Der Anfang ist gemacht

Hier bleiben Optimierungspotenziale ungenutzt, wie der exemplarische Blick auf einen vollständig digitalisierten Purchase-to-pay-Prozess zeigt. Moderne Enterprise-Information-Management-Lösungen (EIM) unterstützen bei der Automatisierung des gesamten Bestellprozesses und sorgen so für eine spürbare Beschleunigung. Eine wichtige Voraussetzung hierfür: Das Enterprise Information Management und Enterprise Resource Planning (ERP) müssen gut verzahnt sein. Im ERP werden Ressourcen verwaltet und kaufmännische Prozesse umgesetzt. Zudem läuft dort das Reporting ab. Das EIM dient als zentrale Plattform, auf der über den ganzen Prozess hinweg alle relevanten Dokumente und Informationen gespeichert werden. Doch an welchen konkreten Stellen im Prozess entsteht Zeitersparnis?

Antworten liefert eine Umfrage von Techconsult unter 200 deutschen Unternehmen, die sich mit dem Purchase-to-Pay-Prozess befasst. Darin schätzen die Studienteilnehmer, dass durch eine vollkommene und schnittstellenübergreifende Automatisierung des Vorgangs eine Zeitersparnis von 40 Prozent erzielt werden kann. Das zeigt deutlich, dass hier noch Potenziale zu heben sind. Der Beschaffungsprozess besteht aus Bedarfsmeldung, Prüfung und Freigabe, Anfrage, Angebotsanalyse und Lieferantenauswahl, Vertragsmanagement, Bestellung und Auftragsbestätigung sowie Wareneingang und Warenerfassung. Der Eingangsrechnungsprozess umfasst Rechnungseingang und Rechnungserfassung, Prüfung, Freigabe, Buchung sowie Zahlung. Allerdings setzen lediglich 19 Prozent der Befragten ein EIM ein, das die elektronische Akte, das Dokumenten-Management und Vertragsmanagement sowie die Rechnungsverarbeitung und Archivierung vereint und damit den gesamten Prozess abbildet.

Ein Rad greift ins andere

Speziell die Prüfung und Freigabe von Bedarfsmeldungen wird häufig als zu langsam empfunden, ebenso wie der Eingangsrechnungsprozess. Gerade an diesen Stellen entfaltet ein übergreifendes EIM seine ganze Wirkung. Die Dokumente, die im Laufe des Purchase-to-pay-Prozesses anfallen, werden etwa in der Lösung Nscale von Ceyoniq in dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gesammelt. Somit liegen alle Unterlagen gebündelt, übersichtlich und zentral vor.

Die Folge: Informationsinseln werden aufgelöst und die notwendigen Dokumente stehen allen Prozessbeteiligten abhängig von einem Berechtigungskonzept automatisch zur Verfügung. Auch die sichere und gesetzeskonforme Archivierung von z.B. zugehörigen E-Mails und Recherchedokumenten erfolgt mithilfe der EIM-Lösung. Zudem ermöglichen entsprechende Systeme die Erstellung von passgenauen Workflows, die zur Vermeidung von langen Liegezeiten beitragen. Der Gesetzgeber schreibt im Rahmen der GoBD die Funktionstrennung vor, die durch das Vier-Augen-Prinzip in Form der digitalen rechnerischen und sachlichen Rechnungsfreigabe erfolgen kann. Gibt es noch weitere sachliche Freigeber, sollte die Prüfung parallel erfolgen, um Zeit zu sparen. Vordefinierte Workflows sorgen dafür, dass die Aufgabe an die zuständige Person weitergeleitet werden. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen beschleunigen die Bearbeitung zusätzlich. Dies sorgt für verkürzte Durchlaufzeiten.

Digitales Invoice Management 


Desweiteren können im Workflow unternehmensinterne Regeln definiert werden, die bei Bedarf automatisch zum Tragen kommen. Muss etwa eine Eingangsrechnung ab einer bestimmten Rechnungssumme von der Geschäftsführung freigegeben werden, so kann diese Regel in den Workflow aufgenommen werden. Reibungsverluste durch unnötige Freigabeschleifen werden vermieden.

Hinzu kommt die Zeitersparnis, die sich durch die Automatisierung von Routineaufgaben ergibt. Ein Beispiel dafür ist die formelle Rechnungsprüfung. Bei Eingang der Rechnung und dem Auslesen derselben gibt es bereits eine Software-gestützte formelle Prüfung. Werden keine Abweichungen festgestellt, muss kein Mitarbeiter mehr eingreifen. Der Prozess kann bei digitalen Rechnungseingängen sogar komplett automatisiert werden. Durch den Wegfall der lästigen Routineaufgabe werden personelle Ressourcen gespart. Folgerichtig sehen 52 Prozent der befragten Unternehmen hier einen besonders wichtigen Vorteil digitaler Prozesse.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 4/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Zudem verbessert das digitale Beschaffungs- und Eingangsrechnungsmanagement Überblick und Transparenz des Prozesses. Dies gründet vor allem in der automatisierten strukturierten Ablage aller zum Vorgang gehörender Dokumente. Bedarfsanforderung, Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung stehen somit leicht auffindbar und in einer gemeinsamen Bestellakte zur Verfügung. Das vermeidet in jeder Phase des Purchase-to-Pay-Prozesses langes Suchen nach wichtigen Informationen und Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität. Dieser Vorteil wird von einem Großteil (nämlich 60 Prozent) der Umfrageteilnehmer genannt.

Die Zeit für papierbasierte analoge Prozesse läuft ab. Die Early Adopter, die schon heute stark auf digitalisierte Abläufe setzen, sind tatsächlich zufriedener mit diesen Abläufen. Die Digitalisierung geschieht also mitnichten um ihrer selbst willen, sondern verschafft den Unternehmen wichtige Vorteile gegenüber Wettbewerbern: beschleunigtes Arbeiten bei geringeren Kosten und eine insgesamt höhere Zufriedenheit. Diese Erkenntnis setzt sich mehr und mehr durch. Folgerichtig heißt es in der Techconsult-Studie: „Wenn auch nicht vollumfänglich, so haben doch viele Unternehmen Prozesse bereits automatisiert oder die Automatisierung angestoßen.“ Der Anfang ist also gemacht.

Bildquelle: Ceyoniq Technology