Die Bundesagentur für Arbeit baut auf SOA

Mit der Reform der BA und den darauf folgenden Innovationswellen hat sich die Bundesagentur für Arbeit zukunftsfähig weiterentwickelt. Eine zentrale Rolle spielt für die fachlichen Bedarfsträger dabei eine flexible und effiziente Aufgabenerledigung durch die Mitarbeiter in den Agenturen für Arbeit. Dies erfolgt in teils neuen Organisationseinheiten und orientiert sich an den neu entwickelten Geschäftsprozessen. Zur Bearbeitung von Kundenanliegen gliedern sich die Ende-zu-Ende-Prozesse (E2E) in Teilprozessschritte, bei denen in jedem einzelnen Prozessschritt ein definierter fachlicher Mehrwert geschaffen wird.

Den Anwendern werden diese Prozesse bereits heute über ein im lokalen Intranet publiziertes Geschäftsprozessmodell als Informationsquelle zur Verfügung gestellt. Daneben existieren umfangreiche Handlungsempfehlungen und Arbeitsanleitungen. So ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter in einer Agentur für Arbeit nachvollziehen kann, wie er Kundenanliegen optimal bearbeitet und welchen Wertschöpfungsbeitrag er hiermit im Rahmen des jeweiligen E2E-Prozesses an seinem Arbeitsplatz und in seiner konkreten Rolle für den Kunden leistet.

Zu viele unterschiedliche IT-Anwendungen

Die bestehenden IT-Verfahren bieten in ihrer Gesamtheit die geforderten Funktionalitäten im Prinzip heute schon an. Sie sind jedoch nicht passgenau auf die jeweiligen Rollen der Mitarbeiter innerhalb der abzuwickelnden Prozesse zugeschnitten. So kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter für die Bearbeitung der Kundenanliegen bis zu 14 unterschiedliche IT-Anwendungen bedienen müssen. Damit kann sich der Mitarbeiter in der Agentur für Arbeit in solchen Fällen nur mit einem erhöhten Arbeitsaufwand um das Kundenanliegen kümmern. Einen erheblichen Teil der Zeit bindet die korrekte Bedienung der bestehenden IT-Verfahren, um diese in der richtigen Reihenfolge zum Einsatz zu bringen. Dass er die korrekte Reihenfolge der Bedienschritte zunächst aufwendig erlernt und diese selbst für seltene Kundenanliegen beherrschen muss, oder andernfalls wiederholt im Geschäftsprozessmodell nachschlagen muss, erschwert die Arbeit zusätzlich.

Damit existiert eine unnötige Quelle für die fehlerhafte Eingabe von Daten. Entweder werden die IT-Verfahren nicht in der richtigen Reihenfolge bedient oder die Bearbeitung für einen bestimmten Schritt im Rahmen des Prozesses schlichtweg ganz vergessen. Da Innovation seit jeher einen hohen Stellenwert in der BA-IT hat, wurde das Thema serviceorientierte Architektur (SOA) daher zum zentralen Bestandteil der IT-Strategie. In diesem Kontext wurde das Thema SOA mit dem Ziel einer optimalen Unterstützung der Geschäftsprozesse verknüpft.

Hierzu erklärt Klaus Vitt, CIO der Bundesagentur für Arbeit: „Der Fachbereich wünscht sich von der IT eine flexible, geschäftsprozess- und anwendergruppenorientierte IT-Unterstützung mit einer einheitlichen, intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche. Die Lösung dafür sehe ich in dem neuen Typus von SOA-Applikation, dem wir den Namen 'Rollenbasierte Oberfläche' – oder kurz Robaso – gegeben haben.“

Der Prozessschritt ist dabei der Dreh- und Angelpunkt der SOA-Plattform bei der BA. Das Konzept der rollenbasierten Oberfläche bildet den fachlichen Wunsch nach einer geschäftsprozessorientierten und einheitlichen Oberfläche für die einzelnen Anwendergruppen ab. Fachlicher Kern ist eine einheitliche Oberfläche, die auf die Bedürfnisse einer Anwendergruppe zugeschnitten ist. Damit unterstützt sie Benutzer optimal bei der Bearbeitung der Kundenanliegen. Wesentliches Element dieser Unterstützung sind Prozesse, die den Benutzer Schritt für Schritt durch die Abarbeitung eines Kundenanliegens führt. Jeder Arbeitsschritt wird durch eine Aktivitätsfolge implementiert. Der fachliche Mehrwert stellt sich erst bei der vollständigen Abarbeitung des Arbeitsschritts ein. Das Konzept des Arbeitsschritts geht mit seiner Orientierung an Prozessen über das hinaus, was IT-Verfahren heute in der Regel anbieten.

Fünf Meilensteine

Die Umsetzung des Konzepts erfolgt zum aktuellen Zeitpunkt im Rahmen eines Projektes der Stufe 1. Dieses hat die Erstellung einer rollenbasierten Oberfläche für die 12.0000 Mitarbeiter in den Eingangszonen jeder Agentur für Arbeit und den Servicecentern der BA zum Ziel. Mit der neuen Oberfläche erhalten diese Anwendergruppen, die bisher bis zu 14 unterschiedlichen IT-Anwendungen bedienen mussten, eine flexible, einheitliche und geschäftsprozessorientierte IT-Unterstützung.

Das Konzept untergliedert sich in fünf Meilensteine, von denen zwei bereits erfolgreich implementiert wurden und der dritte für Ende dieses Jahres terminiert ist. Meilenstein 1 umfasste dabei den Abschluss der Konzepterstellung für die Robaso-Plattform, bei der auch die Erfahrungen aus einem durchgeführten Modellversuch einbezogen wurden. Im Rahmen des zweiten Meilensteins wurde auf Basis der Konzepte ein technisches Referenzmodell umgesetzt, das alle definierten Komponenten zusammenfügte.

Mit dem Meilenstein 3 wird nun der erste für die Zielgruppe in den Eingangszonen und Servicecentern wichtige, fachliche Prozess auf der Robaso-Plattform umgesetzt. Den Abschluss von Meilenstein 3 bildet eine umfangreiche Testsuite aus Performance- und Lasttests sowie fachlichen Tests.

In den Meilensteinen 4 und 5 gilt es dann, weitere Mehrwerte auf der Robaso-Plattform zu schaffen und die restlichen Prozesse, die zur Aufgabenerledigung in Eingangszonen und Servicecentern benötigt werden, passgenau umzusetzen. Zentrale Herausforderungen in diesem Projekt sind die Bereitstellung einer stabilen und performanten SOA-Plattform, die Entwicklung der neuen Oberflächen inklusive Taskflow-Unterstützung, die Implementierung von Composed Services und die Bereitstellung von Einzelservices der bestehenden IT-Anwendungen .

Das IT-Systemhaus betreut eine der größten IT-Landschaften Deutschlands mit 170.000 PC-Arbeitsplätzen. Die Zerlegung der bestehenden IT-Anwendungen in einzelne Services braucht Zeit. Trotzdem muss über eine konsequente Projektplanung sichergestellt werden, dass die benötigten Services zum richtigen Zeitpunkt auch zur Verfügung stehen. Denn nur mit diesen wird die rollenbasierte Oberfläche zum Leben erweckt. Dies stellt auch insofern eine ganz spezielle Herausforderung dar, da die fachliche Weiterentwicklung der bestehenden Anwendungen während der Erstellung der rollenbasierten Oberfläche ja nicht stillsteht.

Die technischen Komponenten, die quasi das Rückgrat der Robaso-Plattform bilden, sind in dieser Zusammenstellung erstmalig bei der BA im Einsatz, so dass auch der Aufbau von entsprechenden Erfahrungen gerade erst begonnen hat. Da das entstehende System die Basis für die Anwendungslandschaft der nächsten Jahre bilden wird, ist auch die Pflege und Wartbarkeit von zentraler Bedeutung. Um dem Aspekt Wirtschaftlichkeit Rechnung zu tragen, ist für die Meilensteine 4 und 5 auch der Einsatz von Generatoren, die aus den erstellten Modellen automatisch das Gerüst der entsprechenden Taskflows und Oberflächen erzeugen, fest eingeplant.