Bye-bye, 9 to 5

ITD: Herr Meier, wie hat die Corona-Pandemie dazu beigetragen, auch in Deutschland Raum für alternative Arbeitsmodelle zu schaffen?
Marco Meier: Im internationalen Vergleich hatten wir vor der Pandemie eher starre Arbeitsstrukturen in Deutschland. Diese sind vermutlich unter anderem den relativ strengen arbeitsrechtlichen Definitionen und Regelungen geschuldet. Dabei unterscheidet der Gesetzgeber zwischen Telearbeit, Mobile Working oder Mobile Office und Remote Work. In den verschiedenen Modellen spielen dann Themen wie Ergonomie des Arbeitsplatzes, Datenschutz, Arbeitszeit und auch versicherungstechnische Fragen wichtige Rollen. Für viele Arbeitgeber und auch Arbeitnehmer war es deshalb vor der Pandemie leichter, auf einen Büroarbeitsplatz zu setzen. Ein genereller Rechtsanspruch auf Homeoffice oder mobiles Arbeiten, wie es ihn in den Niederlanden seit 2015 gibt, ist in Deutschland bisher nicht realisiert, auch wenn es immer wieder zur Diskussion steht. Die Pandemie hat diese festen Strukturen notwendigerweise aufgeweicht. Zahlen des Verbands Bitkom bestätigen diesen Wandel: Während des Lockdowns arbeitete fast jeder zweite Beschäftigte in Deutschland ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice. Vor der Corona-Krise hingegen ließen nur vier von zehn Unternehmen ihre Mitarbeitenden ganz oder teilweise von Zuhause aus arbeiten.

Die entscheidenden Technologien für eine gelungene Arbeit außerhalb des Büros kommen aus der Kommunikationstechnik. Denn ohne Kamera und Headset oder Konferenzlautsprecher wäre Arbeiten von einem anderen Standort kaum vorstellbar. Zusätzlich sind Cloud-Telefonie, Videokonferenz-Apps oder auch komplette Kollaborationslösungen aus der Cloud als maßgebliche Technologien in diesem Wandel zu nennen.

ITD: Im Zuge des „New Normal“ sind mobiles und remotes Arbeiten nun auch in Deutschland angekommen. Wie tragen Sie speziell hierzulande Ihrem Unternehmensmotto „Working from Anywhere“ Rechnung?
Meier: Wir leben unser Motto durch und durch: Beispielsweise in unserer eigenen Firmenkultur in Deutschland. Wir arbeiten mit unseren aktuell rund 50 Kollegen in einem dezentralen Modell, jeder aus der Stadt, in der er lebt. Das funktioniert aus unserer Erfahrung, nach über einem Jahr Ringcentral in Deutschland, ganz wunderbar. In dem Zuge kommen natürlich auch unsere eigenen Produkte im täglichen Arbeiten zum Einsatz. Dazu gehört unsere Message-Video-Phone-Plattform. Sie bietet Team-Messaging, Video- und Phone-Funktionen in einem. Mit ihr können KMU- und Enterprise-Kunden nahtlos über alle Standorte und Geräte hinweg, egal ob mobil oder als Desktoplösung, kommunizieren. Unsere Plattform ist einfach und intuitiv zu bedienen, bietet eine hohe Flexibilität und eine sichere und zuverlässige Verfügbarkeit.

Unser zweites wichtiges Produkt ist „Ringcentral Video“. Dabei handelt es sich um eine Videolösung mit Team-Messaging für kleine und große Teams, die mit bekannten Videokonferenztools vergleichbar ist und sich daher hervorragend für ‚Working from Anywhere‘ eignet. Unsere dritte Produktkategorie sind unsere Contact-Center-Lösungen, die durch unsere AI-Chat-Lösung „Engage Digital“ ergänzt werden. Diese ist zum Beispiel bei der AXA Schweiz im Einsatz. Kunden der AXA haben auf Basis unserer Lösung dort die Wahl zwischen drei verschiedenen Messaging-Apps – dem Facebook Messenger, Apple Business Chat, WhatsApp – Twitter, E-Mail oder Live-Chat, um mit ihrem Versicherer in Verbindung zu treten. Wir decken damit sowohl UCaaS- als auch CCaaS-Lösungen in unserem Portfolio ab.

ITD: Ihr Unternehmen hat seine Deutschland-Aktivitäten vor ca. einem Jahr aufgenommen – welche besonderen Herausforderungen und Chancen haben sich durch die verschärfte Corona-Situation für Ihr Business-Modell und Ihre Strategie ergeben?
Meier: Auch vor Corona und der deutlichen Zunahme von Homeoffice und Telearbeit wurde schon per Video gechattet oder online Konferenzen abgehalten. Aber oft eher halbherzig oder mit Lösungen, die mehr Funktionalitäten und eine bessere Usability gebraucht hätten. Die pandemische Lage hat zu neuen Lösungen und der Weiterentwicklung der vorhandenen Lösungen geführt. Videochat-Apps wie unsere haben seither deutlich mehr Funktionalitäten für die Kollaboration verteilter Teams erhalten. Darüber hinaus wurden ganze Contact-Center und Office-Lösungen im digitalen Raum realisiert, wie man es auch bei unserer MVP-Plattform beobachten kann: Hier werden in einer nahtlosen Lösung verschiedene Kommunikationskanäle gebündelt, um das Potential der Unternehmenskommunikation optimal auszuschöpfen. Projektplanung, Meetings, Aufgabenverteilung und Kundenkommunikation werden auf einer Plattform realisiert, auf die man jederzeit auch mobil zugreifen kann.

ITD: Wo hat die Pandemie gerade in Deutschland noch Nachholbedarf in Sachen „remotes Arbeiten“ aufgezeigt? Was muss getan werden, damit moderne Collaboration-Konzepte auch hierzulande Einzug halten?
Meier: Grundsätzlich sind die Voraussetzungen für den weiteren Ausbau von Telearbeit, Homeoffice, Remote Work und auch Mobile Work in Deutschland sowohl gesetzlich, technologisch wie auch strukturell vorhanden – letzteres ist in manchen Teilen des Landes noch ausbaufähig. Das Einzige was auch heute in einer Zeit, in der Unternehmen vielfach eingesehen haben, dass Arbeit auch nicht am Unternehmensstandort effektiv und produktiv erledigt werden kann, fehlt, ist der Wille von Firmen, diese anzubieten. Viele Geschäftsführer und Manager sind immer noch der Meinung, dass sich Produktivität nur messen lässt, wenn man den Mitarbeitenden vor sich sieht. Sie müssen von der klassischen „9 to 5“-Mentalität weg zu einem ergebnisorientierten Arbeiten, das nicht an feste Zeiten und Orte gebunden ist. Solange an dieser Stelle kein Umdenken erfolgt, wird sich Deutschland auch weiterhin keine Vorreiterrolle bei den Themen New Work und Digitalisierung einnehmen. Nachholbedarf sehen wir in Deutschland z.B. bei den Themen Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit. Denn wenn Technik oder Internet ausfallen, ist das das Worst-Case-Szenario für ein Unternehmen und seine Angestellten.

ITD: Vor allem jüngere Arbeitnehmer wissen die Vorteile von Video Conferencing zu schätzen: Zeitersparnis, Kostenersparnis und weniger Emissionen. Was muss eine entsprechende Lösung anno 2021 mitbringen, um sich auf dem Markt durch- und abzusetzen?
Meier: Sie haben Recht, die erste Welle der Einführung der Cloud-Kommunikation ist vorbei und Cloud-Lösungen sind in vielen Unternehmen angekommen. Auch weil die Cloud besser funktioniert als andere Modelle. Für flexible Arbeitsmodelle müssen die Unternehmen jetzt ihre Kommunikationssysteme konsolidieren. Der Trend geht also in Richtung Unified Communications (UC). Ziel der Unternehmen ist es, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in einer neuen, hybriden Arbeitswelt zu ermöglichen, sich über verschiedene Geräte und Standorte nahtlos zu verbinden und produktiv zusammenzuarbeiten.

Das hatte unlängst auch eine internationale Ovum-Umfrage bestätigt: UCC-Tools werden demnach von 85 Prozent der CIOs als entscheidend für den Geschäftserfolg angesehen. In der Studie gaben jedoch auch 33 Prozent der Befragten an, dass sie das Potenzial dieser UCC-Tools nicht ausschöpfen können, weil sie separate Plattformen für verschiedene Funktionen, d.h. Sprach- und Videotelefonie, Messaging und mehr, gleichzeitig betreiben müssen. Die neue Ära der Kommunikation erfordert deshalb perfekt integrierte, interaktive Videofunktionen mit Team-Messaging und stabilen Telefonfunktionen – alles in einem Tool bzw. auf einer Plattform. Nur solche All-in-One-Lösungen werden sich auf dem Markt durch- und absetzen.

ITD: Zoom, Skype oder Jitsi: viele Videokonferenzlösungen werden für berufliche Zwecke eingesetzt – oft in der kostenlosen Grundausführung. Welche Nachteile bringt dies für Unternehmen? Weshalb sollten Unternehmen die Auswahl einer solchen Lösung nicht einzelnen Mitarbeitern überlassen?
Meier: Entscheidungen für oder gegen IT-Lösungen sollten immer für das gesamte Unternehmen und in Absprache mit den IT-Verantwortlichen getroffen werden. Ein Wildwuchs von Chat-, Konferenz- und Telefonielösungen kann für Unternehmen in vielerlei Hinsicht gefährlich werden, vor allem wenn es um den Datenschutz geht. Mitarbeitende sind oft verleitet, Unternehmensinterna über diese kostenlosen Lösungen auszutauschen und bedenken dabei nicht, dass ausgeklügelte Phishing-Attacken oder Hacker-Angriffe genau auf die Schwachstellen dieser völlig ungesicherten Kommunikationslösungen abzielen. Noch dazu liegt die Wartung und die Integration solcher Lösungen in zukünftige Systeme brach, wenn die IT-Abteilung nicht weiß, dass sie installiert wurden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Aus unserer Sicht ist es daher unerlässlich, die Risiken und Schwachstellen zu kennen, die das Arbeiten in der Cloud mit sich bringt. Noch entscheidender ist die Auswahl eines Cloud-Anbieters, der die notwendige Transparenz und Beratung bietet und über eine entsprechende offizielle Zertifizierung verfügt, um das Unternehmen schützen zu können. Gerade für den deutschen Markt ist Datenschutz in der Cloud das A und O. Deshalb war auch die Eröffnung unseres eigenen Rechenzentrums in Frankfurt am Main im September letzten Jahres ein wichtiger Schritt für uns. Das Rechenzentrum sorgt für Datensicherheit und hilft uns dabei, europäische Richtlinien und Gesetze einzuhalten. So können wir unseren Kunden eine lokale Speicherung ihrer Daten in Deutschland garantieren. Durch das Rechenzentrum erfüllen wir zudem den Kriterienkatalog C5 des BSI für ein sicheres Cloud-Computing.

ITD: Welche Technologie wird in den kommenden Jahren den größten Einfluss auf die weitere Verbreitung und Akzeptanz von Videokonferenzlösungen haben?
Meier: Die Entwicklung unserer Arbeit und unserer Arbeitsumgebung wird künftig von Technologien, Ideen und Philosophien bestimmt werden, die zum Teil vielleicht noch gar nicht existieren. Trotzdem können wir davon ausgehen, dass KI-Anwendungen und Virtual bzw. Augmented Reality einen großen Einfluss auf kommende Kommunikationslösungen haben werden. Wir haben erst kürzlich KI-gestützte Meeting-Zusammenfassungen und Live-Transkription für unsere MVP-Plattform angekündigt. Wenn z.B. die Kosten für Virtual-Reality-Geräte weiter sinken, wird die Technologie auch in das berufliche Umfeld Einzug halten und unsere Meetings und die Teamarbeit revolutionieren. Branchenexperten sagen voraus, dass Unternehmen VR zunächst nutzen werden, um ein virtuelles Abbild des physischen Büros zu schaffen. In virtuellen Versionen realer Orte können Mitglieder dezentraler Teams dann wie in einem „echten“ Büro interagieren und E-Commerce-Kunden wie in einem „echten“ Geschäft auf Einkaufsbummel gehen.

Bildquelle: Ringcentral