Das richtige Werkzeug für die neue Arbeitswelt

Schon heute lassen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter von unterschiedlichen Orten aus gemeinsam an Projekten arbeiten. Hinzu kommen neue Konzepte: Brainwriting stellt eine Abwandlung der Brainstorming-Methode dar, bei der die Ideen nicht verbal geäußert, sondern schriftlich formuliert werden. Design Thinking stellt bei kreativen Prozessen die Bedürfnisse von Kunden in den Mittelpunkt und nicht die Lösung oder die Komplexität des späteren Produkts. Die Herausforderung bei solchen neuen Konzepten: die richtigen Tools zu finden, die eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.

Lösungen zur Visual Collaboration haben sich hierbei etabliert und konnten insbesondere im Zuge der Corona-Pandemie und des Wechsels ins Homeoffice ihre Vorteile ausspielen: An virtuellen Whiteboards bringen Mitarbeiter Ideen ein, diskutieren und stimmen über die besten Vorschläge ab.

Die richtige Lösung finden

Für Unternehmen, die ein Visual-Collaboration-Tool suchen, gilt es, ein paar Punkte zu beachten. Besonders in großen Unternehmen arbeiten bei Projekten dutzende, wenn nicht hunderte Mitarbeiter gemeinsam auf einem Whiteboard. Die Lösung sollte deshalb in hohem Maße skalierbar sein und eine große Anzahl von Nutzern und Elementen unterstützen.

Bei Meetings und Brainstormings setzen sich naturgemäß extrovertiertere Personen stärker durch und stellen ihre Ideen vor. Die Folge: Es findet nicht die beste Idee den größten Anklang in der Besprechung, sondern die, die am offensivsten vorgetragen wurde. Visual-Collaboration-Tools können hier gegensteuern, wenn sie wie etwa Conceptboard über eine anonyme Abstimmungsfunktion verfügen. Die Ideenfindung lässt sich so demokratisieren. Weitere Funktionen wie eine Moderationsfunktion, mit deren Hilfe Teilnehmer über das Whiteboard geführt werden können, oder eine virtuelle Stoppuhr, die bei der Einhaltung von Timings hilft, ergänzen das Paket. Der entscheidende Punkt bei der Auswahl eines Visual-Collaboration-Tools ist der Datenschutz. Mitarbeiter arbeiten mit einer Vielzahl kritischer Daten wie Adress- und Finanzinformationen sowie personenbezogenen Daten – auch in Lösungen für die Visual Collaboration. Läuft die Anwendung nicht im eigenen Rechenzentrum, sondern in einer Public Cloud, kommen weitere Datenschutzfragen hinzu: Wo werden die Informationen, die User im Tool austauschen, gespeichert und verlassen sie unter Umständen die EU? Weist der Cloud-Anbieter der Lösung ein dem deutschen und europäischen Datenschutz entsprechendes Niveau auf? Können nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen?

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 3/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Das eigene Collaboration-Tool muss deswegen eine hohe Konformität zur DSGVO vorweisen. So wird sichergestellt, dass die gesamte Verarbeitung und Speicherung von Daten nach den hohen Datenschutzstandards der Europäischen Union erfolgt. Entscheider sollten bei der Auswahl deshalb auf entsprechende Zertifizierungen wie die ISO 27001 sowie eine sichere Verschlüsselung der Kommunikation achten.

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