Datengoldmine für die KI

Die deutsche Wirtschaft drückt in Sachen „Künstliche Intelligenz (KI)“ aufs Gaspedal. Nach einer Umfrage des Bitkom e.V. ist der Anteil der Unternehmen, die KI einsetzen, binnen eines Jahres von 9 auf 15 Prozent gestiegen. Gut zwei Drittel halten KI sogar für die wichtigste Zukunftstechnologie überhaupt. Sicher, hier ist noch viel Luft nach oben, doch die Richtung scheint klar.

Grundvoraussetzung für den Einsatz von Chatbots, Machine Learning (ML) und Co. ist der Zugriff auf kuratierte und geschäftsrelevante Daten. Sie sind das Futter, das die smarten Anwendungen befeuert und über Zuverlässigkeit und Aussagekraft der KI-generierten Antworten entscheidet. Fehlen solche Daten oder sind diese nur in Datensilos vorhanden, geht selbst der klügsten KI die Puste aus.

Von der Standardkomponente zum KI-Enabler

Auf der Suche nach einem Single Point of Truth (SPoT) für KI-Anwendungen loten IT-Verantwortliche momentan fieberhaft Datenbanklösungen und Tools aus. Ein äußerst vielversprechender Bereich bleibt häufig außen vor: das Dokumenten-Management.

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) dienen in erster Linie dazu, Dokumente datenschutzkonform zu verwalten. Und wer ein DMS nutzt, nutzt (in irgendeiner Form) auch ein Archiv. Dabei handelt es sich um mehr als nur eine Standardkomponente. Im Kontext von KI rückt das Repository, die digitale Ablage, vielmehr in den Mittelpunkt: Das Archiv wird zur Datengoldmine und zum idealen Trainingsumfeld für maschinelles Lernen im eigenen Unternehmen.
Compliance-Vorgaben wie die GoBD sorgen bereits seit Jahren dafür, dass Unternehmen ihre Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Personalakten sowie geschäftsrelevanten Schriftverkehr revisionssicher speichern. Nun liegen diese Dokumente zentral vor und warten darauf, genutzt zu werden – einschließlich der darin enthaltenen Daten.

Startrampe für die smarte Digitalisierung

DMS haben bereits viel zur Digitalen Transformation in deutschen Unternehmen beigetragen: im Kundenservice, im Lieferanten-Management oder in Purchase-to-Pay-Prozessen (P2P). Die durchgehende Digitalisierung macht Workflows effizienter und schneller. Und dank Cloud-Archivierung können Mitarbeiter Dokumente jederzeit mit einem Klick aufrufen. Als Startrampe für KI-Projekte könnten DMS nun eine ähnliche Rolle übernehmen.

Ansätze von KI in DMS gibt es nicht erst seit gestern. Moderne Archivlösungen ermöglichen schon heute intelligente Abfragen (Enterprise Search). Suchalgorithmen erkennen automatisch Muster und Zusammenhänge in den Daten und lassen diesen Kontext in ihre Antworten einfließen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Angesichts des rasanten Tempos von KI ist das jedoch nur ein Vorgeschmack. Warum nicht die im Archiv abgelegten Angebote von Lieferanten für Benchmark-Analysen heranziehen? Die Rechnungen von Lieferanten nutzen, um Preisschwankungen und Engpässe vorherzusehen? Oder anhand digitaler Personalakten den Talent Pool im Unternehmen individuell zu fördern? Wohin auch immer die KI-Reise geht, die zentrale Verknüpfung von Daten im Archiv der Zukunft wird mitentscheidend sein.

Bildquelle: Easy Software AG