Aus Tradition dem Wandel verschrieben

ITD: Herr Wittrock, Ricoh hat seit seiner Gründung 1936 ganze Epochen und diverse grundlegende Technologiewandel miterlebt. Inwiefern trägt Ihre traditionelle Unternehmenskultur auch heute noch dazu bei, auf neue Entwicklungen zu reagieren?
Ingo Wittrock: Es ist wirklich beachtlich, wenn sich Traditionsunternehmen über Generationen weiterentwickeln, so wie sich auch Ricoh in den letzten 85 Jahren immer wieder erneuert hat. Das gilt genauso für unsere Landesgesellschaft in Deutschland, die schon mehr als vier Jahrzehnte im Markt etabliert ist. Wir haben uns gewandelt und sind mittlerweile eine Digital Services Company. Zusätzlich zu unserem Hauptsitz in Tokio ist Ricoh aktuell in fast 200 Ländern vertreten. Mit den Traditionen und Werten aus Japan sind wir tief verbunden – seit der Gründung leitet uns der „Ricoh Way“, wie wir unsere globale Unternehmensphilosophie nennen.

ITD: Was genau bedeutet dieser Weg für Ihr Unternehmen?
Wittrock: Die Unternehmensphilosophie gibt uns als Organisation nicht nur einen Rahmen und eine Identität, sondern unterstützt das Unternehmen auch bei der strategischen Entscheidungsfindung und ermöglicht so, schnell auf die komplexen Probleme und Herausforderungen zu reagieren, die uns tagtäglich begegnen.

ITD: Viele Ihrer Mitbewerber haben versäumt, rechtzeitig auf diese neuen Herausforderungen zu reagieren. Wie gelingt es Ricoh, einerseits Kunden und Partner langfristig zu binden und andererseits stets neue Märkte zu erschließen?
Wittrock: Wir haben seit über neun Jahren – also in einer Zeit, in der über Transformation und Wandel bei weitem nicht so viel nachgedacht wurde wie heute – bereits den Leitsatz „Imagine.Change“ eng mit unserer Marke verknüpft. Von der Entwicklung des weltweit ersten Hochgeschwindigkeitsfax im Jahr 1970 über die digitalen Multifunktionssysteme in den 80er-Jahren bis hin zu unseren Communications-Services und Cloud-basierten Workflow-Lösungen können wir auf eine stolze Geschichte der technologischen Innovationen zurückblicken.

ITD: Selbst einige der bekanntesten Namen im Kamera-, Fax- und Druckersegment haben die Digitalisierung sehr lange als Bedrohung ihres Geschäftsfeldes wahrgenommen – das war bei Ihnen nie der Fall?
Wittrock: Nein. Dass wir die Digitalisierung nie als Bedrohung gesehen haben, ist unserer Unternehmensphilosophie geschuldet. Diese beinhaltet auch die Kultur des innovativen Wandels. Wir haben uns schon immer geweigert, den Status quo zu akzeptieren, und den Anspruch erhoben, uns stetig weiterzuentwickeln. Deshalb haben wir die Digitalisierung immer als Chance wahrgenommen.

ITD: Wer erfolgreich am Nutzen neuer technologischer Entwicklungen teilhaben will, muss selbst auch in Innovation investieren. Was ist Ihnen bei der (Weiter-)Entwicklung neuer Produkte wichtig?
Wittrock: Technologische Innovationen erfordern eine effektive und effiziente Forschung und Entwicklung. Auch hier ist Ricoh gut aufgestellt. So stehen wir u.a. mit unseren Partnern im regelmäßigen Austausch, um die Entwicklungen und Trends auf dem Markt für F&E zu berücksichtigen. Ein zentraler Punkt bei unserer Produktentwicklung ist die Nachhaltigkeit. Sie steht von der frühesten Phase an im Zentrum unserer Produktentwicklung. Wir stellen sicher, dass die gesamte Technologie so hergestellt wird, dass die Umweltauswirkungen in jeder Phase des Lebenszyklus minimiert werden. Aber auch bereits auf den Markt gebrachte Produkte und Services überwachen und bewerten wir regelmäßig, um zu gewährleisten, dass sie weiterhin den Wünschen und Anforderungen unserer Kundschaft entsprechen. Daneben haben wir natürlich schon während der Entwicklung die späteren Nutzer im Blick. In unserem europäischen Technologiezentrum etwa veranstalten wir jedes Jahr eine Advisory Conference, bei der die Kunden eingeladen sind, unsere Innovationen vor ihrer Markteinführung zu begutachten, zu bewerten und zu beeinflussen. Anregungen und Kritikpunkte greifen wir immer auf und nehmen darauf aufbauend weitere Modifikationen vor. So können wir gezielt feststellen, ob ein Produkt oder ein Service die Marktreife erreicht hat.

ITD: Die Kunden erleben also die Produkte noch vor dem Rollout?
Wittrock: Genau, denn wir möchten Innovation immer von der Kundenseite aus denken und nicht vom Hersteller aus – so wollen wir unsere Kunden mit innovativen Technologien und Services dabei unterstützen, smarter arbeiten zu können, egal wo sie sich befinden. Gerade der digitalisierten Arbeitswelt, die sich aktuell stark wandelt, wollen wir, getreu dem Motto „Work Together, Anywhere“, Lösungen für eine noch bessere Zusammenarbeit bieten.

ITD: Sie sprechen von einer „digitalisierten Arbeitswelt“. Wie sieht die Evolution des Büroarbeitsplatzes aus?
Wittrock: Meine Vision für die Zukunft ist das „Seamless Office“ – ich glaube, dass sich der Digital Workplace und der „herkömmliche“ Büroarbeitsplatz immer mehr angleichen werden, da die Beschäftigten die entsprechenden Tools und Lösungen in beiden Umgebungen nutzen werden.

ITD: Wie hat die aktuelle Corona-Pandemie dazu beigetragen, diese Vision in die Gegenwart zu holen?
Wittrock: Die Digitalisierung am Arbeitsplatz ist für Unternehmen schon seit vielen Jahren ein relevantes Thema – die Pandemie war hier nur ein Katalysator, der diesen Prozess enorm beschleunigt hat.

ITD: Damit der Katalysator allerdings wirkt, muss man zunächst wissen, welche Prozesse davon betroffen sind.
Wittrock: Das stimmt. Während es am Anfang der Pandemie eine erhöhte Nachfrage nach Homeoffice-Geräten zu verzeichnen gab, konnten wir gleichzeitig auch eine hohe Investitionsbereitschaft für zentrale Multifunktionssysteme feststellen. Viele Prozesse laufen in Unternehmen immer noch nicht papierlos ab, jedoch sind eben gerade diese zentralen Multifunktionssysteme ein wichtiger Digitalisierungstreiber für das Büro und spielen durch ihre Scanfunktion eine Schlüsselrolle für die Automatisierung geschäftskritischer Prozesse, z.B. bei der Rechnungsverarbeitung. Der Trend geht hier ganz klar weg vom Arbeitsplatzdrucker hin zu zentralen MFPs.

ITD: Wo hat Corona außerdem noch die Nachfrage gesteigert?
Wittrock: Im Bereich der digitalen Lösungen und Tools sind die Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) wie Docuware und unsere Communications-Services, also u.a. die moderne Meeting-Raumausstattung und Kollaborations-Tools, sehr gefragt. Das liegt vor allem an den veränderten Workflows und den neuen Wegen des Dokumenten-Managements, aber auch am Trendthema „Hybrid Work“.

ITD: Hat denn Corona grundsätzlich die Art verändert, wie Unternehmen und Mitarbeiter „Arbeit“ heute definieren oder sind mobiles Arbeiten, Collaboration-Tools und Co. nach wie vor nur Mittel zum Zweck, um die Krise zu überbrücken?
Wittrock: Die Pandemie hat die Art, wie wir arbeiten, grundsätzlich verändert. Die Arbeit ist flexibler und agiler geworden. Mobiles Arbeiten mit Collaboration-Tools und innovativer Software sind also nicht nur Mittel zum Zweck, um die aktuelle Krisensituation zu überbrücken. Natürlich wollen wir, sobald es wieder möglich ist, und mit den entsprechenden Hygienekonzepten, wieder im Büro arbeiten, doch ich glaube, dass die neuen Arbeitsstrukturen weit mehr Flexibilität zulassen werden und sogar müssen. Bis die hybriden Arbeitsstrukturen vollständig professionalisiert sind, wird sicherlich noch etwas Zeit vergehen.

ITD: Das birgt natürlich auch Herausforderungen an den organisatorischen Überbau.
Wittrock: Wichtig ist vor allem, dass sich Unternehmen bewusst machen, welche Vorteile digitales und mobiles Arbeiten für ihre Mitarbeiter haben: gestärkter Fokus auf wesentliche Aufgaben, mehr Freiraum für Kreativität, Work-Life-Balance und erhöhte Zufriedenheit. Deshalb würde ich dringend empfehlen, die Digitalisierung der Organisation weiter voranzutreiben und die Normalisierung des Lebens nicht als Anreiz zu nehmen, zum Status quo von 2019 zurückzukehren. Meiner Einschätzung nach sollte z.B. auch ein neues Bewusstsein für die Notwendigkeit von Meetings entstehen. Von einem Online-Meeting in das nächste zu eilen, ist auf Dauer nicht gesund. Hier müssen wir noch dazulernen – ich bin aber zuversichtlich, dass das vielen Unternehmen gut gelingen wird.

ITD: Was noch vor anderthalb Jahren als Wunschbild vor allem jüngerer Arbeitnehmer galt, ist über Nacht zur Realität geworden: das Homeoffice. Wie schätzen Sie nach einem Jahr „Heimarbeit“ die Mitarbeiterzufriedenheit ein?
Wittrock: Viele Unternehmen haben nach Ausbruch der Pandemie, quasi über Nacht, Großartiges geleistet und die Umstellung aufs Homeoffice schnell und lautlos durchgeführt – trotzdem müssen wir alle natürlich noch lernen, die neuen Arbeitsmodelle zum Arbeitsalltag werden zu lassen. Und das kann auch mal frustrierend sein. Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern entsteht vor allem durch technische Unzulänglichkeiten.

ITD: Können Sie das etwas ausführen?
Wittrock: Untersuchungen von Ricoh Europe haben gezeigt, dass ein schlechtes technisches Erlebnis das Engagement der Belegschaft und den Wert der Unternehmenskultur beeinträchtigen kann. Somit sinkt auch die Motivation der Beschäftigten – nicht zuletzt wegen schlechter Kommunikation mit dem Team oder Kunden. Darüber hinaus fühlen sich laut unserer Studie „Mitarbeiterorientierte Digitalisierung“ 30 Prozent der Belegschaft unter Druck gesetzt, im Homeoffice mehr online zu sein. Dies ist u.a. auf die zusätzlichen Admin-Aufgaben zurückzuführen, die Arbeitnehmer aufgrund der schlechten technologischen Infrastruktur erledigen müssen – unsere aktuelle Studie zur Kundenzufriedenheit zeigt bei der Betrachtung eines durchschnittlichen Arbeitstages der Umfrageteilnehmer, dass sie ein Drittel ihrer Arbeitszeit für Verwaltungstätigkeiten und interne Korrespondenz aufwenden. Für ihre eigentlichen Aufgaben, die auf die Kunden ausgerichtet sind und somit zu einer positiven Kundenerfahrung führen, bleibt der Belegschaft dagegen nur halb so viel Zeit. Analog dazu gibt fast die Hälfte der Befragten an, dass verwaltungsintensive Arbeitstage ihre Produktivität hemmen.

ITD: Ein klassischer Fall für Automatisierungslösungen ...
Wittrock: Diesen Ansatz zur Beseitigung der überflüssigen Belastungen der Mitarbeiter zeigt auch unsere aktuelle Studie auf. Nach Einschätzung der Befragten kann Automatisierung ihnen dabei helfen, das Kundenerlebnis zu optimieren und bessere Ergebnisse für ihr Unternehmen zu erzielen. Jeder Zweite gibt an, dass der Kundennutzen gestärkt werden könne, wenn die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben durch entsprechen Tools unterstützt würde. Zusätzlich sind 58 Prozent der Umfrageteilnehmer der Ansicht, dass neue Technologien, die die Interaktion mit Kunden fördern und verbessern, zur Produktivität und Rentabilität ihres Unternehmens und somit zur Kundenzufriedenheit beitragen könnten. Diese ist essenziell für die Aufrechterhaltung eines erfolgreichen Geschäftsbetriebs.

ITD: Worauf müssen Unternehmen generell im Vorfeld achten, wenn sie neue Technologie einführen möchten?
Wittrock: Wenn sie richtig eingesetzt wird, kann Technologie helfen, zu einer Verbesserung führen und die Unternehmenskultur sogar auf ein neues Niveau heben. Der richtige Einsatz der neuen Technologie kann aber nur funktionieren, wenn wirklich jeder damit arbeiten kann. Ricoh steht Unternehmen deshalb auch immer beratend zur Seite und analysiert im Detail, an welchen Stellen nachgebessert werden sollte und welche Bedürfnisse der Belegschaft in die strategische Ausrichtung einbezogen werden müssen.

ITD: Wie können Unternehmen Einsatzszenarien für Künstliche Intelligenz (KI) und Workflow Automation identifizieren und für den eigenen Betrieb die passende Lösung aufsetzen?
Wittrock: Bei Ricoh verfolgen wir immer einen Consulting-Ansatz. Zunächst eruieren wir, wie die Prozesse beim Kunden aktuell laufen, damit wir uns ein detailliertes Bild von der Ausgangslage machen können. Dieses bildet unsere Basis für einen Workshop mit unseren Kunden, in dem wir die Frage klären: „Wie soll der Prozess in Zukunft aussehen?“. Welche Prozesse automatisiert werden sollen, ist sehr unterschiedlich. Lassen Sie mich als Beispiele die Buchhaltung und die HR-Abteilung anführen. Während sich HR beispielsweise eine Erleichterung im Onboarding von Mitarbeitern wünscht, möchte die Buchhaltung, dass eingescannte Dokumente nicht nur als PDF vorliegen, sondern direkt in Excel-Tabellen umgewandelt werden. Die Bedürfnisse sind oft sehr komplex und deshalb benötigen wir den Einblick ins Unternehmen, um konkrete Anwendungsszenarien herauszufiltern und so die richtige Lösung zu finden.

ITD: Oft sind die Nutzung von Privatgeräten oder die lokale Datenhaltung auf Trägern außerhalb der Unternehmens-IT schlicht praktisch für die Mitarbeiter – zu Lasten von Security und Datenschutz. Mit welchen Tools oder Lösungen lässt sich die Mitarbeiter-Compliance erhöhen?
Wittrock: Hier bieten sich verschiedene Tools und Lösungen, mit denen die Mitarbeiter Compliance- und datenschutzkonform arbeiten können. Wenn wir einen Blick in die Zukunft werfen, wird Hybrid Work die traditionellen Arbeitsmodelle größtenteils ablösen. Die, zumindest teilweise, Rückkehr ins Büro wird auch wieder Druckjobs mit sich bringen. Im Bereich des Office Printing ist Steuerung somit besonders wichtig. Es passiert so oft, dass Mitarbeiter einen Druckauftrag an den falschen Drucker senden oder vergessen, den Ausdruck an frei zugänglichen Druckern im Büro abzuholen. Damit sind dann vertrauliche Dokumente der Belegschaft zugänglich und der Datenschutz ist nicht mehr gewährleistet. Unsere Suite Streamline NX schafft hier Abhilfe: Die skalierbaren, integrierten Anwendungen und Tools helfen u.a., die Sicherheit der Dokumentenverwaltung zu gewährleisten, indem dort Regeln hinterlegt und Scans sowie Druckdatenströme verschlüsselt werden können. Außerdem kann der Zugriff auf Drucker mithilfe dieser Suite gesteuert werden und Druckkarten regeln die Abholung der Druckaufträge, sodass der Ausdruck nur von der Person abgeholt werden kann, die den Auftrag erteilt hat. Docuware wiederum bietet die Möglichkeit, ein sicheres Dokumenten-Management zu implementieren. Besonders in der Buchhaltung oder im HR-Bereich wird mit empfindlichen Daten gearbeitet. Wenn Mitarbeiter die Ordner mit den ausgedruckten Unterlagen mit nach Hause nehmen, besteht die Gefahr, dass Dritte unbefugt Zugang zu diesen Daten erlangen – einen Ordner vergisst man leider schnell in der Bahn oder im Zug. Mit Docuware sind diese essenziellen Dokumente digital und zentral für die befugten Mitarbeiter zugänglich, so dass beispielsweise Recruiting- und Buchhaltungsprozesse Compliance- und DSGVO-konform ablaufen.

ITD: Wagen wir den Blick in die Glaskugel: Welche aktuelle Technologie hat im Bereich „New Work“ das größte Zukunftspotenzial und wie trägt Ricoh dieser Einschätzung Rechnung?
Wittrock: Das größte Potenzial haben neben der Cloud vor allem Künstliche Intelligenz und die Automatisierung von Prozessen. Hierfür müssen allerdings die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden – vor allem im Bereich des Breitbandausbaus. Mit einer effektiven Automatisierung würden sich Probleme, wie beispielsweise die zeitaufwendigen Admin-Aufgaben, beheben lassen. Solche Prozesse würden dann automatisch erledigt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 6/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Welche Tools oder Anwendungen werden den Sprung zur nächsten Evolutionsstufe des Modern Workplace nicht schaffen?
Wittrock: Wir werden uns sicherlich mehr und mehr von lokal gespeicherten Dateien verabschieden – Dokumente werden nun gemeinsam in Collaboration-Tools bearbeitet. Alle Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff. So wird ein neuer kreativer Austausch gefördert. Die E-Mail wird meiner Einschätzung nach nicht aussterben, allerdings sind schnelle Besprechungen jetzt über Messenger – beispielsweise in Teams oder Zoom – möglich. Das ist besonders für die interne Kommunikation in Unternehmen entscheidend. Die Kommunikationswege haben sich mit der Pandemie geändert und werden es auch weiterhin tun, denn das Modell „Hybrid Work“ wird bleiben. Workshops und zeitintensive Meetings werden sicherlich – wenn es wieder möglich ist – in den Büroräumlichkeiten stattfinden. Doch so schnell wird man sich für ein Meeting in London, dass für eine Stunde angesetzt ist, nicht mehr in den Flieger setzen. Ich glaube auch, dass klassische Kommunikationsmittel an Bedeutung verlieren – wer greift heute noch zum Telefon, wenn die Kollegen über Teams oder Zoom erreichbar sind?

Ingo Wittrock

Alter: 42 Jahre
Werdegang: Studium zum Diplom-Kaufmann an der FHDW Hannover; seit 2006 in verschiedenen Positionen bei Ricoh; 2016 mit dem Ricoh Europe Executive Leadership Programme Certificate der Cornell University ausgezeichnet
Aktuelle Position: seit 2018 Marketing Director bei Ricoh Deutschland


Bildquelle: Ricoh Deutschland GmbH