27.12.2024 Sponsored Post: Vom ECM zum Conversational ECM

„Der Chat mit Dokumenten steigert die Produktivität“

Der ECM-Anbieter Amagno hat Künstliche Intelligenz in sein Enterprise Content Management integriert. Das ermöglicht den Chat mit Dokumenten. Im Interview erklärt Geschäftsführer Jens Büscher, was das Mitarbeitenden und Unternehmen bringt.

Ein Conversational ECM unterscheidet sich in mehreren Punkten von einem klassischen ECM. Quelle: Amagno.
Ein Conversational ECM vergleicht einen alten mit einem neuen NDA. Quelle: Amagno.
Ein Conversational ECM fasst alle wichtigen Personaldaten zusammen. Quelle: Amagno.
Jens Büscher, Gründer und CEO von Amagno. Quelle: Amagno.

Herr Büscher, mit der KI-Funktion Amagno.AI haben Sie das erste Conversational Enterprise Content Management Systeme eingeführt. Was unterscheidet dieses Conversational ECM von einem klassischen ECM?
Jens Büscher: Unser Conversational ECM – oder wie wir kurz sagen: CECM – ermöglicht es Mitarbeitenden, sich in natürlicher Sprache mit Unternehmensdokumenten zu unterhalten. Mitarbeitende können den Dokumenten Fragen stellen, so wie sie einer Kollegin oder einem Kollegen Fragen stellen würden. Allerdings mit dem Unterschied, dass dieser „neue Kollege“ quasi alles weiß und innerhalb von Sekunden relevante Antworten liefert. Bei klassischen ECM-Systemen müssen sich Mitarbeitende diese Antworten aus Suchergebnissen und einzelnen Dateien mühsam zusammensuchen.

Wieso war diese Weiterentwicklung nötig?
Büscher: Die Effizienz herkömmlicher ECM-Systeme stagniert. Sie sind darauf ausgelegt, Routineaufgaben zu automatisieren, aber bei seltener vorkommenden oder kontextbezogenen Anforderungen brauchen Mitarbeitende nach wie vor viel Zeit. Mit der Weiterentwicklung auf Basis Künstlicher Intelligenz schließt das Amagno CECM diese Lücke. Individuelle Aufgaben können dank Amagno.AI jetzt intelligenter und schneller bearbeitet werden. Das erhöht die persönliche Produktivität und ermöglicht es Mitarbeitenden, mehr Zeit in anspruchsvolle Projekte zu investieren. Das zahlt sich langfristig auf die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen aus.

Sich mit Unternehmensdokumenten zu unterhalten – wie funktioniert das genau? Haben die Mitarbeitenden eine Eingabemaske, über die sie mit dem Tool chatten können, ähnlich wie bei ChatGPT, Gemini oder anderen Chatbots?
Büscher: Um den Chat zu öffnen, klicken die Mitarbeitenden im Amagno CECM einfach auf einen Button. Anschließend schreiben sie ihre Frage oder Anweisung in das Eingabefeld, drücken auf Enter und warten ein paar Sekunden, bis die KI das Ergebnis ebenfalls in Textform ausspuckt. Sollte das Ergebnis noch nicht zufriedenstellend sein, beispielsweise weil die Daten lieber in einer Tabelle als in einer Liste ausgegeben werden sollen, kann innerhalb des gleichen Chats eine neue Anfrage gestellt werden.

Wie ChatGPT und Co. basiert Amagno.AI auf einem großen Sprachmodell, das die Semantik und Struktur von Dokumenten, sprich den Kontext, versteht. Es besitzt weltweites Wissen und erinnert sich an alles, was vorher im jeweiligen Chat besprochen wurde. So kann es die Ergebnisse auf Wunsch stetig verfeinern.

Von den bekannten, großen Chatbots wissen wir, dass sie ab und zu Fehler produzieren und halluzinieren. Kann das auch bei Amagno.AI passieren?
Büscher: Jedes KI-Modell kann falsche oder irreführende Antworten generieren, wenn es nicht auf Echtzeitdaten zugreifen kann, der Kontext oder die Trainingsdaten unzureichend sind oder es überangepasst ist. Wir begegnen dieser Herausforderung, indem wir im Hintergrund der Amagno.AI spezialisierte Algorithmen und spezielles Prompting nutzen. Hinzu kommen weitere Sicherheitsvorkehrungen im Sprachmodell selbst. Dennoch müssen Mitarbeitende prüfen, ob die Auskunft plausibel und richtig ist. Das ist aus rechtlichen Gründen ohnehin nötig.

Was könnte ein Mitarbeiter denn konkret fragen? Haben Sie ein Beispiel aus dem Alltag?
Büscher: Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Unternehmen aktualisiert seine Vertraulichkeitsvereinbarung und schickt diese neue Version an einen Partner. Dieses Partnerunternehmen möchte jetzt wissen, wie sich die neue Version von der alten unterscheidet. Bisher musste ein Mitarbeiter dafür mühsam beide Verträge Wort für Wort miteinander vergleichen. Jetzt stellt er diese Frage einfach an Amagno.AI und erhält direkt eine Auflistung der Unterschiede. Das spart enorm viel Zeit.

Ein anderes Beispiel wäre: Eine HR-Verantwortliche möchte vor einem Personalgespräch alle wichtigen Informationen über den Mitarbeitenden haben. Statt verschiedene Dokumente wie Arbeitsvertrag und Dokumentationen vorheriger Gespräche zu durchsuchen, kann sie sich im Chat einfach alles ausgeben lassen – von Gehaltsveränderungen über Krankheitstage bis zu persönlichen Entwicklungen.

Arbeitsverträge sind vertrauliche Dokumente, auf die nicht alle Mitarbeitenden eines Unternehmens Zugriff haben dürfen. Wie gewährleistet Ihr Conversational ECM, dass niemand Unbefugtes im Chat Informationen aus diesen Dokumenten erhält?
Büscher: In unserem Amagno CECM steckt die bewährte Amagno Business Cloud. Schon in dieser können Unternehmen seit jeher angeben, auf welche Dokumente einzelne Abteilungen oder Mitarbeitende zugreifen dürfen. Diese Funktion geht in der KI-Version einen Schritt weiter: Die Mitarbeitenden können weder über die Ordner-Struktur noch über den Chat auf für sie gesperrte Dokumente oder darin enthaltene Informationen zugreifen, auch nicht, wenn sie die KI explizit danach fragen. Die KI verfasst ihre Antworten immer basierend auf den Dokumenten, auf die der jeweilige Mitarbeitende Zugriff hat. Fragen, die darüber hinausgehen, blockt das System ab.

Wie sieht es allgemein mit dem Datenschutz und der Datensicherheit aus? Das Amagno CECM läuft über die Cloud, Unternehmen haben das Programm also nicht in ihrem eigenen, geschützten Rechenzentrum installiert.
Büscher: Amagno.AI basiert auf der Cloud-Computing-Plattform Microsoft Azure, deren Rechenzentren in der EU stehen. Die Software stellt sicher, dass alle Daten verschlüsselt sind. Zudem nutzen wir die Daten aus den Chats nicht zum Training des Modells. Dadurch erreichen wir den höchsten Sicherheitsstandard.

Werden wir jetzt bei ECM-Systemen einen KI-Hype erleben?
Büscher: Einen Hype würde ich es nicht nennen. Es ist eher eine logische Entwicklung, da KI im Dokumentenmanagement einen wirklichen Mehrwert generiert. Conversational ECM sind diesbezüglich nur der Anfang. Ich gehe davon aus, dass die Integration moderner KI-Technologien viele Kernfunktionen klassischer ECMs ersetzen wird. Aufgaben wie Versionsvergleiche, Dublettenprüfungen oder Validierungen werden vollständig automatisiert.

Bedeutet das, dass menschliche Mitarbeitende durch die KI ersetzt werden?
Büscher: Nein, im Gegenteil. Das Ziel ist nicht, Menschen zu ersetzen, sondern sie zu entlasten. Indem Routineaufgaben automatisiert werden, können Mitarbeitende ihre Fähigkeiten für kreative, strategische oder wertschöpfende Tätigkeiten einsetzen. Die Zukunft liegt in einem hybriden System, das menschliche Talente optimal mit KI-Unterstützung kombiniert, um die individuelle Produktivität auf ein neues Level zu heben.

Über Jens Büscher:
Jens Büscher ist CEO und Gründer von Amagno, einem vielfach ausgezeichneten Oldenburger Unternehmen, das sich auf mitarbeiterfreundliches Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert hat. Vor der Gründung von Amagno 2010 arbeitete Büscher mehrere Jahre im öffentlichen Dienst. Seine Erfahrungen dort veranlasste ihn, eine Software-Lösung zu entwickeln, mit der Unternehmen auf einfache Weise selbstständig Dokumente und Informationen digital verwalten und effiziente Workflows erstellen. Büschers aktuelle Innovation: ein auf KI basierendes Conversational ECM(CECM), das durch GPT das Chatten mit allen Dokumenten im Unternehmen ermöglicht.