Das Personalmanagement von morgen ist digital

Die Besonderheit im HR-Bereich liegt darin, dass sensible Daten verarbeitet werden. Daher sind in vielen Themenstellungen des Personalmanagements Lösungen nötig, die den HR-Abteilungen eine gewisse Autarkie von der internen IT ermöglichen.

Die oftmals rudimentäre Software- oder Technologieausstattung im HR-Bereich erweist sich zunehmend als Engpass. Corona hat offensichtlich gemacht, was bereits latent bekannt war: Monolithische Systeme sind nicht in der Lage, schnell und flexibel zu reagieren. Wochenlang kämpften Personalabteilungen mit den Anforderungen, die sich in Folge der Pandemie ergaben. Viele Mitarbeiter wollten wissen, wie sich die Kurzarbeit auf ihren Nettolohn auswirkt.

Mit vorhandenen Abrechnungssystemen war es nicht möglich, Kurzarbeitsszenarien zu berechnen. Das Management benötigte sofort Informationen z.B. zu Zuzahlungen, um die Effekte für die Mitarbeiter abzufedern. Um gegenzusteuern, bedurfte es Ad-hoc-Analysen und Szenarien zur Erstellung von Personalkapazitäten, die den Geschäftsbetrieb oder Kundenservice sicherstellen.

HR-Verantwortliche mussten schmerzhaft feststellen, dass Payroll-Systeme, Tabellenkalkulationen und ein komplizierter Zugriff auf relevante Daten die Arbeit erheblich behindern. Abseits elektronischer Personalakten und Payroll-Abrechnungen waren – und sind – viele Prozesse nicht automatisiert oder digitalisiert. Doch genau diese Digitalisierung von Abläufen hilft HR-Teams, Produktivität und Effizienz zu steigern.

Änderungen frühzeitig wahrnehmen

Die Steigerung der operativen Excellence bleibt eines der wichtigsten Themen in der Entwicklung der HR-Abteilung. Im Zuge der aktuellen Pandemiebekämpfung sollte Resilienz in möglichst alle HR-Abläufe und -Funktionen eingebaut werden. Ein wichtiger Aspekt besteht darin, HR-Führungskräften und -Mitarbeitern (digitale) Tools an die Hand zu geben, um Änderungen frühzeitig wahrnehmen und zeitnah reagieren zu können.

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Dazu müssen HR-Mitarbeiter von repetitiven, manuellen Routinetätigkeiten durch einen höheren Grad an Automatisierung entlastet werden. So haben sie mehr Freiraum für höherwertige, wertschöpfende Tätigkeiten. Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) in Zusammenspiel mit Chatbots sind die Basis skalierbarer, offener Lösungen für HR-Funktionen. Konzerne setzen diese in Onboarding-Prozessen ein: Benutzerkonten werden automatisiert angelegt, E-Mail-Adressen vergeben, zugehörige Rechte verteilt und das benötigte IT-Equipment bestellt.

Chatbots unterstützen die Kommunikation bei der Beantwortung wiederkehrender und standardisierter Fragen. Die Skalierbarkeit dieser Lösungen helfen Unternehmen bei Themenkomplexen mit unerwartet hohem Informationsbedarf. Künstliche Intelligenz (KI) und Natural Language Processing (NLP) entlasten den Sichtungsprozess im internen wie externen Recruiting. Sie gleichen die halbstrukturieren Daten vom Bewerber mit Anforderungsprofilen ab, reduzieren den Workload und liefern zudem prädiktive Analysen mit Erfolgsprognosen.

Ohne tiefe Programmierkenntnisse

Das Personalmanagement von morgen setzt auf Lösungen, die Self Services Analytics ermöglichen. Diese Lösungen kann der HR-Bereich weitestgehend eigenständig bedienen und ohne eine gesonderte IT-Abteilung im Personalbereich aufbauen. Hierfür eignen sich Low-Code-Technologien, denn mit ihnen lassen sich Datenaufbereitung und Analyse ohne tiefe IT- oder Programmierkenntnisse vornehmen. So erlauben beispielsweise die Technologien von Alteryx mittels grafischer Oberflächen die Definition von Datenmodellen und -flüssen, vorgefertigte Funktionsbibliotheken oder One-Klick-Deployments. HR-Teams können Daten miteinander verbinden, Erkenntnisse in allen Prozessen des Personalmanagements gewinnen und Analysen erstellen. Im Bereich der Datenvisualisierung gibt es eine Vielzahl an Lösungen wie Tableau, Qliksense oder PowerBI, mit denen Fachbereiche problemlos Dashboards anlegen können.

Technologien wie RPA, Chatbot, KI/NLP und Analytics-Lösungen eröffnen die Möglichkeit, mehr Zeit auf wichtige Themen zu verwenden. Berater und IT-Dienstleister mit HR-Verständnis wie Reply fokussieren vor allem auf die Befähigung von Personalabteilungen, Lösungen eigenständig zu nutzen. Auf die Art kann die Digitalisierung auch von HR vorangetrieben werden.

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