Bereitschaft zur Veränderung ist gefragt

Wer sich in der IT-Welt umschaut, stellt fest: Die Cloud hat gewonnen, sie verdrängt On-Premises-Software mehr und mehr. Innovative Technologien gibt es kosteneffizient fast nur noch aus der Wolke, ganze Software-Gattungen wie Customer Relationship Management (CRM) werden vorwiegend dort angeboten. Enterprise Resource Planning (ERP) war dagegen bisher eine Bastion, da die Systeme an die spezifischen Prozesse eines einzelnen Unternehmens angepasst sind.

ITD: Herr Bernhardt, welche Rolle spielt die Cloud-Technologie in der aktuellen ERP-Landschaft?
Ralf Bernhardt: Eine sehr große Rolle, denn SAP entwickelt seine Lösungen stark in Richtung „Cloud“. Die neue Generation SAP S/4HANA gibt es zwar noch als On-Premises-Version. Der Anbieter legt aber den Fokus auf die Versionen in der Public und Private Cloud. Sie bieten eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit. Für manche Unternehmen ist das eine große Umstellung, denn das komplette ERP-System in die Cloud zu verlagern, ist eine andere Hausnummer als der Einsatz einer CRM-Lösung aus der Cloud.

ITD: Warum ist das so?
Bernhardt: Eine Hürde sind die Altlasten der On-Premises-Welt. Dort war es üblich, das ERP weitgehend anzupassen und zu individualisieren. Das ist in der Public-Cloud-Version von S/4HANA nicht mehr möglich. Sie ist besonders schnell einsatzbereit, da keine individuellen Programmierungen vorgesehen sind. Erweiterungen und Anpassungen sind nur innerhalb des Extensibility Frameworks oder mithilfe der Business Technology Platform (BTP) möglich. Doch für viele Unternehmen ist es natürlich wichtig, die vorhandenen Prozesse auch in der Cloud beizubehalten. Hier ist die Private Edition der S/4HANA-Cloud eine gute Möglichkeit, um die bisherigen Investitionen in das ERP zu schützen. Die Funktionen sind identisch zu On-Premises ergänzt durch Branchenlösungen und Länderausprägungen.

ITD: Sie haben das Stichwort „Altlasten“ genannt. Sollten nicht alle Unternehmen darauf achten, komplizierte Prozessstrukturen abzu­bauen, um im Markt agiler zu
werden?
Bernhardt: Unter dem Gesichtspunkt der Agilität empfiehlt sich der Gang in die Public Cloud bei einem ERP-System auf jeden Fall. Die Kosten sind niedrig, die Einführungszeit kurz, die Komplexität überschaubar. Das passt beispielsweise sehr gut zu Start-ups und neuen Geschäftsbereichen. Wer ohnehin alles neu aufbaut, sollte gleich auf Standards setzen und die Variabilität einschränken. Doch grundsätzlich ist es für jedes Unternehmen mit gut eingeführten Prozessen sinnvoll, die über Jahre hinweg aufgehäufte Komplexität zu verringern. Die Neueinführung eines Cloud-ERP ist eine einmalige Möglichkeit. Unternehmen können jetzt bestehende Prozesse so verändern, dass sie mit den Standardprozessen der Cloud-Lösung zusammenpassen. Sie erhalten einen deutlichen Vorteil bei der Einführung des neuen Systems: Es ist wenig Personal- und Anpassungsaufwand nötig.

ITD: Ist das eigentlich schwer umzusetzen?
Bernhardt: Viele Unternehmen tun sich nicht leicht damit. Bei Kundenmanagement oder Finanzbuchhaltung sind Standards üblich. Dafür gibt es gesetzliche Vorgaben, internationale Normen und Branchenregeln. Hier ist die Variationsbreite häufig gering, der Bedarf an individueller Anpassung niedrig. Besonders deutlich ist das im CRM: Wer ein solches System einführt, wird seine internen Prozesse weitgehend daran anpassen und nicht umgekehrt. Bei ERP ist genau das nicht etabliert – noch nicht.

ITD: Welchen Grund hat das?
Bernhardt: Das liegt daran, dass die individuell ausgeprägten Prozesse in den Unternehmen auf Wettbewerbsvorteile ausgerichtet sind. Sie sollen ihre Produkte oder Services von anderen abheben. Deshalb bietet SAP auch eine weitgehend konfigurierbare Private-Cloud-Lösung an. Allerdings gibt es für die Public Cloud auch eine Strategie zur Individualisierung, die vom Anbieter unterstützt wird. So wird beispielsweise eine Entwicklungsplattform für spezifische Apps zur Verfügung gestellt und die Verknüpfung mit externen Lösungen wie Internet-of-Things-Plattformen (IoT) oder speziellen Angeboten für Machine Learning (ML) ermöglicht. Inzwischen gibt es einen sehr breiten Markt, der über Schnittstellen unterstützt werden muss. Letztlich ist das einer der eindeutigen Vorteile der Cloud. Sie ist darauf ausgerichtet, über APIs Daten mit anderen Cloud-Services auszutauschen. Dadurch können Unternehmen Funktionen verwirklichen, die im eigenen Rechenzentrum einen enormen Ressourcenaufwand bedeuten würden. Das typische Beispiel ist ML, bei dem Spezialisten einen eindeutigen Vorteil haben.

ITD: Gibt es angesichts solcher positiver Nachrichten noch Cloud-Skeptiker?
Bernhardt: Die gibt es noch, denn bei ERP geht es um geschäftskritische Aufgaben. Viele Unternehmen haben immer noch Bedenken beim Datenschutz und der IT-Security. Allerdings sind Cloud-Systeme heute sehr gut geschützt. So können Unternehmen wählen, ob die Daten weltweit, in Europa oder in Deutschland gespeichert werden. Für alle deutschen und europäischen Standorte gilt ein strenger Datenschutz entsprechend der EU-DSGVO. In deutschen Rechenzen­tren sind die Daten somit sehr sicher. Hinzu kommt: Cloud-Hosting ist oft sicherer als der Eigenbetrieb. Denn in Cloud-Rechenzentren herrscht ein hoher IT-Security-Standard, der von kleineren Unternehmen kaum in Eigenregie aufrechterhalten werden kann.

ITD: Welche Vorteile hat die ERP-Cloud?
Bernhardt: Im SAP-Umfeld profitieren Unternehmen von Best Practices für ausgewählte Branchen und standardisierten Voreinstellungen. Dieser Ansatz führt zu einer schnelleren Einführung und geringeren Gesamtbetriebskosten. Zudem ist die Verwendung innova­tiver Technologien wie KI und maschinelles Lernen oder Predictive Analytics einfach möglich. Cloud-Strukturen schonen darüber hinaus finanzielle Ressourcen und gewährleisten planbare Kosten. Die Cloud-Lösung läuft auf externen Servern des Software-Anbieters oder Hyperscalern. Auf eine lokale Installation und eigene Hardware kann verzichtet werden, was die Erstinvestitionen geringhält. Durch das Mietmodell ist die Online-ERP-Software zudem hochgradig skalierbar. Somit tätigen Unternehmen im Vergleich zur On-Premises-Lösung keine größeren Lizenzkäufe vorab, sondern zahlen lediglich eine regelmäßige Nutzungsgebühr. Das behebt auch das Problem der überzähligen Lizenzen, die bezahlt, aber niemals genutzt werden. Mit dem Einsatz einer Managed Cloud können Unternehmen zudem ihre interne IT-Abteilung entlasten. Zum Vergleich: Bei der On-Premises-Variante werden die Geschäftsdaten auf der unternehmenseigenen Serverinfrastruktur gespeichert. Das bedeutet auch, dass die Systeme eigenständig und regelmäßig gewartet werden müssen. In der Managed Cloud hingegen liegen die Daten auf den Servern des Dienstleisters. Dieser übernimmt Administration, Governance, Infrastruktur, Wartung und Updates. So kann sich die eigene IT-Abteilung auf die Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse konzentrieren. IT-Fachkräfte gibt es ja leider nicht wie Sand am Meer.

ITD: Womit wir bei einem weiteren Problem sind: dem hohen Bedarf an IT-Fachkräften, der nur schwer zu decken ist. Wie sieht das bei Ihnen aus?
Bernhardt: Wir haben tatsächlich einen IT-Fachkräftemangel. So sind bei uns jederzeit zwischen 5 und 10 Prozent der Stellen unbesetzt – im Moment haben wir gut 40 interessante IT-Jobs im SAP-Umfeld im Angebot. Das geht allen Unternehmen so, ob nun in der IT-Branche oder nicht: Experten für alle Bereiche der Informationstechnologie sind sehr gefragt, der Arbeitsmarkt hat sich umgekehrt. Wenn IT-Experten mit ihrer aktuellen Position unzufrieden sind, verlassen sie das Unternehmen und haben wahrscheinlich einen Tag später bereits drei oder vier Jobangebote. Diese Situation wird sich aufgrund der Demographie auch nicht ändern.

ITD: Was können die Unternehmen tun?
Bernhardt: Wir sehen Unternehmen in der Pflicht. Es ist ihre Aufgabe, ein entsprechendes Interesse bei potenziellen Nachwuchskräften zu wecken. Bei uns gibt es ein umfangreiches Aus- und Weiterbildungsprogramm, das auf der Zusammenarbeit mit Schulen und Universitäten basiert. Wir bilden z.B. Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung aus und bieten duale Studiengänge sowie individualisierte Traineeprogramme an.

ITD: Reicht das schon aus?
Bernhardt: Das reicht bei weitem nicht aus – wir und andere Unternehmen unserer Branche müssen den Markt erweitern. Die Corona-Pandemie hat uns gelehrt, dass mobiles Arbeiten kein Problem ist. Das zeigt aber auch, dass die Mitarbeiter nicht unbedingt um die Ecke wohnen müssen. Begehrte Experten finden immer einen Job, egal wo sie leben. Außerdem erwarten wir von niemandem, ein perfekter SAP-Experte zu sein. Junge Talente erhalten bei uns beispielsweise als Trainees eine Weiterbildung mit sechs Monaten Dauer, gewissermaßen eine SAP-Druckbetankung. Anschließend geht es dann in die Praxis. Im Moment setzen wir z.B. viele Leute in der Cloud-Migration und Transition-Projekten ein. Das boomt nämlich gerade, ein Projekt reiht sich an das andere.

ITD: ERP aus der Cloud ist noch ungewöhnlich, das klassische SAP ECC der Standard in vielen Unternehmen. Was sind die Hauptunterschiede zu SAP S/4HANA, um Ihre Kunden zu einer Umstellung zu motivieren?
Bernhardt: Besonders attraktiv für Unternehmen aller Größen ist die neue In-Memory-Technologie auf Basis der Datenbank SAP HANA. Sie baut auf einer einzigen zentralen Datenbasis auf und hat damit ein vereinfachtes Datenmodell. Das reduziert bei unseren Kunden den Aufwand bei der Pflege, Sicherung und Zusammenführung von Daten. Ein weiterer Vorteil: Der verringerte Speicherbedarf von S/4HANA reduziert den Umfang einer IT-Landschaft. Auch die User Experience wird großgeschrieben: Die neue Software kommt dank Fiori benutzerfreundlicher daher. Sie ist übersichtlich mit Kacheln gestaltet und kann mit dem Browser von unterschiedlichen Endgeräten aus genutzt werden.

ITD: Welche Vorteile hat das neue System?
Bernhardt: S/4HANA erlaubt durch die hohe Geschwindigkeit sehr kurze Reaktionszeiten und damit die Abwicklung von Geschäftsprozessen in Echtzeit. Das ermöglicht Prozessvereinfachungen und Optimierungen, vor allem durch neue Werkzeuge zur Prozessanalyse und -optimierung sowie KI-Funktionen. Mit dem Wechsel zu S/4HANA öffnen sich Unternehmen zudem für jede neu entwickelte Technologie der SAP. Das Innovationspotenzial ist ein gewichtiges Argument, ebenso die Beschleunigung der Prozesse sowie die Re-Standardisierung von Software und Prozessen. Unternehmen haben dadurch die Chance, sich vom Ballast gewachsener Systeme zu befreien.

ITD: Welche Rolle spielen Mitarbeiter und Unternehmenskultur dabei?
Bernhardt: Die Einführung eines neuen IT-Systems hat direkte Auswirkungen auf alle Stakeholder, also nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch Kunden und Lieferanten. Neue Aufgaben kommen hinzu, alte Workflows fallen weg und bestehende Prozesse werden verändert. Ein Problem dabei sind die Abkürzungen, die in der Prozesslandschaft entstanden sind. Die festgelegten Prozesse werden häufig nicht mehr eingehalten. Im Vorfeld einer Migration sollten Unternehmen zunächst eine Bestandsanalyse machen und anschließend ergründen, warum die Prozesse nicht eingehalten werden. Meistens gibt es dafür gute Gründe, die bei neuen Prozessen berücksichtigt werden sollten.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 6/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Es ist also ein Change Management erforderlich?
Bernhardt: Das spielt eine sehr große Rolle und sollte bewusst angegangen werden. Gerade langjährige Mitarbeiter, die das alte System schon Jahre, wenn nicht Jahrzehnte kennen und sich darin wohlfühlen, müssen von der neuen Lösung überzeugt werden. Die beste Möglichkeit: Einzelne, an Neuerungen interessierte Personen ziehen als Befürworter alle anderen Anwender mit. Kurz: Die Bereitschaft zur Veränderung ist wichtig. Unternehmen sollten stets up-to-date bleiben und sich frühzeitig auf neue Trends vorbereiten. Dann lassen sich Migrationsprojekte gut vorbereiten und tragen schnell zum wirtschaftlichen Erfolg bei.

Ralf Bernhardt
Alter: 57 Jahre
Familienstand: verheiratet, zwei erwachsene Kinder
Derzeitige Position: Geschäftsführer der FIS Informationssysteme und Consulting GmbH
Interessen: Reisen und der Familienhund

Bildquelle: Claus Uhlendorf