Das sind die User-Anforderungen an SAP S/4 Hana

S/4 Hana, die neue ERP-Generation aus dem Hause SAP, hat seit ihrer Markteinführung 2015 bereits in verschiedenen Unternehmen den Praxistest bestanden. Es ist insbesondere der Wunsch, flexibler und agiler zu sein, der SAP-Nutzer veranlasst, auf die neue Software-Generation umzustellen. Dies geht aus der noch im Jahr 2018 durchgeführten Studie „SAP S/4 Hana in Deutschland“ hervor.

Der IT-Spezialist Arvato Systems und das Marktforschungsunternehmen PAC haben dafür etwas mehr als einhundert Manager und SAP-Verantwortliche aus deutschen Unternehmen, die mindestens 1.000 Mitarbeiter beschäftigen, telefonisch interviewt. An der Umfrage beteiligten sich Unternehmen des verarbeitenden/produzierenden Gewerbes (43 Prozent) und Firmen aus den Branchen Dienstleistung, Handel und Verkehr (57 Prozent). Mehr als ein Viertel dieser Teilnehmer arbeitete zu diesem Zeitpunkt bereits mit der Hana-Plattform, etwa als Datenbank für das Data Warehouse (SAP BW). Die Studienergebnisse zeigen, welche Forderungen und Erwartungen die Befragten an die Plattform haben, welche Themen kontrovers eingeschätzt werden und wie sich die Migration zu S/4 Hana erfolgreich gestalten lässt.

Demzufolge hat die Studie ergeben,

• dass mehr als zwei Drittel der Befragten erwarten, mit S/4 Hana ihre Prozesse signifikant zu beschleunigen und so die Möglichkeit zu haben, große Datenmengen zu analysieren,
• dass für 76 Prozent ein Haupttreiber für S/4 Hana darin besteht, ihre SAP-Prozesse flexibler und agiler zu machen,
• dass 57 Prozent davon ausgehen, dass die Einführung der neuen ERP-Plattform ihre Unternehmen veranlasst, auch die sonstigen SAP-Anwendungen und Infrastrukturen zu modernisieren,
• dass sich 48 Prozent eine nutzerfreundlichere Bedienung versprechen und darauf vertrauen, dass sich die Neuentwicklung flexibler einsetzen und besser anpassen lässt als die Vorgängersysteme und
• dass sich ein reichliches Drittel einen großen Nutzen bei der Unterstützung neuer Geschäftsprozesse und -modelle verspricht, etwa bei der Digitalisierung der Finanzprozesse.

Die Zurückhaltung überwiegt (noch)

Doch ist es bedenklich, dass trotz dieser hohen Erwartungshaltung zum Zeitpunkt der Umfrage nur fünf Prozent der Unternehmen S/4 Hana bereits einsetzen? Laut den Marktforschern durchaus nicht, denn lediglich für 14 Prozent der Befragten ist die neue ERP-Plattform kein Thema. Dem stehen 27 Prozent gegenüber, die just darauf migrieren oder die Umstellung fest eingeplant haben. Die verbliebenen 54 Prozent der Teilnehmer haben das Thema zwar im Blick, die Entscheidung für oder gegen die neue Software-Generation steht jedoch noch aus.

Warum? Auf die Frage, warum man sich noch nicht zur Migration entschlossen habe, bleiben die Antworten eher vage. Fast 70 Prozent haben Bedenken hinsichtlich ihrer eigenen Einschätzung von Aufwand und Nutzen. Außerdem können über die Hälfte der Firmen derzeit keinen überzeugenden Anwendungsfall für sich erkennen. Es ist daher anzunehmen, dass die Umstellung auf S/4 Hana an Fahrt aufnimmt, wenn es mehr „Business Cases“ gibt, die die Performance und Vorteile des neuen Systems an konkreten Praxisbeispielen greifbar machen. Die Umfrage lässt zudem den Schluss zu, dass sich Unternehmen mit der Migration auch zurückhalten, weil SAP die bestehenden Systeme SAP ECC und SAP Business Suite noch bis 2025 wartet und Firmen diese Zeit nutzen möchten, um sich gezielter mit der Thematik auseinanderzusetzen und eine mögliche Migration zu eruieren.

Wenn, dann gleich richtig

Nicht nur in Hinblick auf die in der Regel recht engen Zeit- und Budgetrahmen will die S/4-Hana-Einführung sehr gut vorbereitet sein. Schließlich handelt es sich um geschäftskritische Business-Process-Systeme mit einer großen Zahl betroffener Nutzer. Die Migration muss zumeist parallel zum laufenden Betrieb gestemmt werden, dennoch darf sie das Tagesgeschäft nicht behindern und soll nur wenig Ausfall-, Rüst- und Umstellungszeiten verursachen.

Für 68 Prozent der befragten Unternehmen ist das Hauptziel, mit der neuen Software bestehende SAP-gestützte Prozesse zu verbessern. Eine Mehrheit befürwortet überdies, die Umstellung rein technisch vorzunehmen und in Konsequenz so auf eine Optimierung der Prozesse zu verzichten, die durch eine Transformation erreichbar wäre. Die Mitautoren der Studie von PAC hingegen plädieren ausdrücklich für den Greenfield-Ansatz, da sich S/4 Hana an den Lines of Business ausrichtet und die Vorteile nur mit einer Optimierung bestehender Prozesse voll zur Wirkung kommen, beispielsweise in Hinblick auf die Performance bei Datenanalysen oder die Benutzerfreundlichkeit der Analytics-Funktionen. Auf diese Weise, indem man auch die anderen vorhandenen IT-Systeme in der Landschaft hinterfragt und auf der Grundlage von Best-Practice-Prozessen neu installiert, lassen sich die Prozesse von Grund auf restrukturieren und an die sich wandelnden geschäftlichen Anforderungen bestmöglich anpassen. Es kann also ratsam sein, in der Planungsphase genau zu analysieren, ob die eigenen, konkreten Zielstellungen, die mit der Umstellung auf S/4 Hana verbunden sind – beispielsweise eine umfänglichere Nutzung des SAP-Standards –, sich mit einer bloßen Systemumstellung wirklich erreichen lassen.

Mitunter hat sich bewährt, bei komplexen Vorhaben wie der S/4-Hana-Einführung externe Fachleute hinzuzuziehen. Das sehen 39 Prozent der Befragten genauso. Während 27 Prozent aller Teilnehmer der Studie dabei vor allem eine Unterstützung bei der Optimierung bestehender Geschäftsprozesse im Blick haben, wünschen sich 15 Prozent eine Beratung hinsichtlich der Implementierung neuer Geschäftsprozesse oder -modelle. Für über 80 Prozent steht fest, dass sich der externe Dienstleister nicht nur bestens in der SAP-Welt auskennen muss – er benötigt auch eine entsprechende spezifische Fachkompetenz, um sie bei der Transformation ihrer Geschäftsprozesse beraten zu können. 70 Prozent der Befragten verlangen einschlägiges Branchenwissen von ihrem Dienstleister. Er sollte die Besonderheiten der Geschäftsabläufe kennen und ein Gespür dafür haben, wie das Unternehmen tickt. Drei Viertel der Befragten legen bei der Wahl ihres Partners besonderen Wert auf Referenzen zu erfolgreichen S/4-Hana-Projekten.

Stufenplan für eine sichere und effiziente Umstellung bestehender SAP-Systeme:

1.    Orientierung
Kundensysteme klassifizieren
Legacy-Systeme analysieren

• definierte, empfohlene Zielarchitektur
• visualisierte Prozesslandschaft

2.    Fitting
SAP Readiness Check durchführen
Sizing ermitteln
Zeit- und Budgetvorgaben ermitteln, mögliche Herausforderungen beurteilen

• Übersicht der notwendigen Aktivitäten mit Priorisierung
• Anforderungen an die Hardware für eine Umstellung
• allgemeine Projektübersicht

3.    Vorbereitung
individuelle Umstellung planen
parallele Datenbereinigung vorgeben
bisheriges System archivieren
Systemkopie erstellen

• Roadmap und Prozessänderungsübersicht
• Ressourcenübersicht

4.    Validation
Pre-Umstellungen, z. B. Geschäftspartner migrieren
Systemkopie konvertieren
Anwender schulen
Perioden- und Dokumentenabschluss im Finanzbereich

• sichergestellte Funktionsfähigkeit durch konvertierte Systemkopie
• Beweis für eine funktionsfähige Umgebung
• Risikominderung, Bedenken werden ausgeräumt
• paketierte Anpassungen

5.    Eigentliche Umstellung
Validierungspakete importieren
System Conversion- & User Acceptance-Tests durchführen

• einsatzbereites S/4-Hana-System
• digitale Basis für Innovationen

6.    Innovation
innovative Prozesse weiterentwickeln
Entwicklung neuer Businessmodelle sowie deren Umsetzung planen

• Wettbewerbsfähigkeit gewährleisten

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