Besser mehrfach gesichert

Daten und Informationen innerhalb der eigenen Firmengrenzen zu verwalten und zu schützen, ist heute ein überschaubarer Aufwand. Denn die Anwendungen dazu gibt es sozusagen von der Stange und sie lassen sich einfach auf individuelle Bedürfnisse zuschneiden. Dabei bleiben die Dateien innerhalb der Firewall geschützt. Sobald jedoch Informationen, Daten und Dokumente mit externen Empfängern über Firewall-Grenzen hinweg geteilt werden, entstehen ernstzunehmende Sicherheitsrisiken. Den Austausch mit anderen Filialen der gleichen Firmenfamilie sichern meist Virtual Private Networks (VPN) oder PGP- bzw. S/MIME-Verfahren ab. Eine andere Möglichkeit ist die Einrichtung von Applikationen in einer sogenannten demilitarisierten Zone (DMZ), zu welcher dann auch externe Geschäftspartner Zugriffsberechtigungen haben können. Diese Techniken jedoch machen die IT-Infrastruktur immer komplexer und steigern die Kosten.

Die Firewall noch mehr aufzublähen, ist aufwendig und kaum praktikabel: Rigide Kontrollen schützen zwar, behindern aber die Kommunikationsmöglichkeiten. Wie eine Studie des Marktforschungsinstituts Aris zeigt, werden vor allem Mitarbeiter, die in ihrem Alltag unter Zeitdruck stehen, immer einen Weg finden, Kommunikationshindernisse zu umgehen. Zudem müssen auch externe Mitarbeiter auf Daten zugreifen können. Es bedarf also einer Collaboration-Lösung, bei der an die Stelle einer immer starrer werdenden Ringmauer um alle Firmendokumente ein individueller Schutz von Dateien tritt. Dabei wird der starre Schutz des Unternehmens zwar aufgebrochen, aber nicht verringert.

In manchen Bereichen gibt es solche Lösungen bereits, etwa in der Finanzbranche: Für millionenträchtige M&A-Geschäfte (Mergers & Acquisitions) müssen mehrere Prüfer und Partner auf Bilanzen, Patente und andere vertrauliche Dokumente zugreifen. Trotzdem müssen die beteiligten Projektmitarbeiter sicherstellen, dass die hochsensiblen Informationen etwa nach abgebrochener Verhandlung nicht kopiert werden. Vor diesem Hintergrund kommen dort Collaboration-Lösungen zum Einsatz, die nicht nur die sicheren Eigenschaften für den Informationsaustausch bieten, die mittlerweile Standard sind, sondern mittels Digital Rights Management (DRM) darüber hinaus eine direkte Kontrolle der Verwendung einzelner Dokumente erlaubt. Das funktioniert folgendermaßen: Nachdem eine Datei etwa vom intern verwendeten Sharepoint auf die Collaboration-Plattform geladen wurde, wird sie nach einer Virenprüfung und Volltextsuche verschlüsselt. Dazu generiert die Software für jede Datei einen einzigartigen Key. Bevor das System diesen ablegt, wird er mithilfe eines Masterkeys ebenfalls verschlüsselt und in zwei Teilen an unterschiedlichen Orten gesichert. Sobald ein Nutzer von außen die Datei anfordert, überprüft die Plattform zunächst dessen Rechte. Nach der Rechteabfrage wird die Datei entschlüsselt, nochmals auf Viren geprüft und eventuell mit einem digitalen Wasserzeichen versehen.Vor der Auslieferung stattet die Software die Datei mittels DRM mit den jeweiligen Rechten aus, die dem anfordernden Nutzer zustehen. Sollten diese Rechte nach gewisser Zeit ablaufen – etwa, weil die Prüfung der Geschäftsunterlagen nach drei Monaten abgeschlossen sein soll – oder widerrufen werden, wird der Key in der Datenbank diesem Benutzer unzugänglich gemacht. Somit ist die Datei nicht mehr zu öffnen, obwohl sie bereits geteilt wurde. Das ist das Prinzip des „Un-Sharing“.

Digital Rights Management (DRM) ...

… bezeichnet u.a. eine digitale Prägung eines Dokuments, bei dem eine Datei in den Formaten von Microsoft Office oder Adobe Acrobat mit zusätzlichem Code oder einer Ebene mit Wasserzeichen versehen wird. Wenn der Nutzer die Datei öffnen will, wendet sie sich an den Zentralserver, der ihr die digitalen Berechtigungen (Digital Rights) des jeweiligen Nutzers mitteilt (Datei öffnen, nicht speichern oder nicht drucken) und die Benutzung in der jeweiligen Software ermöglicht.

Quelle: Intralinks

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