08.12.2023 Elektronische Unterschrift

Digitaler Wandel in der EU

Im Kurzkommentar betont Dr. Frank Schmiedle, Account Executive DACH bei Conga, dass die elektronische Unterschrift ein wichtiger Prozess ist, der weiteres Optimierungspotenzial freilegen kann.

Frank Schmiedle hält die E-Signatur für ein wichtiges Tool.

Anders ausgedrückt ist die Implementierung einer E-Signature-Lösung wichtige Voraussetzung für die Aktualisierung und Verkürzung von Arbeitsabläufen und Dokumentenprozessen. Unterschriftsbereite Dokumente lassen sich innerhalb weniger Minuten sicher versenden, unterzeichnen und zurückschicken – so wird die Dauer bis zum Inkrafttreten von wichtigen Vereinbarungen oder Verträgen drastisch verkürzt. E-Signature-Lösungen sparen Kosten beim Drucken, Kopieren, Scannen, Versenden und Speichern sowie auch die durch zu langsame Geschäftszyklen hervorgerufenen Kosten.

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Firewalls und Boundary Devices schützen die Infrastruktur, die für die Datenverarbeitung und die ständige Aktualisierung der Systemzugangsmaßnahmen verwendet wird. Alle übertragenen Daten werden verschlüsselt, einschließlich der Kommunikation, der gespeicherten Daten, der zu übertragenden oder zurückzusendenden Dokumente und der Backups. Durch die Authentifizierung wird die IP-Adresse des Unterzeichners erfasst und damit seine Identität mit größerer Sicherheit gewährleistet, als dies bei papiergebundenen Verfahren möglich wäre. Während das Dokument den Signaturprozess durchläuft, wird ein vollständiger Audit Trail erstellt, wobei die letzte Version automatisch gespeichert wird. E-Signature ist auf jeden Fall ein Schritt hin zum digitalen Wandel in der EU.