Deutlich mehr Flexibilität für die Prozesse

Oft werden ERP-Projekte noch immer im klassischen Wasserfallmodell umgesetzt. Die Folgen sind mehrjährige Projektlaufzeiten und eine langfristig prognostizierte Nutzungsdauer, um die hohen Investitionssummen zu decken. In einer dynamischen Marktentwicklung ist dieser Ansatz jedoch undenkbar. Die agile Software-Entwicklung verspricht, diesen Konflikt aufzulösen und gewinnt aufgrund ihrer naheliegenden Vorteile zunehmend an Beliebtheit. Frühe kontinuierliche Auslieferung, Veränderungen des Umfangs in jeder Projektphase, kurze Release-Zyklen und ein gleichmäßiges Arbeitstempo im gesamten Projektteam, auch im Fachbereich und den IT-Teams, sind Kernbestandteile eines agilen Projekts. Doch ist die Methodik auch für ERP-Projekte anwendbar?

Integrierte ERP-Systeme sind von Natur aus komplex. Ein Beispiel hierfür ist die Warenbewegung: Jede Warenbewegung im Lager sollte in Finanzdimensionen nachvollziehbar sein, um vom Einkauf für potentielle Nachbestellungen herangezogen werden zu können. Damit ist der Prozessüberblick über alle Fachbereiche hinweg essentiell. Erschwerend kommt hinzu, dass ERP-Systeme starre Einstellungen haben, die sich nur mit hohem Aufwand ändern lassen. Sind Transaktionen einmal im System, können viele Grundeinstellungen nur bedingt angepasst werden.

Dabei erweisen sich ERP-Projekte nicht nur aus technischer Sicht als komplex. Hohe Abhängigkeiten zwischen unterschiedlichen Abteilungen und Teams, beispielsweise die Abhängigkeit zu dem Infrastruktur- und Systemintegrationsteam, erschweren schnelle Abstimmungen und die reibungslose Zusammenarbeit. Eine große Herausforderung liegt vor allem in der Grunddiskussion: ERP-Standardimplementierung versus unternehmensspezifische Prozesse. Hier gilt es, fachübergreifend eine gemeinsame Lösung zu finden. Aber auch jede Änderung im Projekt muss in der Gesamtheit kommuniziert und eingeplant werden, was zu massiven Verzögerungen im Projektverlauf führt.

Flexible Technologien und strukturierte Methoden machen den Unterschied. Bei der Lösung dieser Herausforderung kann die Kombination folgender Technologien und Methoden erfolgsversprechend sein:

• ERP aus der Cloud: Durch den Einsatz eines cloud-basierten ERP-Systems wird die Abhängigkeit zum Infrastrukturteam reduziert und die Bereitstellungszeit verkürzt.
• Backbone-Architektur: Um das bestehende ERP-System im Standard zu belassen, empfiehlt sich die Reduzierung des Systems auf wesentliche Aspekte des Waren- und Wertstroms. Weitreichende unternehmensspezifische Anpassungen werden dabei in externen Systemen, Apps oder (Micro-)Services außerhalb des ERP-Systems abgebildet.
• Low-Code-Integration und zentrales Datenmodell: Grafische Oberflächen und eine zentrale Abstraktionsschicht mit einem Unternehmensdatenmodell ermöglichen es, alle Aufgaben (inklusive der Integration) in einem interdisziplinären agilen Team abzudecken. Insbesondere die Anpassung systemübergreifender Prozesse wird durch den reduzierten fachlichen sowie technischen Abstimmungsbedarf vereinfacht. Low-Code-Ansätze helfen dabei, in frühen Phasen schnell erste prototypische Schnittstellen zum Test zu liefern.
• Definition von zwei Projektphasen: Für die Projektumsetzung bietet sich ein Zwei-Phasen-Modell bestehend aus der Prototypen- und der Completion-Phase an. In der Prototypen-Phase wird die Grundkonfiguration nur soweit vorgenommen, wie es für die Prozessabbildung notwendig ist. Eine Fokussierung auf das „minimal viable product (MVP)“ ohne Berücksichtigung von Hintergrundprozessen belegt zeitaufwändige Aufgaben wie das Umsatzsteuersetup oder Security mit geringerer Priorität. Vorteil ist eine schnelle Projektumsetzung mit sofortigem Feedback. Die depriorisierten Aufgaben werden in einem „Configuration Backlog“ festgehalten und in der Completion-Phase bearbeitet. Durch eine agile Schätzung des Configuration Backlogs nach jeder Iteration kann die Dauer der Completion-Phase und damit die Wahrscheinlichkeit für die geplante Time-to-Market gut abgeschätzt und transparent kommuniziert werden.

Durch die gezielte Kombination der genannten Technologien und Methoden können ERP-Projekte agil umgesetzt werden. Gezeigt hat sich dies bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 for Finance & Operations in einem produzierenden Unternehmen. Die Cloud-Lösung wurde dabei komplettiert durch ein gemeinsames Datenmodell (Common Data Service), eine Low-Code-Integrationsplattform (Azure Logic Apps) und Low-Code UI (Power-Apps). Rückmeldungen und Entscheidungen werden somit bereits nach wenigen Wochen statt nach Monaten oder Jahren möglich. Mit der agilen Vorgehensweise werden Risiken einer Fehlimplementierung stark reduziert und gleichzeitig eine schnellere Time-to-Market gewährleistet. So können auch starre ERP-Systeme flexibel und erfolgreich für disruptive Veränderungen im Rahmen der Digitalisierung eingesetzt werden.

* Die Autoren des Beitrags sind Sebastian Irle, Head of IT bei der Grandcentrix GmbH, und Mike Ullrich, Program Manager bei der Objektkultur Software GmbH.

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