Cloud macht Geschäftsprozesse mobil

Unternehmen wollen effizient gestaltete und flexible Geschäftsprozesse in einer abgesicherten Umgebung. Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) stellt hierfür ein wichtiger Erfolgsfaktor in der Geschäftswelt dar. Denn klar definierte und ausgeführte Prozesse stellen Effizienz und Transparenz in kleinen, mittleren und großen Organisationen sicher. Vor diesem Hintergrund gibt es für das Geschäftsprozessmanagement drei wesentliche Aspekte zu berücksichtigen

1. Die Modellierung von Prozessen
2. Die Ausführung dieser Prozesse über digitale Workflows
3. Die zentrale Verwaltung sowie die Überwachung der Geschäftsprozesse im Unternehmen

Eine Entlastung für Unternehmen bieten Tools, die ohne Programmierkenntnisse ermöglichen, Prozesse zu entwerfen und digital auszuführen. Für die Anpassung des Produkts an die Anforderungen sind Standards wie BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) ideal. Mit einer BPM-Lösung auf Basis von BPMN 2.0. mit einem webbasierten graphischen Prozesseditor sowie einer BPMN-2.0-fähigen Workflow-Engine können Anwender problemlos grafisch modellierte Geschäftsprozesse direkt in einer Workflow-Engine ausführen. Die Integration in die eigene IT-Landschaft kann über Standards wie SOAP, CMIS, WebDAV oder CalDAV erfolgen. Der passende Cloud-Anbieter bietet die Möglichkeit einer zentral verwalteten Rechtevergabe sowie der Nachvollziehbarkeit der Prozesse.

Die Wahl des Cloud-Anbieters

Wer Cloud Computing nutzt, darf die Risiken dieser neuen Technologie nicht ignorieren. Die Sicherheit und der Datenschutz müssen gewährleistet sein. Nur die vier Grundtugenden Zugriffs-, Rechts-, Daten- und Qualitätssicherheit geben in einer Geschäfts-Cloud Klarheit, was mit sensiblen Daten und Geschäftsprozessen passiert.

Zugriffssicherheit
Durch die Wahl eines seriösen und geprüften Cloud-Anbieters steht Unternehmen ein hochverfügbarer, sicherer Cloud-Dienst zur Verfügung. Der Datentransfer muss verschlüsselt erfolgen. Neben der Anmeldung mit Login-Name und Passwort sorgt die Zwei-Faktor-Authentifizierung (zusätzliche Eingabe einer per E-Mail oder an ein Mobiltelefon gesendeten PIN oder mit digitaler Identität – neuer Personalausweis) für Sicherheit bei der Authentifizierung.

Rechtssicherheit
Der Speicherort für die Daten selbst ist für das gesamte Sicherheitskonzept bedeutend. Manche Anbieter lassen dem Kunden hier sogar die Wahl, in welchem Land die Daten gespeichert werden. Bei geschäftlicher Zusammenarbeit in der Cloud sollte garantiert sein, dass die geschäftlichen Daten und Dokumente Richtlinien für Datenschutz und -sicherheit des gewählten Landes unterliegen.

Datensicherheit
Der Standort des Rechenzentrums legt auch den Daten- und Rechtsschutz fest. Aber sich in Sachen Datensicherheit alleine auf den Standort des Rechenzentrums zu verlassen ist zu wenig. Hochsicherheitsrechenzentren sind die Grundvoraussetzung für sichere Datenspeicherung. Die gesamte Hard- und Softwareumgebung muss für hohe Verfügbarkeit, große Zuverlässigkeit, einfache Skalierbarkeit und einfache Wartung ausgelegt sein. Eine verantwortungsvolle Selektion des Cloud-Providers sollte in Zukunft für Unternehmen selbstverständlich sein. Viele europäische Cloud-Anbieter haben deshalb bereits die Rahmenbedingungen für sichere Datenhaltung geschaffen und speichern ihre Daten in Europa.

Qualitätssicherheit
Ein wichtiges Kriterium ist die Zertifizierung und Prüfung der Cloud-Anbieter. Zertifizierungen von unabhängigen Prüfungsstellen geben Gewissheit, dass die hohen Standards für Sicherheit und Zuverlässigkeit gewährleistet und die Abläufe des Betriebs der Cloud korrekt sind und eingehalten werden (z.B. TÜV Rheinland, ISO 270001, ISO 20000, ISO 9001 oder ISAE 3402). Zudem ermöglichen manche Cloud-Anbieter ihren Kunden, selbst ein Audit, also eine Kontrolle der Sicherheitsvorkehrungen und der Betriebsabläufe, in den Cloud-Rechenzentren durchzuführen.

Damit Unternehmen die wichtigsten Anwendungsbereiche wie Enterprise File Sharing, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, das Management von Enterprise Content und das Content Provisioning für mobile Anwender in der Cloud sicher nutzen können, sollten sie auf Cloud-Anbieter aus Europa setzen. Denn nur mit einer europäischen Business-Cloud kann garantiert werden, dass Daten nicht in falsche Hände gelangen

Wann geht man mit Geschäftsprozessen in die Cloud?

Generell gilt: Geschäftsprozesse in der Cloud abzubilden ist kein Selbstzweck. Wenn diese bereits mit einer internen Lösung digital abgebildet wurden und gut funktionieren besteht kein Grund diese in der Cloud abzubilden. Insbesondere dann wenn neue Geschäftsprozesse abgebildet werden sollen bzw. es neue Anforderungen – z.B. Einbindung von externen Mitarbeitern, gesteigerte Mobilität im Unternehmen – gibt, muss überlegt werden, ob eine Cloud-Lösung in Frage kommt.

Für Unternehmen mit einem begrenzten IT-Budget ist die Cloud aufgrund der Kostenstruktur (laufende nutzungsbasierte Kosten statt Investitionskosten) oft eine vernünftige Alternative, Geschäftsprozesse digital abzubilden.

* Der Autor Hasan Cakmak ist Senior Vice President Software Products Folio und Spezialist für Enterprise Content Management sowie Business Process Management bei Fabasoft.

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