Business Process Management: Kein alter Hut

IT-DIRECTOR: Herr Habel, Software-Tools für das Management von Geschäftsprozessen gibt es seit langem. Auf welche Funktionen kommt es heute an?
A. Habel: Im Laufe der Zeit haben sich die traditionellen Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement verändert. Hinzu gekommen ist beispielsweise, dass man neben der Automatisierung von Abläufen zunehmend auch die Automatisierung von Entscheidungsfindungen vorantreiben kann.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert dies?
A. Habel: Während man früher vorrangig mit vordefinierten Workflows arbeitete, lassen sich mit modernen BPM-Tools nun nicht mehr nur sämtliche regelmäßigen Abläufe automatisieren, sondern im nächsten Schritt auch vielfältige Entscheidungen abbilden. Hier spielt die Trennung von Geschäftsregeln, neudeutsch Business Rules, von den eigentlichen Geschäftsprozessen mit hinein.

IT-DIRECTOR: Können Sie ein Beispiel nennen?
A. Habel: Ein Außendienstmitarbeiter möchte einem sehr guten Kunden ein Angebot erstellen und ihm im Zuge dessen einen attraktiven Rabatt einräumen. Dabei soll dieser deutlich höher sein als bei weniger guten Kunden. An dieser Stelle sollten generelle Regeln vorgeben sein, nach welchen Prinzipien Rabatte zulässig sind – oder eben nicht.

Dieses Beispiel zeigt: Während das Erstellen von Angeboten stets nach einem festen Muster abläuft, wird den Mitarbeitern für die Ausgestaltung hingegen in einem vordefinierten Rahmen ein gewisser Spielraum gelassen.

IT-DIRECTOR: Worauf kommt es bei BPM-basierten Entscheidungsfindungen an?
A. Habel: Die von Mitarbeitern letztlich getroffenen Entscheidungen werden von der Software vorbereitet. Zumeist kommt dabei eine Regel zur Anwendung, die auf ein hinterlegtes Repository zugreift. Dieses Repository kann wiederum u.a. von Daten aus Business-Intelligence-Systemen (BI) oder von Big-Data-Analysen gefüttert werden.

IT-DIRECTOR: Gehören professionelle BPM-Tools bereits zum Standardumfang von ERP-Systemen?
A. Habel: Prinzipiell schon, dennoch gibt es zahlreiche, einem ERP-System vor- oder nachgelagerte Vorgänge, für die solche Tools viel zu kurz greifen. Dedizierte BPM-Systeme können hier deutlich mehr leisten. So ist bei den meisten Kunden in Ihrem  ERP-System der Workflow nichts anderes als eine Prozessbeschreibung in einer Word-Datei, d.h. eine bloße Aneinanderreihung von Transaktionsbeschreibungen. Die Verknüpfung mit vor- und nachgelagerten Prozessen gestaltet sich demnach recht schwierig.

IT-DIRECTOR: Von welchen Prozessen sprechen Sie?
A. Habel: Von Vorgängen wie der elektronischen Beschaffung von Büromaterialien oder besonderen Gütern, etwa Chemikalien für die Forschungs- und Entwicklungsabteilung. Solche individuellen Aufträge laufen in der Regel außerhalb des ERP-Systems ab. Zudem sind zwar die Entscheidungswege dafür in den Unternehmen unterschiedlich, allerdings ähneln sich die grundlegenden Prozesse von Entscheidungswegen, Hierarchien, Freigabeprozessen sowie Zugriffsrechten.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen dabei spezielle Collaboration-Tools?
A. Habel: Möchte man Absprachen der Mitarbeiter untereinander software-seitig dokumentieren, kommen stets auch Collaboration-Funktionen ins Spiel. Meiner Erfahrung nach existieren in den meisten Unternehmen noch immer sehr viele Prozesse, bei denen sich viele Mitarbeiter zig E-Mails hin- und herschicken. Hier wäre es sinnvoller, für die interne Kommunikation Collaboration-Tools einzusetzen, um damit auch die notwendige Transparenz einzelner Arbeitsschritte zu gewährleisten.

IT-DIRECTOR: Wie kann man sich eine Integration von BPM- und Collaboration-Tools konkret vorstellen?
A. Habel: Unsere Kunden stellen selber fest, dass es Tätigkeiten bzw. Aufgaben gibt, die vor allem Projektcharakter besitzen. Dafür sind kollaborative Plattformen mit Techniken wie Foren, Wikis, Blogs und Aktivitätenmanagement besser geeignet. Aber parallel zu den Projekten gibt es eine Vielzahl an strukturierbaren Aufgaben und Entscheidungen, die man mit BPM automatisieren sollte. Also hat ein Nutzer beispielsweise einen Portalzugriff, in dem er seine Aufgaben aus den Projekten, aber auch aus den Workflows in einem Stream vorfindet. Und er arbeitet in dem Portal an seinen Projekten, kollaborativ, damit innovativ aber auch strukturiert, um z.B. eine Beschaffung in die Wege zu leiten. Die Integration ist aus meiner Sicht also das Portal.

IT-DIRECTOR: Inwieweit sind Collaboration-Features bereits in den BPM-Systemen vorinstalliert?
A. Habel: In der Regel müssen BPM-Lösungen um die entsprechenden Systeme ergänzt werden. Demzufolge arbeitet man mit diversen Insellösungen wie Mail-System, Messenger, Intranet etc. Allerdings bemühen sich immer mehr BPM-Hersteller, sämtliche Funktionalitäten über eine homogene Plattform bereitzustellen.

IT-DIRECTOR: Ein Blick in die Praxis: Welche Projekte haben Sie in der Vergangenheit besonders gefordert?
A. Habel: Da gibt es sicherlich viele, wobei es zuletzt immer wichtiger wurde, auf individuelle Kundenwünsche einzugehen und gleichzeitig die Prozesse zu beschleunigen. Denn insbesondere die Vertriebsmitarbeiter müssen schnell kalkulieren und eigenständig entscheiden können, ohne lange Freigabeprozesse einzuhalten.

Die Automatisierung solcher Ausschreibungsprozesse, neudeutsch Request for Quotation, gehört nunmehr seit 23 Jahren zu meinen Lieblingsprojekten – auch, weil man in diesem Umfeld mit BPM-Tools schnelle Erfolge erzielen kann. In den Projekten sitzen wir häufig mit den Fachbereichsleitern und deren Mitarbeitern zusammen, wobei es nicht nur um deren interne Prozesse und Entscheidungswege geht. Vielmehr müssen dabei auch oftmals Vorgaben seitens des Gesetzgebers oder allgemeine Marktentwicklungen abgebildet werden.

IT-DIRECTOR: Können Sie uns ein konkretes BPM-Vorhaben beschreiben?
A. Habel: Wir realisieren aktuell ein Projekt, bei dem es um die Verarbeitung großer Datenmengen geht. Das Anwenderunternehmen muss täglich rund eine Million Datensätze handhaben und daraus entsprechende Informationen filtern, die wiederum gezielt in ein Portal fließen. Dafür haben wir ein spezielles Workflow-System aufgesetzt.

Ein anderer Betrieb automatisiert seine Entscheidungswege hinsichtlich der Erstellung von IT-Service-Angeboten. Bevor diese an Endkunden gehen, überprüfen die Bereichsleiter, ob sich die Offerten überhaupt wirtschaftlich tragen. Diesen Prozess haben wir ebenfalls automatisiert abgebildet.

Ein weiteres Projekt läuft bei einem Anwenderunternehmen, das jährlich diverse Handelsbilanzfreigaben erstellen muss, in dessen Rahmen Unmengen an Dokumenten verarbeitet werden. Hier wurden die Prozesse ebenfalls automatisiert, z.B. durch die Vereinfachung bislang siebenstufiger Freigabeverfahren.

IT-DIRECTOR: Woran sind BPM-Projekte in der Vergangenheit gescheitert?
A. Habel: Noch vor einigen Jahren haben sich die Anwender zehn oder zwanzig Anwendungsfälle herausgepickt und versucht, mithilfe einer Workflow Engine deren Optimierung umzusetzen. Nach euphorischem Projektbeginn hatte man in nachfolgender, langjähriger Kleinarbeit zwar die Prozesse abgebildet, gleichzeitig aber auch festgestellt, dass sich die Investitionen aufgrund des hohen Aufwands nicht gelohnt haben. So verliefen viele BPM-Unternehmungen schließlich im Sande. Erst jüngst haben die Verantwortlichen das Thema neu für sich entdeckt. Dabei wollen insbesondere die Fachbereiche ihre Vorgänge automatisieren, während die IT-Abteilungen BPM-Initiativen eher abblocken.

IT-DIRECTOR: Wer zählt zu Ihren Ansprechpartnern, wenn die IT-Chefs eher blocken?
A. Habel: Wir sprechen vorrangig mit den Verantwortlichen der Fachbereiche, etwa Einkaufs-, Vertriebs- oder Personalleitern. Überdies gibt es ab einer gewissen Unternehmensgröße spezielle Prozessmanagementverantwortliche. Nicht zuletzt sprechen wir auch immer wieder mit der Geschäftsleitung.

IT-DIRECTOR: Worauf sollte man bei der Auswahl eines geeigneten BPM-Systems achten?
A. Habel: In erster Linie muss es zur vorhandenen IT-Landschaft passen. Denn was bringt es IT-Verantwortlichen, die durchgängig auf Microsoft oder SAP setzen, sich eine auf IBM Domino basierte Workflow Engine anzuschaffen? Generell sollte man jedoch so mächtige Software-Plattformen wie „IBM BPM“ stets auf dem Schirm haben, da sich damit vielfältige Geschäftsszenarien abbilden lassen.

Neben der geeigneten Software kommt es darauf an, den passenden Umsetzungspartner bzw. BPM-Dienstleister zu finden, mit dem eine gute Zusammenarbeit möglich ist. Oftmals wird viel Energie darin verschwendet, das beste System zu finden. Doch wenn die Chemie zwischen den Projektverantwortlichen des Anwenderunternehmens und des Implementierungspartner nicht stimmt, nutzt die beste Software nichts.

Generell sollten BPM-Systeme immer mehr Entscheidungen abnehmen und sich von den Fachbereichen leicht selbst anpassen lassen. Da immer mehr Freigabeprozesse seitens der Führungsebene von unterwegs aus realisiert werden, sind mobile BPM-Funktionen für Smartphones oder Tablet-PCs ebenfalls gefordert.

IT-DIRECTOR: Auf welche BPM-Systems sind Sie als Dienstleister spezialisiert?
A. Habel: Neben IBM BPM gehören Redhat BPM sowie „Simplex Click and Flow“ dazu, wobei wir mit einem Team von 20 BPM-Spezialisten agieren. Geht es um weiterführende Themen wie Collaboration oder die Integration mit BI- oder ERP-Systemen, arbeiten wir mit zusätzlichen Spezialisten aus unserem Haus zusammen.

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