Die Kraft integrierter Einkaufsprozesse

Bisher nutzte Stora Enso für die Beschaffung indirekter Materialien ein pflegeintensives SAP-SRM-3.0-Release parallel zu einem SAP-Backendsystem und mehreren Satellitenlösungen für Kontraktmanagement und Lieferantenbewertung. Die Komplexität wurde dadurch erhöht, dass die Mitarbeiter in den einzelnen Ländern unterschiedlichen Prozessen folgen mussten, wenn es um die Bestellung von Büroartikeln, Arbeitskleidung oder Dienstleistungen ging. „Die Beschaffung indirekter Güter war dadurch sehr intransparent, zumal etliche Transaktionen ganz ohne Bestellsystem erfolgten“, erläutert Purchasing Manager Jürgen Schellewald, der das Implementierungsprojekt bei Stora Enso leitete. „Als weiteres Manko war keine Lieferantenanbindung an die bestehende Systemlandschaft möglich.“

Um diesen Defiziten zu begegnen, führte Stora Enso im Juni 2011 konzernweit SAP SRM 7.0 ein. Dies bedeutete die Erweiterung und Modernisierung des bereits in 3.0 verfügbaren Moduls „Self Service Procurement“. Den rund 1.500 Anwendern in Produktion und Verwaltung steht heute ein einfacher und schneller zu bedienendes Einkaufswagensystem zur Verfügung, mit dem sie ihre Bestellvorgänge selbst anlegen und verwalten können. Verstärkt setzt der Holz- und Papierkonzern auf elektronische Kataloge, um die Bestellprozesse weitestgehend zu automatisieren.

SRM 7.0 Self Service Procurement bietet Stora Enso etliche Vorteile, u.a. die nahtlose Integration in die bestehende SAP-Portallösung. So greifen die Anwender über eine einheitliche Plattform rollenbasiert auf die Einkaufslösung zu, deren Ansicht sie individuell gestalten können. Neu ist auch, dass Stora Enso für die Zugriffsberechtigungen direkt die Organisationsstrukturen aus dem SAP-HR-System nutzen kann, ein doppelter Organisationsaufbau entfällt. Die Genehmiger profitieren von der Vereinfachung und Zeitersparnis, die der Freigabe-Workflow per E-Mail mit sich bringt.

Nahtlose Integration

Darüber hinaus führte Stora Enso neue SAP-SRM-Funktionen ein: darunter ein Lieferantenportal zur kooperativen Abwicklung der Bestellprozesse, ein Vertrags- und Lieferantenmanagement sowie elektronische Ausschreibungen und Auktionen. Diese Funktionen nutzen heute rund 100 Anwender im Einkaufsbereich des Unternehmens. Zudem ergänzte der Implementierungspartner Apsolut den SAP-Standard mit einem eigenen Lösungsbaustein für die Lieferantenregistrierung. Damit ist es den Zulieferern von Stora Enso auf möglich, sich auf dem SRM-Lieferantenportal zu registrieren und von den Einkäufern genehmigen zu lassen.

Die 7.0-Einführung ist Teil des „Purchasing Efficiency Projects“, das Stora Enso im Bereich „Material Management and Purchasing“ gestartet hat. Ziel ist es, die Beschaffungsprozesse konzernweit zu harmonisieren, zu automatisieren, zu vereinfachen und zu verbessern. Als System, das sich nahtlos ins SAP-Backend integriert, bildet die Version 7.0 die Einkaufsprozesse ohne Medienbrüche und doppelte Datenhaltung ab. Mit weitreichenden Vorteilen, wie Franciska Potthoff, Global Process Owner Material Management and Purchasing bei Stora Enso, betont: „Der Einkauf profitiert von einer höheren Prozessqualität und -effizienz und, daraus abgeleitet, von einer höheren Transparenz.“ So stehe mit der Version 7.0 ein einheitliches System zur Verfügung, das das „Maverick-Buying“ eindämmt und die Zahl der Beschaffungsaktionen mit Bestellbezug steigert. Dadurch wiederum könne der Purchase-2-Pay-Prozess verbessert werden.

Mehr Effizienz und Transparenz erzielt Stora Enso auch beim Vertrags- und Lieferantenmanagement. Da alle globalen und lokalen Lieferantenkontrakte nun in einem zentralen SRM-System hinterlegt sind, können interne Preisvergleiche getroffen, Einkaufsvolumen gebündelt und Sourcing-Vorteile erzielt werden. Die neue Funktion der Lieferantenbewertung ermöglicht eine gezielte Lieferantenentwicklung, die z.B. zu höherer Liefertreue und weniger Reklamationen führt. Weitere Sparpotentiale möchte Stora Enso mit den neuen SRM-Funktionen für elektronische Ausschreibungen und Auktionen erschließen, mit denen die Bestellschritte weiter automatisiert und Preisvorteile erzielt werden können.

Kein fristgerechter Abschluss

Obwohl gut geplant und vorbereitet, konnte Stora Enso die SAP-SRM-7.0-Einführung nicht fristgerecht abschließen. Ursache war der Komplettausfall eines Mitarbeiters, der im Projekt eine Schlüsselrolle hätte spielen sollen. Dass das Projekt dennoch in einem vertretbaren Zeitrahmen von rund 18 Monaten umgesetzt wurde, war u.a. dank interner personeller Aufstockungen möglich. Insgesamt waren acht Mitarbeiter aus den Bereichen Corporate IT, Corporate Purchasing und Mill Purchasing zeitweise am Projekt beteiligt. Darüber hinaus wurden für die technische Installation des 7.0-Systems phasenweise interne SAP-Helpdesk-Strukturen genutzt.

Ferner trug die Flexibilität des Beratungspartners Apsolut zur Kompensation des Personalausfalls bei. „Das Team hat in jeder Projektphase gezeigt, dass es in der Lage ist, schnell und unkompliziert auf die erhöhten Anforderungen zu reagieren“, unterstreicht Jürgen Schellewald. „Das hat unsere initiale Entscheidung nochmals bekräftigt – Apsolut hatte uns bereits bei der Projektausschreibung durch Prozess- und SAP-Kompetenzen, gepaart mit umfassender Erfahrung und Flexibilität, überzeugt.“ Darüber hinaus erwies es sich für den internationalen SRM-Rollout von großem Vorteil, dass das Beratungsteam auf allen Ebenen in englischer Sprache kommunizieren kann.

Ein Wegbereiter für den Projekterfolg war, dass die einzelnen Module schrittweise eingeführt wurden – anders hätte sich der extrem hohe Zeitaufwand nicht koordinieren lassen, der u.a. für Schulungen und Prozessharmonisierungen anfiel. Darüber hinaus rät Franciska Potthoff Unternehmen, die ein ähnliches Projekt planen, dringend zu einem systematischen Change Management: „Die neuen System- und Prozessanforderungen sollten frühzeitig an die Endanwender kommuniziert werden, damit sich diese auf die Änderungen einstellen können.“ Stora Enso hat diese Herausforderung gemeistert, indem Franciska Potthoff als weltweite Prozessverantwortliche für die Bereiche Material Management and Purchasing das Change Management konsequent begleitet hat.


Stora Enso
Stora Enso ist der globale Umdenker in der Verpackungs-, Papier- und Holzproduktbranche. Das Unternehmen überdenkt Altes und wendet sich Neuem zu, um den Kunden innovative Lösungen auf Basis erneuerbarer Rohstoffe anbieten zu können. Stora Enso erwirtschaftete 2010 mit weltweit rund 30.000 Mitarbeitern einen Umsatz von 10,3 Mrd. Euro.
www.storaenso.com

Bildquelle: Stora Enso