Compliance im Output-Management

IT-DIRECTOR: Inwieweit haben Betriebe bereits einen durchgängigen Dokumentenworkflow realisiert?
M. Knöpp: Im Branchenvergleich stehen sicher die Automobilhersteller und deren Zulieferer an erster Stelle, was die Realisierung eines durchgängigen Dokumentenworkflows oder eben ECM-Systeme betrifft. Viele Konzerne, etwa große Fertigungsunternehmen, sind hier weiter als viele der kleinen und mittelgroßen Betriebe. Dokumentenmanagement genießt aber grundsätzlich eine hohe Akzeptanz, auch bei Kleinunternehmen. Hohen Bedarf zeigen auch die Anfragen, die uns erreichen.

ECM ist deutlich mehr als Dokumentenmanagement. Es betrifft die gesamte Organisation. Entscheidend für den Erfolg des Systems ist die Umsetzung, die ausschließlich auf Basis einer soliden Analyse der Workflows und Schnittstellen im Unternehmen erfolgen kann. So individuell wie diese organisiert sind, sind auch Dokumentenmanagementsysteme, die diese Strukturen abbilden und unterstützen müssen. Gerade, wenn – wie hier angesprochen – ein durchgängiger Dokumentenworkflow realisiert werden soll, ist die Einbeziehung aller Unternehmensbereiche elementar, um Insellösungen zu vermeiden.

Kostendruck und Marktkonsolidierung in vielen Branchen zeigen einen Trend hin zur Vereinheitlichung von Prozessen, so dass zum Beispiel Lösungen nach dem Best-Practice-Prinzip zunehmend an Bedeutung gewinnen. Es muss somit nicht immer zwingend eine hochgradig akademische Beratung bei der Entscheidungsfindung und Umsetzung stattfinden. Manche Anforderungen – gerade in kleinen Unternehmen – sind auch mit Standardprodukten „out of the box“ zu erfüllen. Wie überall gilt auch hier die Devise „so viel, wie erforderlich, und so wenig, wie möglich“.

IT-DIRECTOR: Wo sehen Sie im ECM-Bereich von Großunternehmen derzeit noch die größten Baustellen?
M. Knöpp: Wir finden im Alltag immer wieder Situationen vor, in denen bei der Einführung aufgrund einer unsorgfältigen Analyse einiges schiefging. Viele Interessenten, die bereits ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz haben, fragen dann Leistungen in diesem Kontext bei der DocForms an.
   
IT-DIRECTOR: Inwieweit sind Outputlösungen in ECM-System integriert?
M. Knöpp: ECM nutzt und erzeugt diverse Daten sowie Dokumente. Viele dieser Daten müssen wieder in Dokumente eingearbeitet und diese wiederum ausgegeben werden. Auch externe Dokumente müssen dem ECM zur Verfügung stehen. Gemeinsam mit unserer Schwestergesellschaft Utax, einem Spezialisten für Aus- und Eingabesysteme, bringen wir die erforderlichen Kompetenzen mit, um genau diese Integration sicher zu stellen.

Das wir den Zugriff auf zahlreiche unterstützende Hard- und Softwarelösungen wie Multifunktionssysteme und Drucker haben, unterscheidet uns von zahlreichen anderen Anbietern. Somit können wir die Einführung von ECM-Systemen komplett begleiten und auf allen Ebenen betreuen – auch im Service nach der Implementierung.

IT-DIRECTOR: Was sollten Unternehmen tun, um diese Baustellen zu beseitigen?
M. Knöpp: Es ist wichtig eine sorgfältig geplante und strategische Herangehensweise zu haben. Noch bevor mögliche Produkte betrachtet werden, sollte Folgendes sichergestellt sein:

•    Die Managementunterstützung für das Vorhaben ist über alle Ebenen hinweg gegeben.
•    Es gibt ein internes Projektteam, das die erforderlichen Befugnisse hat und mit Projektarbeit vertraut ist.
•    Zunächst werden alle Organisationsbereiche identifiziert, die vom ECM-System betroffen sein werden.
•    In der nächsten Phase wird geprüft, welche Dokumente bzw. Inhalte im Allgemeinen und welche Prozesse betroffen sind.
•    Daraus abgeleitet entsteht ein Pflichtenheft mit einer konkreten Zielsetzung und Aufgabenstellung.
•    Im nächsten Schritt werden mögliche Produkte/Lösungen identifiziert und diese hinsichtlich ihrer Funktionen gegen das Pflichtenheft überprüft. Dabei bietet sich an, eine Gewichtungsmatrix für einzelne Funktionen/Merkmale anzuwenden, die dann in ein Gesamtergebnis mündet.
•    Produkte in der engeren Auswahl sollten seitens der Anbieter auch gezeigt und es sollten vergleichbare Referenzen genannt werden können.
•    Die Umsetzung erfolgt mit Pilotbetrieb, technischem Konzept, Migrationsplan für die Übernahme der Bestandsdaten und -prozesse, Testphase und Produktivschaltung.

Die technische Umsetzung darf nur Konsequenz sein. Erfahrungsgemäß ist der Aufwand für Organisatorisches höher als der Kaufpreis für das Produkt oder dessen individuelle Anpassung sowie Adapation an die technische Infrastruktur. Deshalb sind eine akribische Vorbereitung sowie die professionelle Umsetzung die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Weiterhin sind die späteren Anwender mehr als nur zu berücksichtigen. Sie müssen eingebunden werden und es muss sichergestellt sein, dass deren Belange in die Anforderungen und in die Umsetzung mit einfließen. Nur, wenn die Akzeptanz der Anwender stimmt, werden sich auch die gewünschten positiven Effekte einstellen.

IT-DIRECTOR: Inwiefern haben Großunternehmen bereits die Position des Chief Compliance Officer etabliert?
M. Knöpp: Das Thema Compliance ist nicht neu. Ein Großteil der Dax-Unternehmen hat mittlerweile einen Chief Compliance Officer etabliert. Mehr noch finden sich dort meist auch konkret definierte Compliance-Strukturen/-Bereiche, die über das gesamte Unternehmen hinweg aktiv sind.

Mit seiner Kernaufgabe, das regelkonforme Geschäftsverhalten unternehmensweit sicher zu stellen, ist das vom Chief Compliance Officer abzudeckende Verantwortungsspektrum enorm. Den Anforderungen gerecht zu werden, erfordert neben einer durchgängig funktionierenden Compliance-Struktur mit definierten Personen und Prozessen auch den Einsatz entsprechender Tools. Diese gewährleisten einerseits die Einhaltung von Regeln über Workflows und schaffen andererseits Transparenz über alle relevante Vorgänge, so dass sichergestellt wird, dass entsprechende Informationen dort ankommen, wo sie bekannt sein müssen. Ein ECM-System kann hier eine wesentliche Rolle einnehmen und den Chief Compliance Officer bei seinen Aufgaben unterstützen und entlasten.

IT-DIRECTOR: Welches sind die wichtigsten Aufgabengebiete des Chief Compliance Officer im Bereich Output-Management?
M. Knöpp: Wie schon angesprochen liegt die Hauptaufgabe der Chief Compliance Managers darin, das regelkonforme Geschäftsverhalten unternehmensweit sicher zu stellen, daher muss er sich zwangsläufig auch sehr intensiv mit allen externen Schnittstellen auseinandersetzen. Zu den relevanten Schnittstellen nach Extern zählen unter anderem die Dokumente, die das Unternehmen verlassen, die E-Mails, die versandt werden, und die Informationen, die anderweitig publiziert werden (z.B. über die Internetseiten der Organisation oder per Pressemeldungen). Umgekehrt sind auch jene Informationen mit einzubeziehen, die in das Unternehmen herein gelangen. Ein ECM-System kann alle genannten Bereiche mit ein- oder anbinden, so dass mit ECM ein zentrales Tool zu Verfügung steht, das die Arbeit des Chief Compliance Managers unterstützt.

Die DocForms GmbH deckt hierbei auch den Ein- und Ausgabebereich mit ab, der eine wesentliche Position in dem Kontext einnimmt. Mit Funktionen wie Secure-Printing und Follow2Print, die unser Produkt „Accounting4work aQrate“ mitbringt, können einige Compliance-Anforderungen im Ein- und Ausgabebereich abgedeckt werden. Die Lösung stellt unter anderem sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter gedruckte Dokumente am Ausgabesystem abrufen oder Dokumente einscannen können.

Mit der Software „Forms4Work“ können Druckdatenströme analysiert werden, um daraus Aktionen für die Ausgabe abzuleiten. Das kann die Aufbringung bestimmter ergänzender Informationen auf dem Ausdruck sein oder auch die komplette Zurückhaltung des Ausdrucks. Den Chief Compliance Officer interessiert das sicher in dem Kontext, dass auf diesem Wege vorgeschriebene, die Firmierung betreffende Angaben auf Dokumenten sehr schnell und flexibel angepasst werden können. Wenn es zum Beispiel Änderungen in der Unternehmensführung gibt, können die zum Stichtag automatisiert auf den entsprechenden Dokumenten mit ausgedruckt werden – zentral und organisationsweit, ohne dass lokale Vorlagen manuell gepflegt werden müssen.

Ein ECM-System mit DMS als Unterbau, stellt zusätzlich sicher, dass Aufbewahrungspflichten (Art und Weise der Aufbewahrung, Fristen, Zugriffsberechtigungen, etc.), die sich steuerrechtlich oder aus branchenbedingten Vorschriften ergeben, eingehalten werden. Weiterhin bieten gute ECM-Systeme auch Möglichkeiten an, E-Mails rechtskonform zu archivieren.

Auch wenn die Unternehmens-IT eine große Rolle im Compliance-Umfeld spielt, so ist sie nur Hilfsmittel oder Umsetzungsunterstützer. Entscheidend für durchgängige Compliance sind immer vorher definierte Regeln, Prozesse, Mitarbeiter und nicht zuletzt die Unternehmenskultur.

IT-DIRECTOR: Welchen Herausforderungen sieht er sich dabei vor allem in internationalen Unternehmen gegenüber?
M. Knöpp: Herausforderungen ergeben sich beispielsweise bereits, wenn sich das Unternehmen oder betroffene Mitarbeiter im internationalen Umfeld bewegen. Geografische Distanzen, kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren … das alles gilt es zu beachten. Für den Chief Compliance Officer kommen diverse gesetzliche Anforderungen hinzu, die sich von Nation zu Nation unterscheiden können. Das gilt sowohl für steuerrechtliche Aspekte, als auch für branchenspezifische Vorschriften und diverse andere Bereiche, die von behördlicher Seite geregelt sind. Ist also von einem Unternehmen die Rede, das sich im internationalen Markt bewegt, muss das ECM-System internationale Strukturen abbilden und dabei die Unterschiede der einzubindenden Nationen berücksichtigen können. Auch hier können wir mit unseren ergänzenden Produkten, die das Output-Segment betreffen, weitere Lösungen bieten. Mit „Form4Work“ können länderspezifische Daten, die für ausgedruckte Dokumente von Relevanz sind, zentral verwaltet werden, so dass in jedem Land immer genau das auf dem Ausdruck zu lesen sein wird, was der jeweiligen Vorgabe entspricht.