Der Dirigent im Dokumenten-Orchester

Auch wenn Druckjobs aus unterschiedlichen Quellen oder von verschiedenen Auftraggebern stammen – bestimmte Muster tauchen immer wieder auf. Bei Rechnungen wird beispielsweise der ankommende Datenstrom bearbeitet und konvertiert. Ein Logo wird eingefügt und jedes einzelne Dokument formatiert. Später erfolgt dann die Sortierung der Dokumente für die porto- und logistikoptimierte Ausgabe, beim Druck muss schließlich das am besten geeignete System ausgewählt und angesteuert werden. In den meisten Unternehmen erledigen diese Aufgaben unterschiedliche Programme. Mitunter sind sogar innerhalb eines Arbeitsschritts mehrere Anwendungen im Einsatz, beispielsweise beim Konvertieren.

Oft müssen die einzelnen Programme manuell gestartet werden. Das geschieht meist in einer genau festgelegten Reihenfolge. Der Nachteil: Mehrere anstehende Druckjobs können nicht parallel abgearbeitet werden, sondern nur hintereinander. Die Folge sind „Stau“ oder „Leerlauf“. Dabei ist die sequentielle Auftragsbearbeitung nicht immer notwendig. Die Sortierung der Dokumente kann zu einem beliebigen Zeitpunkt vor der Druckausgabe erfolgen. Erschwert wird zudem die Überwachung und Analyse. Bei Fehlern im Ablauf müssen sämtliche Logfiles aller genutzten Programme einzeln analysiert werden. Man stelle sich vor: Bei einem Datenstrom mit 10.000 Dokumenten werden 9.998 richtig erstellt und versendet. Was aber ist mit den zwei restlichen? Wo und warum sind sie „hängen geblieben“? Ist etwa ein Formatierungsfehler aufgetreten? Oder gab es Probleme bei der Konvertierung? Die Fehlerermittlung gleicht der „Suche nach der Nadel im Heuhaufen“.

Alle unter einem Dach

Was fehlt, ist eine „Instanz“, die zuverlässig protokolliert, wann welches Dokument wo und wie verarbeitet wurde. Diese Aufgabe kann eine Software übernehmen, die sämtliche Programme steuert und überwacht. Sie nutzt die vorhandenen Soft- und Hardwareressourcen, prüft die Ergebnisse und stellt sämtliche Logfiles für eine Auswertung zusammen. Bei einer Fehlermeldung könnte der Anwender dann direkt in die betroffene Applikation verzweigen und anhand des Verlaufs­protokolls die Ursache ermitteln.

In der Branche spricht man in diesem Zusammenhang von Dokumenten-Prozess-Management-Lösungen. Ähnlich einer betriebswirtschaftlichen Software, bei der Warenwirtschaft, Vertrieb und Rechnungswesen in einem IT-System integriert sind, bilden sie das gesamte Output-Management eines Unternehmens ab. Mit ihnen lassen sich alle softwaregestützten Abläufe automatisieren. Auch die Anbindung von Drittsystemen ist möglich, beispielsweise kann ein Druckdienstleister an das System  seines Kunden „andocken“. Dadurch könnten auch Auftragserfassung und Rechnungslegung vollautomatisch ablaufen.

Diese Integrationstiefe ist nicht zu unterschätzen, denn das Zusammenspiel zwischen Programmen birgt Risiken. Oft funktionieren die Schnittstellen nicht einwandfrei, werden Daten nicht immer „sauber“ von einer Applikation in die andere übergeben. Oft bemerkt man das erst am Ende des Verarbeitungsjobs. Bei Dokumenten-Workflow-Management-Systemen, wie sie beispielsweise Océ und Compart anbieten, dagegen wird nach jedem Arbeitsschritt abgefragt, ob alles ordnungsgemäß ausgeführt wurde oder nicht. Dadurch kann der Operator bei Störfällen sofort eingreifen.

Ein Beispiel: Druckdienstleister bekommen Dokumente (Broschüren, Mailings, Plakate etc.) ihrer Kunden meist als PDF-Dateien. Diese sind mitunter fehlerhaft – entweder fehlen Schriftarten (Fonts), haben Bilder nicht die richtige Auflösung oder es werden falsche Farbsysteme genutzt. Das Problem: Die PDFs werden meist erst unmittelbar vor dem Druck geprüft. Nicht weiter dramatisch, könnte man meinen. Was aber, wenn der Druckauftrag am nächsten Tag abgeschlossen sein soll, der Kunde zwecks Rückfragen aber nicht mehr erreichbar ist? Das sind Situationen, die sich vermeiden lassen – indem man ein Tool etabliert, das jedes ankommende PDF unmittelbar nach Eingang auf Plausibilität und Vollständigkeit hin prüft. Bei Mängeln wird der Verantwortliche sofort benachrichtigt, z.B. per SMS. Solche automatisierten Kontrollmechanismen lassen sich innerhalb von Dokumenten-Management-Systemen problemlos installieren.

Nicht immer von vorn anfangen

Zudem bieten sie den Vorteil, mittels grafischer Oberfläche Workflows unkompliziert zu konfigurieren. Anhand einzelner Module kann der User seinen Prozess individuell zusammenstellen, er benötigt dafür nur grundlegendes Programmier-Know-how. Mit wenigen Mausklicks legt er fest, welche Datenströme in welche Ausgabeformate konvertiert oder welche Dokumente über welche Kanäle ausgegeben werden. Auch kann man solche Systeme einfach um zusätzliche Bausteine erweitern. Ändert sich ein Arbeitsschritt, wird eine neue Druckstraße etabliert, oder kommen Kunden bzw. neue Datenströme hinzu, genügt meist die grafische Anpassung des etablierten Workflows an die neuen Bedingungen. Gegebenenfalls kann ein vorhandener Workflow einfach kopiert und modifiziert werden.

Weltweiter Workflow für WM-Ticketverkauf

Die Match Hospitality AG, offizieller Hospitality Rechteinhaber der FIFA Fußball WM, beauftragte 2010 den Event- und Mailingdienstleister GM Consult mit dem Versand von 350.000 VIP-Tickets. Zwischen Bestellung und Auslieferung durften nicht mehr als 24 Stunden liegen. Eine logistische Herausforderung, zumal die Bestellabwicklung in Madrid via Stuttgart, der Druck aber in Südafrika erfolgen sollte – so die Vorgabe des Rechteinhabers. Bislang wurden beim Dienstleister sämtliche Dokumente nach dem Druck manuell vor Ort in Deutschland zusammengeführt und den Artikeln beigelegt. Nun sollten aber Bestellannahme und Auslieferung an zwei Standorten stattfinden. Der Dienstleister etablierte daher ein Dokumenten-Prozess-Management-System, das die Produktion über Deutschland in Südafrika steuert: Aufbereitung, Lieferscheine, Versand- und Produktinformationen, Berechnung von Sendungsmengen und –gewichten, Anbindung der Versender über Datenschnittstellen bis hin zum Fulfilment-Center, bestehend aus fünf Unternehmen. Das System bereitete die nötigen Daten auf und steuerte von einem Server in Kapstadt aus jeden Bereich der Produktion. Für etwa­ige Serverausfälle richtete man in Stuttgart ein Backupsystem ein. Sorge bereitete die Frage, wie man kurzfristig auf andere Druckzentren umstellen kann. Der Switch auf Alternativstandorte ist mit einem Dokumenten-Management-System problemlos möglich. Es steuert automatisch die Formatierung der Daten, damit diese auf einer anderen Druckstraße ausgegeben werden können.

Bildquelle: Yuri Arcurs/Fotalia.com