Bürokratie bremst deutsche Unternehmen aus

Die Arbeitsrealität in deutschen Unternehmen ist stark von Bürokratie geprägt. Strukturen gelten als schwerfällig. Abläufe dauern lange. Entscheidungen verzögern sich. Produktivität, Motivation und Wirtschaftlichkeit sinken, die Mitarbeitenden sind frustriert.

Diese wenig positiv wirkende Diagnose stammt aus einer bundesweiten Befragung von 2.500 Erwerbstätigen aus unterschiedlichen Branchen und Hierarchieebenen. Die Ergebnisse sind in der Studie „Bürokratie und Firmokratie in Deutschland“ zusammengefasst, bereits die zweite Bürokratie-Studie des Krisenmanagers und Keynote-Speakers.

Wahrnehmung und Ursachen der Bürokratie

Rund 61 Prozent der Befragten beschreiben ihr eigenes Unternehmen als bürokratisch, wobei fast ein Viertel des bürokratischen Aufwands durch interne Regeln entsteht. Führungskräfte schätzen die Lage meist günstiger ein als Mitarbeitende. Damit entsteht eine Wahrnehmungslücke zwischen Management und Belegschaft. Während ein Teil der Führungsebene abwiegelt, berichten viele Beschäftigte von täglichen Hürden, Formularen und Abstimmungsschleifen.

Als wichtigste Ursache nennen zwei Drittel der Befragten äußere Vorgaben. Gesetze, Verordnungen und Normen erzeugen komplexe Pflichten. Hier gibt es ein stetiges Wachstum: Die Zahl der europäischen und deutschen Gesetze steigt stetig, wodurch der Erfüllungsaufwand für die Wirtschaft ebenfalls nach oben geht. Laut einer ifo-Studie von 2024 sind das inzwischen mehr als ein Fünftel der Arbeitszeit.

Ein beachtlicher Teil (25%) der Bürokratie entsteht im Unternehmen selbst – die von Bodo Antonic so getaufte „Firmokratie“. Eigene Berichte, Kennzahlen, Freigaben und Meetings wachsen über Jahre an. Routinen verfestigen sich. Ihr Nutzen kommt selten auf den Prüfstand. Dadurch entsteht eine hausgemachte Verwaltungsdichte, die den Handlungsspielraum der einzelnen Mitarbeitenden noch weiter einschränkt.

Viele Beschäftigte berichten von überflüssiger und wenig sinnvoller Arbeit. Mehr als die Hälfte gibt an, dass die eigentlichen Aufgaben oft liegen bleiben. Entscheidungen fallen nicht oder zu spät, Projekte stoppen, Kosten steigen. Die Ergebnisse der Studie deuten an, dass in vielen Unternehmen kreative Ideen, Innovation und Wertschöpfung eher in den Hintergrund tritt. Bürokratie wirkt damit auch als wirtschaftlicher Risikofaktor.

Interne Strukturen als Schlüssel zur Entlastung

Das zentrale Motiv für Regulierung ist der Wunsch nach Absicherung und der Vermeidung von Haftungsrisiken. Unternehmen ergänzen deshalb gesetzliche Vorgaben durch zusätzliche Kontrollen. Daraus entsteht der vielfach beklagte „Dokumentationswahn“: Manch einer verbringt mehr Zeit mit der Dokumentation seiner Aufgaben als mit den Aufgaben selbst. Verschlimmert wird das vielfach noch durch umständliche Prozesse und ein starkes Kontrollbedürfnis von Vorgesetzten.

Dabei sind diese Probleme weithin bekannt in den Unternehmen, jedenfalls bei den Mitarbeitenden in der Linie. Sie erkennen in vielen Fällen deutlicher die internen Gründe für überbordende Bürokratie und klagen deshalb über Stress und Mehrarbeit. Führungskräfte dagegen sehen die Ursachen häufiger außerhalb der eigenen Organisation, also in dem von der Wirtschaft oft beklagten Regulierungswahn, der zu hohen Kosten führt.

Ein strukturelles Problem, dass durch staatlichen Bürokratieabbau kaum behoben werden kann. Denn der war in den letzten Jahren eher Thema von Sonntagsreden als von praktischer Politik. Der wirksamste Ansatz für Unternehmen liegt im eigenen Einflussbereich. Externe Vorgaben sollten schlanker umgesetzt werden, es sollten keine zusätzlichen Absicherungen eingebaut werden und Prozesse sollten sich am Ergebnis orientieren, so Bodo Antonic.

Die inneren Strukturen eines Unternehmens entscheiden über seine Beweglichkeit und seine Leistungsfähigkeit. Andernfalls bleiben die Unternehmen im Morast der Verwaltung stecken. Zentraler Schritt dafür ist laut Bodo Antonic eine offene und schonungslose Analyse der eigenen Abläufe. Sie müssen regelmäßig hinterfragt und vereinfacht werden. Nur so entstehen Freiräume für produktive Arbeit und Innovation.

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