„Die Personalabteilung braucht den CIO“

Eine aktuelle Studie hat laut Information Age ergeben, dass zwei Drittel der Personalverantwortlichen der Meinung sind, eine engere Bindung an die IT helfe dabei, die Geschäftsziele ihrer Abteilung zu erreichen. Lediglich zwölf Prozent arbeiten aber aktuell eng mit dem CIO zusammen. Dabei wären die Möglichkeiten riesig: Die IT kann mit ihrem Fachwissen – kombiniert mit Cloud- und Big-Data-Tools – dabei unterstützen, Geschäftsservices für die Personalabteilung besser zu verwalten. Für eine gewinnbringende Zusammenarbeit zwischen dem CIO und Personalchef listet Jennifer Stroud, General Manager für HR-Anwendungen bei Servicenow, fünf konkrete Möglichkeiten auf.

1. Eindämmung des exzessiven E-Mail-Einsatzes

Support-Anfragen erfolgen in der Praxis oft per E-Mail. Problematisch daran ist, dass diese Prozesse unstrukturiert und unübersichtlich sind und sich nicht verwalten lassen. Angesichts der rapide steigenden Anzahl an Anfragen wird offensichtlich, dass die E-Mail das falsche Tool ist. Wird hingegen ein Prozess definiert, der die Anfrage, Freigabe und Ausführung abbildet, lässt sich praktisch jeder Geschäftsvorgang in Abteilungen wie Personal, Marketing oder Recht automatisieren. Setzt die IT neben der Personalabteilung auch für weitere Geschäftsbereiche maßgeschneiderte Anwendungen auf, kann sie alle in einem einheitlichen Verwaltungssystem, einem „Single System of Record“, bündeln und so die Verwaltung vereinfachen.

2. Ausbau des Self-Services

Computernutzer erwarten heutzutage, dass sie schnell und einfach das finden, was sie suchen. Die IT kann diese Effizienz auf die Personalabteilung übertragen und leicht zu bedienende Servicekataloge für Mitarbeiter aufsetzen. Diese ermöglichen Angestellten rund um die Uhr den Zugriff auf beispielsweise Vorlagen für Mitarbeitergespräche, Vergünstigungen und Details zum Gehalt. Ein umfassender Servicekatalog kann die unterschiedlichsten Bedürfnisse automatisiert abdecken und Anwendern als zentrale Anlaufstelle für HR-Dienste dienen.

3. Etablierung einer starken Servicekultur

Auch wenn die Personalabteilung den Angestellten eines Unternehmens die Möglichkeiten des Self-Service bieten möchte, mangelt es in der Regel am nötigen Fachwissen. Die Versuchung liegt nahe, sich einfach auf cloud-basierte Lösungen zu verlassen, die weniger Know-how erfordern, und die IT-Abteilung außen vor zu lassen. CIOs haben aber über Personalverantwortliche die Möglichkeit, der Abteilung mit Hilfestellungen zur Umsetzung eigener Services zu verhelfen. Dies führt zu einer Win-Win-Situation: Die Personalabteilung bekommt fachliche Unterstützung, um ihre Services optimieren zu können, und die IT bleibt im Boot und verhindert damit, dass Schatten-IT-Projekte gestartet werden, die ihre Arbeit erschweren.

4. Förderung datengestützter Entscheidungen

Ein Beispiel alleine belegt noch keinen Trend – aber aussagekräftigen Daten wird Glauben geschenkt. Unterstützt die IT die Personalabteilung dabei, ihre unstrukturierten Anfragen statt per E-Mail oder Telefon über ein einheitliches System abzuwickeln, erhalten diese einen viel besseren Überblick über ihren Betrieb. Häufen sich beispielsweise Mitarbeiteranfragen nach Zusatzleistungen, lassen sich diese und der damit verbundene Arbeitsaufwand zukünftig verhindern, indem man die entsprechenden Informationen prominent in einem Portal platziert.

5. Schaffung von Freiraum für Innovation

Obwohl viele Unternehmen für Innovationen werben, verwenden sie häufig zu viel Zeit darauf, einfach nur den Regelbetrieb aufrecht zu erhalten. Automatisiert die IT aber banale, sich wiederholende Aufgaben in der Personalabteilung, hat diese wieder mehr Spielraum, um sich um Fortbildungen oder neue Talente zu kümmern, was dem gesamten Unternehmen zugute kommt.

Bildquelle: Servicenow