Branchensoftware für Krankenkassen

Mit rund 680.000 Kunden und einem Haushaltsvolumen von fast zwei Milliarden Euro zählt die Bahn-BKK zu den größten Betriebskrankenkassen in Deutschland. Die Kasse ist bundesweit in fünf Regionalgeschäftsstellen tätig und fokussiert sich auf Beschäftigte bei Verkehrsunternehmen. Mit umfassendem Service und innovativen Extras wie Zuschüssen für alternative Heilmethoden oder Terminservice für Facharzttermine will sich die gesetzliche Krankenversicherung vom Wettbewerb differenzieren.

Wie andere gesetzliche Krankenversicherungen steht auch die Bahn-BKK aktuell vor der Herausforderung, auf Veränderungen in der Gesundheitsversorgung zu reagieren und gleichzeitig ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Dabei nimmt die IT eine wichtige Rolle ein, um das Krankenkassengeschäft effizient zu gestalten. Sie versetzt Management und Mitarbeiter in die Lage, gesetzliche Vorgaben adäquat und termingerecht umzusetzen sowie das Geschäft mit individuellen Konzepten auf momentane und zukünftige Herausforderungen flexibel auszurichten. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit basieren innovative IT-Lösungen weitgehend auf Marktstandards und werden in den Kernfunktionalitäten kostenteilig entwickelt. Dies übernehmen IT-Dienstleister wie Bitmarck. Das Unternehmen entwickelte die GKV-Branchensoftware iskv_21c und rollt diese bei rund 120 Krankenkassen aus. Die Software erfüllt alle funktionalen und gesetzlichen Anforderungen der gesetzlichen Krankenkassen und ersetzt das ISKV-Basissystem, dessen technischer Lebenszyklus sich dem Ende nähert.

Im Rahmen eines Umstellungsprojekts hat auch die Bahn-BKK die neue Branchensoftware iskv_21c eingeführt. Dafür hat der IT-Dienstleister eine bewährte Vorgehensweise definiert, in der Abläufe, Aufgaben, Meilensteine und Verantwortlichkeiten genau beschrieben sind. Dabei profitiert die Kasse von den bereits gesammelten Best-Practice-Erfahrungen des IT-Dienstleisters, die konsequent angewendet werden.

Regelmäßiger Informationsaustausch

An der Einführung der neuen Software waren alle Organisationseinheiten der Krankenkasse beteiligt. Die Fachbereiche Versorgungsmanagement, Kundenmanagement, IT, Finanzen und Organisation haben die Prozesse und IT-Standards des Altsystems auf das neue System übertragen. Begleitet wurde dieser Prozess durch eine intensive und zeitnahe Kommunikation in Form eines Newsletters, in dem auch die Mitarbeiter eine Rückmeldung zum neuen System geben konnten. „Der regelmäßige Informationsaustausch gab den Mitarbeitern Sicherheit, schuf Vertrauen und Akzeptanz“, so Tobias Hagemann, Projektleiter bei der Bahn-BKK. „Dies hat sich positiv auf die Produktivität nach der Umstellung ausgewirkt.“

Das Projekt startete am 1. August 2012 mit einer Vorbereitungsphase, bei der verschiedene Maßnahmen eingeleitet wurden: Neben der Einrichtung eines Testsystems wurden Key-User-Schulungen durchgeführt und Arbeitsschritte für Prozesstests definiert. Ein wesentliches Element in dieser Phase war die Nachpflege der Datensätze, die während der gesamten Projektphase mehrfach in das neue System übertragen wurden. Hier wurden sowohl maschinell als auch manuell Schriftweisen vereinheitlicht und zweckentfremdete Datenfelder bereinigt. Darüber hinaus wurde die Kompatibilität der bei der Krankenkasse eingesetzten Add-ons getestet und notwendige Anpassungen etwa bei Schnittstellen vorgenommen.

Die heiße Phase des Umstellungsprojekts dauerte von Januar 2013 bis zum Go-Live-Termin am 3. Oktober 2013. In dieser Zeit unterstützte das Umstellteam des Dienstleisters die BKK in der Zentrale in Frankfurt vor Ort. Insgesamt waren rund 60 Personen von Krankenkasse und IT-Dienstleister in den Umstellungsprozess eingebunden. Dabei wurden die rund 1.000 Mitarbeiter der Krankenkasse zwischen Juli und September 2013 durch hausinterne Multiplikatoren geschult, wodurch sie den Umgang mit dem neuen System sowie dessen Vorteile kennengelernt haben.

Unterbrechungsfreie Umstellung

Eine zentrale Anforderung an die Umstellung war, dass die Arbeitsfähigkeit während des Übergangs ohne Verzögerung sichergestellt war. Daher erfolgte die Umstellung im Rahmen eines Big Bang. Sämtliche Aufgaben wie Prozesstests, die Abarbeitung der Migrationslisten, die Anbindung der Add-on-Produkte und die Anpassung der Kundenschreiben mussten zeitlich und inhaltlich auf diesen Zeitpunkt abgestimmt und erledigt werden. Die Kunden haben weder im Vorfeld noch währenddessen etwas von dem Umstieg mitbekommen. Die Kasse war gemäß ihres Servicestandards rund um die Uhr erreichbar und blieb während der gesamten Projektlaufzeit auskunftsfähig. Die Mitarbeiter konnten dank der umfassenden Schulungen unmittelbar nach der Umstellung im neuen System arbeiten.

Ein Erfolgsfaktor war das lösungsorientierte Zusammenspiel zwischen dem Umstellteam von Bitmarck und den Projektmitarbeitern der Bahn-BKK. Der IT-Dienstleister konnte die Erwartungen und Ansprüche der Krankenkasse erfüllen. Ein weiterer Erfolgsparameter war die dauerhafte Anwesenheit des Umstellteams vor Ort und nach dem Go Live als Ansprechpartner für die hausinterne Fachberatung. Nach dem Umstieg hat das Unternehmen gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Themen für Anpassungen identifiziert wie etwa den Umgang mit dem Zahlungsverkehrskonto. Auch an dieser Stelle werden die Kassenmitarbeiter bis zur sicheren Nutzung des neuen Systems begleitet.

Von den Vorteilen von iskv_21c wie der intuitiven Bedienung, den ergonomischen Masken bzw. Menüstrukturen sowie dem Rollen- und Benutzerkonzept profitieren insbesondere die Sachbearbeiter der Bahn-BKK. So können Mitarbeiter ohne Medienbrüche in einer Oberfläche arbeiten und müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln. Das neue System besticht durch Logikprüfungen, die spätere Nacharbeiten durch Fehlerlisten vermeiden. Positiv ist ferner der Einsatz von Workflows in maschinellen Meldeverfahren, so dass viele manuelle Nacherfassungen hinfällig werden. Die neue Software ebnet den Weg für Optimierungen hinsichtlich schlanker Prozesse und Prozessautomatisierungen.

www.bahn-bkk.de

www.bitmarck.de