15.08.2018 ECM-Studie macht Mängel deutlich

Collaboration: Wo drückt der Schuh?

Unzugängliche und veraltete Informationen sind eine eine große Herausforderung, mit der mehr als jedes zweite Unternehmen bei der digitalen Zusammenarbeit kämpft. Das ist ein zentrales Ergebnis der Marktforschungsreihe ECM Insights 2018 der Ser-Gruppe. Vor allem für die standortübergreifende Zusammenarbeit in Projektteams ist dieser Umstand ein echtes Produktivitätshemmnis.

Bei der Zusammenarbeit fehlt oft die gemeinsame Informationsbasis.

Wo drückt der Schuh bei der digitalen Zusammenarbeit von Projektteams in Unternehmen der DACH-Region? Im Rahmen einer Studie wurden nun von Juni 2017 bis Juni 2018 insgesamt 1.826 CIOs, Prozessverantwortliche und IT-Leiter dazu befragt. Besonders die fehlende gemeinsame Informationsbasis für alle beteiligten Projektmitglieder sehen 32 Prozent als die größte Herausforderung an. Jeder vierte Befragte beklagt zudem die fehlende Aktualität von Projektdokumenten – 20 Prozent von ihnen finden diese erst gar nicht, wenn sie sie dringend benötigen. „Gerade dieser Zustand ist Gift für die digitale Zusammenarbeit in Teams und führt im schlimmsten Fall zum Projektstillstand“, betont Manfred Zerwas von der Ser-Gruppe.

Ungeeignete Tools für die Zusammenarbeit

Die Probleme treten dann auf, wenn Unternehmen auf Tools setzen, die für die digitale Zusammenarbeit nur rudimentär oder schlichtweg gar nicht geeignet sind. So gaben 51 Prozent der Befragten die Mail als erste Wahl für den Informationsaustausch in verteilten Teams an. Rund jeder Dritte nutzt dafür FTP-/File-Server. Das führt nicht selten zu einem Chaos aus Dokumenten und Versionen, in dem keiner mehr den Überblick über aktuelle Projektinformationen behält. Zudem können Informationen in komplexen Ordnerstrukturen und E-Mail-Postfächern vergessen werden oder verloren gehen.

Auffällig und alarmierend zugleich: 17 Prozent der befragten Studienteilnehmer nutzen aus dem privaten Umfeld bekannte Cloud-Lösungen zum Informationsaustauch mit externen Kunden und Partnern. Oft tun sie das ohne das Wissen der eigenen IT-Abteilung. So kann es passieren, dass wichtige Informationen nicht mehr der Hoheit des eigenen Unternehmens unterliegen und in die falsche Hände geraten: ein Compliance-Leck, das Unternehmen durch den Einsatz eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) von vorneherein ausschließen.

Mit ECM sicher und global zusammenarbeiten

Dass ein ECM auch für das Informationsmanagement in der Collaboration erste Wahl ist, ist in vielen Unternehmen noch nicht durchgedrungen. Um sicher mit stets aktuellen Informationen in globalen Teams zusammenzuarbeiten, ist eine zertifizierte und mehrsprachig ausgelegte ECM-Plattform wie z.B. Doxis4 unumgänglich. Mit ihr können Unternehmen zahlreiche Business-Lösungen z.B. für die digitale Zusammenarbeit umsetzen – den jeweiligen Bedürfnissen angepasst.