Cloud? Aber sicher!

Als einer der ersten Managed-Print-Service-Kunden von Lexmark begann Viessmann schon vor fast 20 Jahren mit der Standardisierung seiner Druckumgebung, um bei seiner Druckerflotte nur noch auf einen zentralen Ansprechpartner für alle Serviceanfragen angewiesen zu sein. Einige Jahre später folgte, zunächst in Deutschland und dann auch an den weltweiten Standorten, die Einführung eines einheitlichen Workflow-Lösungspakets des Druckerpartners, um unterschiedliche Dateiformate, Systeme und Prozessanforderungen schneller und einfacher gemäß der spezifischen Geschäftsanforderungen verwalten zu können.
Schon damals führte die erfolgreiche Konsolidierung der Druckumgebung auf globaler Ebene zu Kosteneinsparungen, Vereinfachung und größerer Flexibilität. So konnte der Hersteller bereits frühzeitig externe Gateways und Software-Lösungen von Drittanbietern für die Verwaltung von E-Mail-, SAP-, Unicode- und Barcode-Druckanforderungen eliminieren. Durch die mit sogenannten Embedded Solutions ausgestatteten Druckgeräte lässt sich heute jedes Druckerproblem schnell und einfach lokal lösen, ohne dass sich einzelne Fehlerquellen zu flottenweiten Problemen ausdehnen.

Schutz vor Cyberbedrohungen

Ende 2019 begann Viessmann, sein Unternehmensnetzwerk in die Cloud zu migrieren und gleichzeitig ein globales Zero-Trust-Framework zu implementieren, um sein Unternehmen besser vor Cyberbedrohungen zu schützen. Um das Cloud-Modernisierungsprojekt zu unterstützen, musste auch die Druckumgebung entsprechend angepasst werden. Zur Integration des Druck-Managements in die Cloud und die weitere Optimierung der papierbasierten Arbeitsabläufe nutzte der Hersteller die entsprechende Cloud-Print-Management-Lösung seines bereits etablierten Druckerpartners. Für Albert Mohnen, Experte für Dokumentenlösungen bei der für die Druckumgebung verantwortlichen Viessmann IT Services GmbH, eignete sich die Lösung dafür ideal, da „es eine schlanke und effiziente Lösung mit einfacher Implementierung, einfachem Rollout und einer einfachen Integration in andere Lösungen ist.“

Nach der Implementierung des neuen Cloud-Print-Managements in Deutschland rollte das Familienunternehmen die Lösung anschließend auch auf seine anderen weltweiten Standorte aus. Wenn bei Viessmann Druck-Firmware oder Cloud-Print-Agenten aktualisiert werden müssen, gibt der Allendorfer Hersteller einfach ein passendes Zeitfenster für diese Updates ein und die Lösung kümmert sich automatisiert und zentral darum, die anstehenden Updates zu genau diesem Zeitpunkt aufzuspielen. Der Hersteller kann zudem problemlos Nicht-Windows-Geräte, Google-Cloud-Lösungen und Google-Authentifizierung in seine Druckgeräteflotte integrieren, sodass Mitarbeiter ihre Druckaufträge direkt von einer Vielzahl von Endgeräten wie Chromebooks, Tablets, iPhones und Android-Handys aus steuern können.

Gesunkener Papierverbrauch

Durch die einheitlichen Workflow-Lösungen reduzierte der Energiespezialist seine Durchlaufzeiten für papierbasierte Prozesse von drei Wochen auf nur einen Tag. Auch der Papierverbrauch sank um fast 50 Prozent. Zudem stehen dem Spezialhersteller mit dem neuen Cloud-Print-Management jederzeit alle Statistiken und Informationen zur Verfügung, die das Unternehmen für den Betrieb, die Verwaltung und die Optimierung seiner Druckgeräteflotte benötigt. Von einzelnen Druckeraktivitäten bis hin zu flottenweiten Trends präsentiert die Lösung detaillierte Informationen in einem leicht verständlichen Dashboard. So lassen sich Bereiche für Kosten- und Effizienzeinsparungen schnell identifizieren, was für den Anwender finanzielle Vorteile gebracht hat.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Zudem ist das wichtige Thema „Sicherheit“ abgedeckt: Mit der Druckfreigabefunktion stellt das Unternehmen sicher, dass keine Ausdrucke mit vertraulichen Informationen unbeaufsichtigt in den Druckerfächern herumliegen. Denn anstatt Dokumente über einen Druckserver an ein bestimmtes Druckgerät zu senden – wo die Seiten bis zum Abruf öffentlich sichtbar sind –, werden sie in die Cloud übertragen, wo sie in einer persönlichen Warteschlange gehalten werden, bis sich der Benutzer durch Eingabe einer PIN oder durch Durchziehen eines Ausweises am Ausgabedrucker authentifiziert. Dadurch ist auch die heute voll in die Cloud integrierte Druckumgebung mit aktuellen Datenschutzbestimmungen kompatibel.

Die Viessmann Climate Solutions SE ...
... mit Sitz in Allendorf im Edertal wurde 1917 gegründet. Seitdem hat sich das Familienunternehmen in vier Generationen von einem Heizungshersteller zu einem Anbieter für nachhaltige Klima- und erneuerbare Energielösungen entwickelt, die in Wohngebäuden, Industrie und Kommunen zum Einsatz kommen. Viessmann produziert seine integrierten Lösungen heute mit 14.500 Mitarbeitern in 74 Ländern. Im Jahr 2022 hat das Unternehmen weltweit 4 Mrd. Euro umgesetzt.

Bildquelle: Viessmann