Auch Behörden können Homeoffice

Die Probleme betreffen Aspekte wie fehlende Einsatzkonzepte oder unzureichend adaptierte Arbeits­organisation, aber auch ganz praktische Hürden wie die sichere Nutzung von Geräten, Anwendungen und vertraulichen Daten. Der Verzicht auf Remote-Work-Optionen ist jedoch keine Alternative.

Der Boom von Homeoffice und mobilem Arbeiten ist die pragmatische Reaktion auf eine Notfallsituation. Die positiven Erfahrungen zeigen gleichzeitig den Weg zu einer ebenso zukunftsfesten wie effizienten Arbeitsorganisation. Allerdings sind wir davon noch ein gutes Stück entfernt. Die jüngst veröffentlichte Studie des Digitalverbands Bitkom mit dem Deutschen Städte- und Gemeindebund zeigt eine realistische Bestandsaufnahme des Status quo. Danach schließt die Hälfte aller befragten Kommunen Homeoffice und mobiles Arbeiten kategorisch aus. Hinter diesem Befund steht jedoch keine prinzipielle Ablehnung, es sind schlicht praktische Gründe wie fehlende technische Ausstattung, nicht vorhandene Finanzmittel oder Sicherheitsbedenken, die die Kommunen vorwiegend genannt haben.

Vorsicht bei dienstlicher und privater Nutzung

Bestes Beispiel ist die Diskussion um die Themenkomplexe Bring Your Own Device (BYOD) und Corporate Owned, Personally Enabled (COPE). Bei BYOD setzen Mitarbeiter private Geräte für dienstliche Auf­gaben ein, bei COPE dürfen dienstlich bereitgestellte Geräte auch für private Zwecke verwendet werden. Was auf Anhieb logisch und sinnvoll erscheint, um einen möglichen Gerätemangel zu mildern, ist aus Security-Sicht allerdings höchst problematisch. Das gleiche gilt für die IT-Infrastruktur und die Anwendungen. Veraltete Betriebssysteme und ungesicherte Wlan-Verbindungen sind ebenso ein Sicherheitsrisiko wie der Einsatz von privat gern genutzten, datengierigen Kommunikations- und Kollaborations-Tools.

Aufgrund der damit verbundenen Sicherheitsrisiken ist die bisher oft stillschweigend akzeptierte Nutzung dieser Anwendungen in fast allen Behörden und Unternehmen mittlerweile strikt untersagt. Diese Situation ändert jedoch nichts daran, dass solche Anwendungen für die tägliche Arbeit dringend gebraucht werden. Aber sie müssen sicher, DSGVO-konform und benutzerfreundlich sein.

Mobile Behördenkommunikation auch für VS-NfD

Die Sicherheit vertraulicher Daten wird durch eine Kommunikationslösung wie SecurePIM von Virtual Solution gewährleistet, die die gesamte Datenübertragung Ende-zu-Ende verschlüsselt und sensible Informationen wie E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Dokumente in einem verschlüsselten Bereich auf dem Mobilgerät speichert. Die dafür eingesetzte Container-Technologie verhindert den Zugriff durch Un­befugte, da sie standardmäßig durch eine eigene Authentifizierung per PIN, Touch- oder Face-ID gesichert ist. Zusätzlich kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung über ein Sicherheitselement wie beispielsweise eine Smartcard eingerichtet werden. Ergänzt durch einen gehärteten Browser für web­basierte Fachanwendungen, einen voll verschlüsselten Messenger für Einzel- auch Gruppenchats, Videotelefonie und Sprachanrufe, bietet diese Lösung den Behörden eine sichere Plattform für die Kommunikation sensibler Daten auch über die ­privaten Geräte ihrer Mitarbeiter.

Sichere BYOD-Konzepte gefragt

Selbst für Bundesbehörden ist damit die Kommunikation bis VS-NfD (Verschlusssache – Nur für den Dienstgebrauch) möglich. Ein leistungsfähiges Management-Portal hilft dabei, den Administrationsaufwand so gering wie möglich zu halten. Die Entlastung reicht von Funktionen für die Nutzerverwaltung über Einstellungen zur Verschlüsselung sowie PIN- und Passwortstärke bis hin zum Löschen aller dienstlichen Daten aus der Ferne bei Verlust des Gerätes, falls das einmal notwendig sein sollte.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Landes- und Kommunalbehörden müssen zudem häufig aus der Mangelsituation eines veralteten Gerätebestands das Beste herausholen. Die Möglichkeit dazu eröffnet sich mit der Umsetzung sicherer BYOD-Konzepte, insbesondere bei Smartphones und Tablets. Der erste Schritt dazu ist der absicherte Zugang zu behördeninternen Netzwerken und entsprechenden Tools für die virtuelle Zusammenarbeit. Der zweite Schritt ist die strikte Trennung von dienstlicher und privater Nutzung, die durch die Kommunikationslösung sichergestellt werden muss. Dadurch können Dienstgeräte auch privat eingesetzt, und umgekehrt private Geräte für die sichere dienstliche Kommunikation genutzt werden. So ausgerüstet können Behörden die Vorteile von Homeoffice- und mobiler Arbeit ohne Abstriche bei der IT-Sicherheit nutzen.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus