Digitale Archivierung von Altbeständen

In der SQL-Datenbank von Scanview verwaltet die S-Bahn Berlin GmbH in ihrem Berliner Werk „Schöneweide“ für die aktiven S-Bahn Fahrzeuge bereits insgesamt mehr als 140.000 technische Dokumente, darunter großformatige Zeichnungen von S-Bahn-Triebzügen, Sonderfahrzeugen und Produktbeschreibungen. Lediglich die 25.000 technischen Dokumente für die alten, auslaufenden S-Bahn Baureihen wurden im Zuge der DMS-Einführung 1999 zunächst nicht digitalisiert, sondern in Transparentform separat archiviert. „Da diese alten, aus dem Vorkriegszeitalter stammenden S-Bahn Baureihen jedoch heute noch vereinzelt als Museumsfahrzeuge oder Umbauten zu Sonderfahrzeugen zum Einsatz kommen und wir dringend unseren bisherigen Archivraum für andere Zwecke benötigten, haben wir uns 2013 schließlich dazu entschlossen, auch diese Dokumentationen mit Hilfe eines spezialisierten Scan-Dienstleisters zu digitalisieren“, erläutert Joachim Wegner, IT-Projektleiter und DB Systemtechnik Ingenieur für die S-Bahn Berlin, die Ausgangssituation.

Dokumentationen alter Sonderfahrzeuge digitalisiert

Im Zuge des Auswahlverfahrens wurden zunächst die wesentlichen Projektanforderungen in einem Anforderungskatalog niedergeschrieben. Im nächsten Schritt forderte das Unternehmen dann schließlich von drei spezialisierten Scandienstleistern, die über Referenzen bei der Deutschen Bahn und entsprechende Erfahrungen mit Dokumentenmanagement verfügten, Angebote an.  „Unterm Strich konnte uns das Angebot von der Allgeier IT Solutions überzeugen, da sie nicht nur preislich am attraktivsten waren, sondern auch über die größte Lösungskompetenz für unser bestehendes Dokumentenmanagementsystem verfügten. Aber auch die positiven Erfahrungen mit der Allgeier IT Solutions aus den nunmehr über 15 Jahren der Zusammenarbeit und die daraus resultierende gute Vertrauensbasis haben zu der Entscheidung beigetragen“, begründet Joachim Wegner die im ersten Quartal 2013 getroffene Entscheidung.  

Scan-Qualität bei teils stark vergilbten Dokumenten

Zu Projektbeginn wurden dann zunächst die sechs ca. 200x150x150cm großen Archivschränke samt der gut 25.000 Zeichnungen im Berliner S-Bahn Werk Schöneweide per Lift aus dem 5. Stock auf den Allgeier LKW geladen und in die Scan Factory  nach Bremen überführt. Das Scannen der Dokumente im Format DIN A4 bis DIN A0 sei dabei nicht die eigentliche Herausforderung gewesen, dies hätte jeder Dienstleister ohne Weiteres umsetzen können. „Die wesentliche Schwierigkeit lag insbesondere darin, die Dokumente für die Archivierung aufwändig nachzubearbeiten sowie eine zuverlässige Verschlagwortung für die effektive Suche im digitalen Archiv zu gewährleisten“, betont Joachim Wegner. „Dazu mussten die digitalisierten Dokumente alle einzeln analysiert werden, um dann die S-Bahn-spezifische Indexierung u.a. von Zeichnungsnummer, Benennung, Änderungsstand oder Dokumentenattribute (Freigabestati etc.) mittels elektronischer Karteikarten vorzunehmen.“

Da die Dokumente aufgrund ihres Alters teilweise stark vergilbt waren, erforderte es im Digitalisierungsprozess der ScanFactory besondere Scan-Verfahren, um eine einheitlich hohe Scan-Qualität sicherzustellen. Im Zuge der Scanvorgänge wurden die Dokumente zugleich in puncto Helligkeit und Leserlichkeit aufbereitet, gerade gerückt und DIN-Norm-konform zugeschnitten, damit die Großformat-Drucker bzw. Plotter der Konstruktionsabteilung die Dokumente 1:1 ausgeben können. Im Rahmen des Dienstleister-eigenen Qualitätsmanagements wurde zudem jede Zeichnung mit einem Barcode versehen, um die Integrität und korrekte Reihenfolge der Dokumente zu gewährleisten und Dubletten zu vermeiden. Im Anschluss wurden die indexierten und digitalisierten Konstruktionszeichnungen dann in das digitale Archiv überführt.

Mit dem Digitalisierungsprozess beschränkt sich die Arbeit der Ingenieure heute ganz auf die wesentlichen Mess-, Prüf-, Wartungs- und Konstruktionsprozesse. „Bisweilen war es auch ein kleines Kunststück, ein altes, DIN A0 großes Dokument zügig und unversehrt aus dem Archiv in die Konstruktionsabteilung und wieder Retour sorgfältig im Archiv einzulagern. Während der Such- und Informationsbeschaffungs-Prozess der benötigten Zeichnungen früher bis zu einer Stunde in Anspruch nahm, können wir heute die benötigten Dokumente über eine standardisierte Indexsuche per Knopfdruck aus dem Archivsystem abrufen und direkt über den Plotter ausgeben“, zeigt sich Joachim Wegner zufrieden. „Aufgrund der guten Digitalisierungsergebnisse haben wir uns dann auch nicht gescheut, die originalen technischen Zeichnungen der alten Baureihen schließlich allesamt einem Museumsverein zur Verfügung zu stellen.“

Geplanter Release-Wechsel

In einem weiteren Projekt soll das Scanview ECM- und Archivsystem bei der Berliner S-Bahn GmbH auf die neueste Version migriert werden. Die unternehmensindividuellen Anpassungen und Zusatz-Scripte u.a. im Bereich der Export-Funktionen, Anzeigeansicht und der Ablageorganisation bleiben mit dem geplanten Release-Wechsel dabei vollständig erhalten. „Wenn dann in den nächsten Jahren wieder eine neue S-Bahn Baureihe auf den Markt kommt, sind wir froh, auf einen zuverlässigen und professionellen Scandienstleister zurückgreifen zu können“, so Joachim Wegner.  

www.s-bahn-berlin.de

www.allgeier-it.de

Bildquelle: Allgeier