Dezentrale Prozesse digital managen

Die Gepe Gebäudedienste Peterhoff GmbH mit Hauptsitz in Düren und Niederlassungen in ganz Deutschland blickt auf eine über 60-jährige Firmenhistorie zurück. Das Unternehmen erwirtschaftet insgesamt rund 140 Mio. Euro mit Gebäudereinigung und Gebäudediensten im Sinne von Facility Management. Weitere Services sind Sicherheitsdienste und Catering. „Wir sind bei Ausschreibungen nicht um jeden Preis der günstigste Anbieter, wir überzeugen durch hohe Qualität und unsere detaillierten Konzeptionen“, beschreibt Georg Hermann, zuständig für digitale Entwicklung, die Marktpositionierung. Namhafte Konzerne sind langjährige Kunden, die zum Teil besondere Anforderungen für Reinräume in der Produktion stellen. Auch die vollumfängliche Reinigung in Krankenhäusern und Altenheimen gehören zu den Spezialgebieten des Familienunternehmens.

Im Jahr 2019 kam Georg Hermann ins Unternehmen, um eine neu geschaffene Stabsstelle zu besetzen – mit der klaren Vorgabe, die Digitalisierung voranzubringen. Ein DMS war bis dahin nicht vorhanden, viele Belege wie etwa Bestellungen wurden dezentral an zwölf Standorten archiviert und verwaltet. Gemeinsam mit dem Projektteam suchte Georg Hermann eine passende Lösung, um tägliche Arbeitsabläufe transparenter und effizienter zu gestalten. Auch der Lösungspartner sollte unter die Lupe genommen werden, da es vor allem um das Verständnis der Prozesse und nicht bloß um eine Systemeinführung ging, so Hermann. Die Entscheidung fiel auf Docuware als ausgereiftes Produkt mit starker Workflow-Engine, kombiniert mit der Beratungskompetenz des Systemhauses IKT Gromnitza. Die Voraussetzungen für eine Installation vor Ort waren auf der Hardwareseite bereits vorhanden, ebenso gab es bereits einen SQL-Server. Für IT-Experte Georg Hermann sind Browser-basierte Clients wichtig, da eine Pflege von Client-Applikationen nicht in Frage kommt: „Die Anwendungen müssen an allen Standorten laufen, ohne dass jemand sich von der technischen Seite darum zu kümmern hat.“ Integriert werden sollte das DMS in ebenfalls vor Ort installierte Systeme – in Microsoft Business Central mit einer Branchenlösung für Gebäudedienste (BSS) sowie neuer Lohnabrechnung (NAPA3).

Mit dem Start des DMS am 1. Juni 2020 – nach rund zehn Wochen Projektlaufzeit – wurde eine neue elektronische Rechnungsbearbeitung eingeführt. Per Post eingehende Rechnungen erhalten einen QR-Code, werden gescannt und in einem Docuware-Briefkorb abgelegt. Eingehende E-Mail-Rechnungen werden per Connect to Outlook ebenfalls in diesen Briefkorb übertragen. Seitdem Ende 2020 alle Lieferanten angeschrieben wurden, Rechnungen nur noch per E-Mail zu schicken, kommen heute nur noch 10 Prozent auf Papier an. Sofern die Prüfung nicht schon in der zentralen Rechnungskontrolle erfolgen kann, wenn beispielsweise alle relevanten Dokumente schon im Archiv vorhanden sind, werden Rechnungen zur Prüfung an die Fachbereiche weitergeleitet. „Der Rechnungseingangs-Workflow hat insbesondere bei dezentral zu prüfenden Rechnungen eine deutliche Beschleunigung dieser Prozesse gebracht“, sagt Georg Hermann.

Eine nahezu komplette Automatisierung wurde bei der Bearbeitung von Rechnungen eines großen Lieferanten erreicht, von dem über 30 Prozent des gesamten Rechnungsvolumens stammt. Zusammen mit dem Systemhaus wurde ein spezielles Rechnungsdesign entwickelt, bei dem für jede Position auch bereits die entsprechende Kostenstelle in der Buchhaltung aufgeführt ist. Außerdem werden die Rechnungen separat je Sachkonto gestellt, so dass die Buchungsvorschläge gesammelt und sortiert in der Buchhaltung nur noch bestätigt werden müssen.

Das Einsatzspektrum der Lösung wird kontinuierlich erweitert. Ein wichtiger Bereich ist das Personalarchiv, das von der 15-köpfigen Personalabteilung intensiv genutzt wird. Hier ist man sehr zufrieden mit dem ausgeklügelten Berechtigungskonzept der Lösung. Zum Beispiel werden in den Personalakten auch Impfnachweise datenschutzkonform verwaltet. Wichtig ist dies für das Reinigungspersonal, das in Kitas und Schulen arbeitet. „Wenn ‚Springer‘ eingesetzt werden, müssen wir wissen, ob die geforderte Masernimpfung vorliegt. Wir können Kontrolllisten erstellen, die pro Kostenstelle zeigen, ob Impfnachweise fehlen“, erklärt Georg Hermann. Auch Krankmeldungen werden über die Anwendung erfasst. An den einzelnen Standorten können diese über Multifunktionsdrucker dezentral eingescannt werden und stehen dann dem Personalmanagement zur Verfügung. Für ein Dienstleistungsunternehmen, das fluktuierendes Personal managen muss, ist das DMS zu einem unverzichtbaren, täglich genutzten Werkzeug geworden: „Es sorgt für Transparenz, die für unser gesamtes Personalmanagement sehr hilfreich ist“, so Georg Hermann.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Fazit des Leiters Digitale Entwicklung nach insgesamt 1,5 Einsatzjahren: „Durch die Digitalisierung sind die Prozesse rund um die Buchhaltung und das Personalmanagement wesentlich transparenter und effizienter geworden. Neue Anforderungen, wie sie sich etwa durch geänderte Corona-Regeln ergeben, können wir schnell umsetzen.“

... mit Hauptsitz in Düren steht ein bundesweit für die Bereiche Gebäudemanagement, Gebäudereinigung, Sicherheitsdienste und Verpflegung tätiger Gebäudedienstleister. Für das vor über 60 Jahren gegründete Familienunternehmen sind täglich mehr als 7.000 Menschen im Einsatz.

Bildquelle: Gepe Peterhoff