Auf modulare Architekturen setzen

ITD: Herr Dr. Termer, die meisten Unternehmen haben heute bereits ein ERP-System in Betrieb – die Frage ist, ob die bestehende Lösung noch den Anforderungen gerecht wird. Wo stößt z.B. ein zehn Jahre altes ERP-System an seine Grenzen?
Dr. Frank Termer: 10 Jahre sind in der digitalen Welt eine lange Zeit, in der sich insbesondere technologisch sehr viel verändert. Daher kann bei einem zehn Jahre alten ERP-System davon ausgegangen werden, dass dieses nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik entspricht und die Architektur des Systems zum Bremsklotz wird. Das kann bedeuten, dass die Weiterentwicklung des Systems und die Integration von zusätzlichen Funktionalitäten erschwert oder gar unmöglich ist, dass die Einbindung weiterer Systeme und Datenquellen nicht gelingt oder nur sehr aufwändig hergestellt werden kann, oder dass die Komplexität digitaler Geschäftsprozesse nicht im bestehenden System abgebildet werden kann. Insgesamt kann dies dazu führen, dass das ERP-System die Digitale Transformation eines Unternehmens massiv behindert. 

ITD: Welches sind Funktionalitäten, die ein ERP-System anno 2020 auf jeden Fall mitbringen sollte?
Termer: Moderne ERP-Systeme müssen intelligent sein, einen hohen Automatisierungsgrad von Prozessen unterstützen und vor allem flexibles Arbeiten ermöglichen. Dazu braucht es die Integration moderner technologischer Entwicklungen wie Künstlicher Intelligenz, muss mobil über verschiedene Endgeräte zugänglich sein und sollte eine einfache Bedienung aufweisen. Auf der architektonischen Ebene bedeutet dies ein modulares ERP, welches externe Funktionalitäten über Cloud-Dienste einbeziehen kann, welches sich aber auch einfach mit anderen Systemen integrieren lässt. Das ERP muss eine Rolle als Datendrehscheibe und Integrations-Hub in der Unternehmens-IT einnehmen.

ITD: Welche Alternativen zu einer ERP-Komplettablösung gibt es?
Termer: Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, das bestehende System zu modernisieren, was zunächst die Zerlegung der häufig monolithischen Struktur in kleinere Funktionsbausteine erfordert. Liegen diese einmal vor, können entsprechende Komponenten auch durch moderne Applikationen ersetzt werden. Notwendige Voraussetzung hierfür ist, dass das ERP-System eine entsprechende Zugänglichkeit ermöglicht, was in der Regel die Unterstützung des Herstellers erfordert. Welche Variante, also Modernisierung oder Komplettablösung, für ein Unternehmen in Frage kommt, muss allerdings im Einzelfall entschieden und sollte gut durchdacht werden.

ITD: Wann sollte dennoch über eine Komplettablösung nachgedacht werden?
Termer: Wenn der Aufwand zur Modernisierung des bestehenden ERP-Systems zu hoch oder zu teuer wird, wenn der Hersteller des ERP evtl. gar nicht mehr am Markt aktiv ist, wenn die Integration neuer Technologien nur schwer oder gar unmöglich ist, oder wenn sich die Unternehmensabläufe seit Ersteinführung des ERP zu stark verändert haben, dann kann eine Komplettablösung eines ERP sinnvoll sein. Diese bietet zudem immer die Chance, bestehende Prozesse und Automatismen auf den Prüfstand zu stellen und so neben einer technologisch modernen Lösung gleichzeitig Optimierungspotenziale in der Unternehmensorganisation zu realisieren.

ITD: Was sollten moderne ERP-Systeme mitbringen, um möglichst lange technisch aktuell zu bleiben und mit zukünftigen technischen Entwicklungen „mitwachsen“ zu können?
Termer: Moderne ERP-Systeme sollten über eine modulare Architektur verfügen, die es ermöglicht, auch kleinere Funktionsbereiche unabhängig von anderen zu ändern. Es sollte über offene Schnittstelle und moderne Programmierkonzepte verfügen und sollte grundsätzlich Cloud-fähig sein. Zudem sollte der ERP-Hersteller selbst am Puls der Zeit sein und den ERP-Kern stetig aktualisieren. So kann eine gewisse Garantie für die Zukunftsfähigkeit des ERP gegeben sein.

ITD: Eine ERP-Komplettumstellung ist ein kostenaufwändiges und risikobehaftetes Projekt – was sollten Unternehmen tun, wenn sie merken, dass es aus dem Ruder läuft?
Termer: Der Austausch eines so komplexen Systems wie ERP sollte wohl durchdacht und sehr gut vorbereitet werden. Dabei ist i.d.R. die Unterstützung durch den Hersteller sowie durch externe Beratungsunternehmen unerlässlich. Durch die Erfahrungswerte anderer lassen sich Umfang, Zeitdauer und Kosten der Umstellung recht gut prognostizieren. Die Umstellung erfolgt zudem schrittweise, so dass der Fortschritt aber auch das Risiko gut beobachtet und kalkuliert werden können. Wenn dann allerdings die schrittweise Umstellung des Systems begonnen wurde, gelangt man irgendwann an einen Point-of-no-Return, bei dem ein Zurück zum alten System nicht mehr möglich ist. Es gibt ja i.d.R. auch gute Gründe, warum man sich vom alten System verabschieden möchte. Es gilt daher alle Schritte und Entscheidungen wohlbedacht zu treffen, vorzubereiten und umzusetzen, so dass ein „Aus-dem-Ruder-laufen“ verhindert werden kann.

ITD: Was raten Sie Kunden, die aktuell dabei sind, zu expandieren oder ihren Geschäftsbereich auszuweiten, aber dennoch dringend heute schon eine neue ERP-Lösung benötigen?
Termer: Unternehmen sollten in einem solchen Umfeld auf Systeme setzen, die mit dem Geschäft mitwachsen können. Das bedeutet zum einen, dass die Architektur modular und skalierbar ausgelegt ist. Zum anderen müssen aber auch Funktionalitäten flexibel erweitert werden können, wozu auch die Mehrsprachigkeit des Systems und die Abbildung länderspezifischer Besonderheiten gehört. Diese Anforderungen sollten daher bei der Auswahl eines passenden Systems unbedingt berücksichtigt werden.

ITD: Seit Juni letzten Jahres gilt die EU-DSGVO. Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für ERP-Anwender und -Hersteller?
Termer: Der Schutz von Kunden- und Unternehmensdaten spielte bereits in der Vergangenheit für ERP-Hersteller eine große Rolle, seit der EU-DSGVO gilt dies umso mehr. Vorgaben von dieser Seite stellen besonders hohe Anforderungen an Hersteller, die insbesondere beim Betrieb eines ERP in der Cloud zu berücksichtigen sind. Hier gibt es gute Angebote, die auch höchsten Anforderungen genügen. Auch für Anwender ist die Einhaltung der EU-DSGVO eine umfangreiche Aufgabe, insbesondere wenn es darum geht, Daten von Kunden, Bestellungen oder Aufträgen, datenschutzkonform zu verarbeiten. Neben der technischen Umsetzung entsprechender Rahmenbedingungen gilt es hier vor allem prozessual die Einhaltung der Vorgaben der EU-DSGVO sicherzustellen.

ITD: Welches sind aus Ihrer Sicht die nächsten großen Schritte in der Weiterentwicklung von ERP-Systemen (z.B. hinsichtlich KI)?
Termer: ERP als betriebliche Aufgabe wird nach wie vor in Unternehmen relevant sein. Allerdings wird ERP als System, so wie wir es heute kennen, sich teilweise stark verändern. ERP kann sich bspw. zu einer Plattform weiterentwickeln, die Funktionalitäten verschiedener Applikationen orchestriert und verknüpft. ERP kann aber auch zu verschiedenen Bausteinen zerfallen und so selbst Teil von Plattformen werden. Neue technologische Entwicklungen wie Künstliche Intelligenz und Blockchain werden zudem Einzug in ERP halten.

Bildquelle: Bitkom