfang des Jahres erfolgte der plangemäße Start in den Echtbetrieb. Den Niedersachsen ermöglicht die standardisierte Integrationsanbindung den reibungslosen bidirektionalen Datenaustausch auf mehreren Ebenen zwischen dem Infoma-Baustein und dem flächendeckend eingesetzten doppischen Finanzsystem von SAP. Damit hat der Landkreis nun ein flexibles Verfahren für alle Anforderungen im kommunalen Liegenschafts- und Gebäudemanagement im Einsatz, das durch die gleichzeitige Nutzung von Daten aus dem Finanzwesen umfassende Synergieeffekte bietet. Aktuell bewirtschaftet der Landkreis Goslar 28 Liegenschaften mit 63 Gebäuden, die in 100 Gebäudeteile untergliedert sind. Betrieben wird das Liegenschafts- und Gebäudemanagement im Hochleistungsrechenzentrum des Infoma-Partnergroup-Mitglieds KDO.

Die Integrationsanbindung des Infoma-Verfahrens an das genutzte Finanzsystem auf Basis von SAP ERP soll dem knapp 145.000 Einwohner zählenden niedersächsischen Landkreis den Datenaustausch auf den drei Ebenen Stammdaten (Kreditoren/Debitoren/Adressverwaltung, Sachkonten, Kostenstellen, Kostenträger), Bewegungsdaten (Mittelreservierungen, Rechnungsbuchungen) sowie Haushaltsbudgetdaten erlauben. Dabei findet der Datenaustausch bidirektional statt – also vom Finanzverfahren zum Liegenschafts- und Gebäudemanagement und umgekehrt.

Das Anfang 2011 begonnene Gemeinschaftsprojekt von Infoma und KDO verlief in enger, konstruktiver Zusammenarbeit. Alle Anforderungen von Seiten des Anwenders für die Einführung einer praxisgerechten, einfach zu bedienenden modularen Software für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement mit integrativem Charakter wurden laut Unternehmen erfüllt. Im Produktivbetrieb sind die Module Basis, Maßnahmenmanagement und Instandhaltung. Geplant ist bereits der Einsatz weiterer Module, wie zum Beispiel Reinigungsmanagement und Energiemanagement.

Für den Landkreis Goslar zeigen die Erfahrungen der ersten drei Monate die großen Vorteile einer Anbindung in dieser Tiefe. Dazu gehört der Wegfall einer doppelten Erfassung von Stamm- und Bewegungsdaten ebenso wie die Übereinstimmung der Stammdaten mit dem Finanzverfahren. Darüber hinaus wird durch die vorkonfigurierte Verknüpfung der Maßnahmen mit den kaufmännischen Informationen eine sehr hohe Buchungsqualität erreicht; Mittelreservierungen werden an den Haushalt des Finanzverfahrens weitergeleitet und dort geblockt; die Abfrage des aktuellen Budgetstands muss nicht mehr im SAP-Finanzverfahren erfolgen. Die auf die Sachbearbeiter zugeschnittenen, einfach zu bedienenden Masken sowie die praxisgerechte Abbildung der Arbeitsprozesse auch in Verbindung mit dem Finanzverfahren sollen zudem für hohen Komfort in der Anwendung sorgen.

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