Digitalisierung der Rechtsabteilungen

Jeden Tag verlieren Mitarbeiter in den Rechtsabteilungen viel Zeit, weil sie Informationen suchen, Schriftstücke doppelt erstellt werden oder es an Transparenz fehlt. Umso wichtiger ist die Digitalisierung der Legal Departments. Wer dabei die richtigen Prioritäten setzen will, dem helfen folgende Tipps von STP.

Der richtige Umgang mit der Papierflut: Es gilt der Grundsatz: mehr scannen, weniger drucken. Wer Informationen digital zur Verfügung stellt, verringert nicht nur Lager-, Druck- und Papierkosten, sondern minimiert auch den CO2-Abdruck des Unternehmens.

Strukturiertes Dokumenten- und E-Mail-Management: Feste Speicherregeln verhindern das Entstehen von „Schattenarchiven“. Konkrete Strukturen sorgen dafür, dass die Rechtsabteilung immer Zugriff auf relevante Informationen hat, was die Zusammenarbeit und Ergebnisse gleichermaßen verbessert.

Analyse vorhandener Altlasten: Um unnötige Arbeit zu vermeiden, muss entschieden werden, welche Daten überhaupt mit in ein neues, digitales System übernommen werden. Ein gewissenhaftes Ausmisten hilft sowohl beim Strukturieren als auch in Bezug auf den Speicherplatz und zahlt auf die Nachhaltigkeit ein.

Wer sucht, der findet: Wird bei der Digitalisierung eine intelligente Suchmaschine implementiert und mit den richtigen Parametern ausgestattet, tut sich die Rechtsabteilung leichter. Das reduziert den Aufwand, motiviert Mitarbeiter und sorgt für einen smarteren Ablauf bei der Abwicklung von Rechtsangelegenheiten.

Erhöhung der Transparenz: Wer sich frühzeitig den Metadaten widmet, verbessert die grundlegende Übersichtlichkeit. Persönliche, virtuelle Ordner lassen sich dann in einem zweiten Schritt hinzufügen, was durch die frühzeitige Strukturierung bereichernd wirkt.

Agile Zusammenarbeit: Um flexibel agieren zu können, sollten relevante E-Mails und Dokumente innerhalb der Rechtsabteilung unkompliziert geteilt werden können. Es empfiehlt sich ein kontextbezogenes Sicherheitsprofil zu definieren, mit dem sich die Rechtsabteilung, aber auch andere Unternehmensbereiche, verwalten lassen.

Schnelle Prozesse durch smartes Contract Management: Mit einer Bibliothek aus formal-alternativen Klauseln und intelligenten Vertragsvorlagen lässt sich das komplizierte Aufsetzen von Verträgen vereinfachen. Das reduziert den Aufwand und sorgt dafür, dass die Überprüfung durch Dritte zügiger erfolgt.

Keine Termine verpassen: Wer ein Benachrichtigungssystem implementiert, muss sich keine Sorgen machen, eine Frist zu verpassen. Digitale Alert-Systeme lassen sich so konfigurieren, dass sie persönliche Infos und Reminder zu verschiedenen Aufgaben oder Terminsachen verschicken.

Business und Legal-Anforderungen in Einklang bringen: Ein Reporting und Tracking kann den Austausch von wichtigen Informationen zwischen dem Legal Department und anderen Geschäftsfeldern verbessern. Wer weiß, was ansteht, kann schneller und effektiver agieren und Reibungsverluste minimieren.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Unternehmen, die sich an diesem Leitfaden orientieren, umschiffen bereits im Vorfeld der Digitalisierung des Legal Departments die wesentlichen Stolpersteine. Gleichzeitig stellen sie die nötigen Weichen für den Start eines erfolgreichen Transformationsprojekts.

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