Aus zwei mach eins bei der Hochschule Amberg-Weiden

3.000 Studierende, zwei Standorte und 77 Professoren – die Hochschule Amberg-Weiden steht mit 18 Studiengängen und vier Fakultäten für eine moderne Bildungseinrichtung, die aktuelle technische und wirtschaftliche Entwicklungen aufgreift. Bislang betrieb die Hochschule an jedem der beiden Standorte eine eigene Telekommunikationsinfrastruktur. Die TK-Systeme stammten von verschiedenen Anbietern, eine Koppelung der Lösungen gab es nicht. Das brachte verschiedene Probleme mit sich: Gruppenrufe konnten nicht eingerichtet werden und die Bedienung der Endgeräte sowie die Telefonnummern variierten je nach Standort – das war besonders für die Pendler problematisch. Zudem waren Service und Support für die Systeme vergleichsweise teuer, da unterschiedliche Lieferanten beauftragt werden mussten. Auch die Ausbaufähigkeit der eingesetzten Lösungen konnte nicht mit der wachsenden Hochschule schritthalten. „Teilweise mussten sich zwei Mitarbeiter ein Telefon teilen, da wir keine weiteren Ports mehr zur Verfügung stellen konnten“, erklärt Albert Dotzler, der Leiter des Rechenzentrums.

Um neue Wege zu gehen, entschieden sich die Verantwortlichen bewusst gegen eine teure und aufwendige Erneuerung der bestehenden Lösungen und für eine Neuanschaffung. Auf Avaya fiel die Wahl der Verantwortlichen u.a. aus folgendem Grund: Die Hochschule verwendet die Groupware-Software Groupwise von Novell, die E-Mails, Termine, Aufgaben, Adressen und Dokumente verwaltet. „Eine Integration der neuen Kommunikationslösung mit der Groupware war für uns Grundvoraussetzung. Nur Avaya konnte uns eine funktionierende, ab Werk vorhandene Schnittstelle demonstrieren. Gepaart mit der Skalierbarkeit der Lösung gab diese Funktion den Ausschlag für unsere Entscheidung“, erklärt Dotzler. Ebenfalls für die Lösung sprach deren Voice-over-IP (VoIP)-Fähigkeit. Die zukunftssichere IP-Technik sorgt dafür, dass sich die Avaya-Komponenten an den beiden Standorten leicht koppeln lassen.

Die Installation erfolgte innerhalb von drei Tagen durch die Mitarbeiter von Danes, einem Avaya-Partner. Zusammen mit den IT-Fachleuten der Hochschule richteten sie die knapp 500 Endgeräte und die vorkonfigurierten Komponenten ein. Die neue Lösung lief zirka zwei Wochen parallel zu den vorhandenen TK-Anlagen. So konnten kleinere Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

Was hat sich verbessert?

Die Rückmeldungen der Kollegen sind laut Albert Dotzler durchweg positiv. Dies liegt u.a. an der „Click-to-Call"-Funktion, also die direkte Telefonanwahl mit dem PC aus dem Groupwise-Adressbuch heraus. Die unterschiedlichen Medienformen Sprachnachrichten, Faxe und E-Mails werden im Groupwise-Postfach zusammengeführt. So hat jetzt jeder Mitarbeiter eine persönliche Faxnummer und kann Faxe direkt vom PC versenden oder empfangen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Papier und Toner. Für erhöhten Bedienkomfort und damit zufriedenere Mitarbeiter sorgt die neue Möglichkeit, einfach zwischen den Standorten wechseln zu können und alle am Endgerät getätigten Einstellungen jeweils mitzunehmen.

Die mobile Erreichbarkeit wurde durch ein „One-Number“-Konzept verbessert. Es klingeln gleichzeitig das Tisch- und das Mobiltelefon, und der Mitarbeiter kann entscheiden, wie und wo er das Gespräch entgegennimmt. Beliebt bei den Hochschulmitarbeitern ist die Software One-X Mobile für das iPhone. Diese Anwendung bildet quasi alle Funktionen des Tischtelefons auf dem Smartphone ab.

Auch die Technikspezialisten sind von der neuen TK-Lösung angetan: Sie können die komplette Infrastruktur zentral vom Standort Amberg aus administrieren – ohne für Aufgaben wie Einrichten einer Nebenstelle, Auswertung der Auslastung oder Konfiguration eines Telefons kostenpflichtige Serviceleistungen vor Ort zu benötigen. „Obwohl wir alle keinen TK-Hintergrund haben, können wir mit Hilfe der leistungsfähigen und einfach zu bedienenden Software alle täglichen Aufgaben selbst erledigen“, so Albert Dotzler. Für höhere Ausfallsicherheit haben die Techniker von Danes die zentrale Komponente der TK-Lösung je einmal in Amberg und einmal in Weiden installiert. Fällt die Technik wider Erwarten an einem Ort aus, verbinden sich die Endgeräte mit der intelligenten Komponente am anderen Standort. Damit können die Mitarbeiter über die jeweils vorhandenen Festnetzverbindungen wie gewohnt weitertelefonieren.

„Nachdem wir die Lösung nun ein knappes Jahr in Betrieb haben, können wir mit Sicherheit sagen, dass alle unsere Erwartungen erfüllt wurden.Auch die von den kaufmännisch Verantwortlichen gewünschten finanziellen Einsparungen konnten wir dank reduzierter Wartungskosten erfüllen. Und das, obwohl gleichzeitig der Funktionsumfang erheblich erweitert wurde“, so Dotzler weiter. Die vorher gewünschten Punkte Skalierbarkeit und Flexibilität sprechen ebenfalls für die Lösung. „Wir können problemlos über die vorhandenen 400 Nebenstellen hinaus wachsen. Und auch die Funktionalität der Lösung lässt sich erweitern. Sollten wir in Zukunft verstärkt per Videokonferenz kommunizieren oder gar unterrichten wollen, dann ist die Technik des Anbieters heute schon dafür gerüstet“, blickt der Leiter des Hochschulrechenzentrums in die Zukunft.