Auf der Sonnenseite

Mit über 10.000 Hotels in 15 Ländern und 59 Destinationen ist die OTS AG aus Zug (Schweiz) eine Schwestergesellschaft der seit 45 Jahren im Markt agierenden MTS Incoming, eine der führenden Incoming-Agenturen im Mittelmeerraum. Woche für Woche muss das Unternehmen Hunderte von Hotels bezahlen – eine Aufgabe, die bislang die Buchhalter in den einzelnen Landesgesellschaften manuell bewältigten und die viel Zeit in Anspruch nahm. Deshalb hat das Unternehmen Anfang 2012 eine zentrale Abteilung für Treasury Management etabliert.

Seit Januar 2012 ist nun Christian Klumpe der „Head of Treasury“ bei OTS. Zum Zeitpunkt seines Eintritts fehlte im Unternehmen eine verlässliche Übersicht der globalen 35 Banken mit rund 250 Konten. Zahlungen wurden aufwendig manuell durchgeführt, die eingesetzten Online-Banking-Systeme mussten jeweils gesondert administriert und gewartet werden. „Wenn das ERP-System Navision eine Zahldatei erstellte“, erzählt der 39-jährige, „mussten wir jeweils entscheiden, mit welcher Bank wir die Zahlung tätigen wollen, uns ins jeweilige Online-Banking-System einloggen und die Datei per Hand hochladen. Bei fünf Ländern mit verschiedenen Währungen waren das rund 40 Zahldateien am Zahltag – wobei jeder Vorgang mindestens eine Minute dauert.“ Die Administration und Wartung dieser Online-Banking-Systeme war aufwendig, es gab außerdem keine unternehmensweit automatisierte Verarbeitung der Kontoauszüge in das ERP-System und keine klar definierten Prozesse für das Anfragen und Freigeben von Unterschriftsberechtigungen und Kontoeröffnungen. Heterogene Zahlmethoden sowie Konnektivitäten sorgten ferner für hohe Kosten und Komplexität.

Straffung des Zahlungsverkehrs

Von daher hat sich der Tourismusspezialist ein straffes Programm in Sachen Zahlungsverkehr verordnet: Umstellung aller Vendorcards auf IBAN und BIC, Update aller Gesellschaften auf Navision 2009 als einheitliches ERP-System, legale Restrukturierung, Einführung einer Lösung für den zentralisierten Sepa-Zahlungsprozess und langfristig die Einrichtung einer „Payment Factory“ in Navision.

Im April 2012 hat das Anwenderunternehmen im ersten Schritt für fünf EU-Landesgesellschaften einen zentralen Sepa-Zahlungsprozess eingeführt. Die Formatierung der Zahlungsdateien wurde damit vereinheitlicht. Ferner sind es nicht mehr fünf Personen in fünf Landesgesellschaften, die die Zahlung auslösen, sondern die Treasury-Abteilung in der Schweizer Zentrale erledigt dies zentral. Trotzdem musste das dort tätige dreiköpfige Team noch immer fünf verschiedene Online-Banking-Tools mit unterschiedlichen Zugängen, Passwörtern und Unterschriftsarten manuell bedienen. Um die Liquidität der einzelnen Konten zu überblicken und den Zahlweg zu entscheiden, war eine gesonderte Anmeldung bei jeder Bank notwendig.

Dies wird mit einer Cloud-Plattform nun Schritt für Schritt zentralisiert. Dabei nutzt man die Zahlungsplattform des Anbieters TIS. Die Lösung läuft vollständig in der Cloud und dient als zentrale Zahlungsverkehr-, Kommunikations- und Dokumentationsplattform zwischen der Treasury-Abteilung, den Landestöchtern und den Banken. Sie verbindet alle Nutzer, die in die globalen Bankenverwaltungs- und Transferprozesse involviert sind. Die Anwender können darin Informationen zu Konten, Dokumenten und Zahlungen zentral verwalten. Zudem unterstützt das System den kompletten Workflow für Änderungsanfragen von Benutzern sowie den Prozess des Eröffnens und Schließens von Bankkonten – „für uns die Möglichkeit, einen modernen internen Kontroll- und Compliance-Prozess zu erstellen, welcher konform zu allen externen Audit-Anforderungen ist“, so Christian Klumpe.

Die Schweizer nutzen zwei Module der TIS-Plattform: Der Bank Transaction Manager (BTM) automatisiert den Zahlungsverkehr, indem er neue Zahldateien im ERP-System selbständig an die ausgewählte Bank überträgt und dafür in das jeweils erforderliche Bankformat konvertiert. Die Dauer für sämtliche wöchentlichen Zahlungen hat sich bei OTS damit von vier auf weniger als einen Tag reduziert. Pro Woche sind es bis zu 40 Dateien und 10.000 Hotels, die bezahlt werden. Christian Klumpe: „Wenn wir morgens wissen wollen, wie viel wir heute bezahlen können, müssen wir uns nicht mehr in diverse Online-Banking-Systeme einloggen. Wir sehen die einzelnen Kontostände der angeschlossenen Landesgesellschaften auf einen Blick in der Plattform.“ Das BTM-Tool verarbeitet außerdem eingehende Bankauszüge automatisch und stellt sie wahlweise der Landesgesellschaft, der Zentrale sowie der Reporting-Software zur Verfügung.

Anzahl der Banken wird reduziert

Seit Mitte 2012 arbeitet man mit der neuen Plattform und integriert nach und nach weitere Landesgesellschaften mit den dortigen Banken. In diesem Zuge will das Anwenderunternehmen bis 2014 die bisherigen 35 Banken und 250 Konten jeweils um die Hälfte reduzieren. Diese werden dann im „Bank Account Manager“ als weiterem TIS-Modul verwaltet. Nur noch drei Kernbanken sollen verbleiben, über die der Zahlungsverkehr abläuft, sowie ein gutes Dutzend lokale Banken für bloße Bargeldeinzahlungen in den touristischen Destinationen.

Weniger Banken zu haben, bedeutet für die Treasury-Abteilung zum einen mehr Sicherheit, weil man sich auf zuverlässige Finanzpartner konzentrieren kann. Dies vergrößert aufgrund des höheren Transaktionsvolumens zugleich den Spielraum bei Gebührenverhandlungen. Zum anderen vereinfacht eine Reduktion in technischer Hinsicht die Konnektivität und spart Kosten. Denn die Schweizer benötigen nun nicht mehr 15 verschiedene Online-Banking-Systeme, sondern nutzen nur eine einheitliche Plattform für alle Zahlungsvorgänge.

Multi-Bank-Systeme, über die ein Unternehmen Zahlvorgänge mit mehreren Instituten einheitlich und automatisiert organisieren kann, hält Christian Klumpe generell für sinnvoll. Sie tun im Grunde nichts anderes als die neue Plattform und erfüllen ebenso ihren Zweck – bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Kunde die Bank wechseln will. Der Umstieg auf ein anderes Tool ist dann äußerst aufwendig, wie die OTS AG aus eigener Erfahrung weiß. Denn die Herausnahme der Banken aus der Multi-Bank-Lösung der bisherigen Hauptbank hat unlängst mehrere Monate gedauert. Mit der neuen Plattform agiert der Anwender hingegen unabhängig von einzelnen Banken – „dies war uns wichtig“, erklärt Christian Klumpe. Über herkömmliche Multi-Bank-Systeme hinaus bietet die Plattform außerdem eine weitaus breitere Funktionalität, was automatischen Upload von Zahldateien, Verarbeitung von Bankauszügen und insbesondere die Formatierung anbelangt. Wo das Unternehmen sonst im ERP-System vorab dafür sorgen muss, dass für jede Bank Zahldateien jeweils geforderten Format produziert werden, erledigt die Software diese Konvertierung von selbst.

Die OTS Open Travel Services AG:
Das Unternehmen aus Zug in der Schweiz ist unter anderem auf den Einkauf und Verkauf touristischer Produkte einschließlich der Bündelung dieser Produkte zu Pauschalreisen spezialisiert. Zudem setzt man auf die Erbringung touristischer Dienstleistungen, insbesondere Beratung, Marketing, Marktforschung sowie die Entwicklung von entsprechenden Softwareprogrammen.

www.opentravelservice.com

Bildquelle: Fuchs/MTS/OTS