„Digitalisierung geht immer mit Veränderungen“

ITD: Frau Truong, die Corona-Pandemie hat Deutschland einen Digitalisierungsschub verliehen – aber wo „stottert“ der Digitalisierungsmotor derzeit noch?
Truong: Da gibt es unterschiedliche Gründe, warum es an manchen Ecken noch etwas langsamer geht, und vor allem gibt es Unterschiede zwischen den Branchen. In vielen Unternehmen stehen sich Entscheidungsträger manchmal selbst im Weg. Oft wurden oder werden unterschiedliche IT-Projekte unkoordiniert aus der Taufe gehoben. Abstimmungen dazu fehlen teilweise. Darüber hinaus warten manche Firmen auch noch ab – Digitalisierung geht immer mit Veränderungen einher; und dazu sind noch nicht alle bereit. Man greift natürlich auf bestehende Prozesse zurück und deckt viele Verbesserungspotenziale auf. Oft wird das fälschlicherweise mit einem Ersetzen von Stellen oder Mitarbeitern gleichgesetzt. Aber eigentlich ist es klar das Gegenteil. Die gewonnene Zeit etwa können die Mitarbeiter viel besser an anderer Stelle einsetzen. Klassisches Beispiel: die manuelle Abarbeitung von Eingangsrechnungen. Nach der Automatisierung bei unseren Kunden bleibt der Fachabteilung viel mehr Zeit, um eine Qualitätskontrolle intern sowie extern zu betreiben, das Stammdatenmanagement zu optimieren und Prozesse zu standardisieren. Die Mitarbeiter sind nicht mehr einfach Sachbearbeiter, sondern tragen zur Verbesserung der gesamten Wertschöpfungskette bei, indem sie Prozesse besser verstehen lernen und stetig verbessern. Wichtig ist dabei, alle Beschäftigten in die Digitalisierungsprojekte zu integrieren und ihre Sichtweise zu berücksichtigen.

ITD: Wie wirken sich die aktuellen Krisen (Russland-Ukraine-Krieg, steigende Energiekosten, Inflation etc.) auf die Digitalisierungsvorhaben aus?
Truong: Wir können derzeit eigentlich keinen Negativtrend bei unseren Kunden erkennen. Zu Beginn der Pandemie wurden tatsächlich einige Vorhaben verschoben – aber die derzeit geplanten Projekte laufen weiterhin. Die Unternehmen sehen natürlich auch die Chance, aus Krisen gestärkt herauszukommen. Gerade bei steigenden Energiekosten oder der Inflation sehen sie die Vorteile von Digitalisierung – wo man aufgrund einfacherer Prozesse oder durch IT-Unterstützung überflüssige Arbeitsschritte oder langwierige manuelle Tätigkeiten einsparen kann und die Durchlaufzeiten somit verkürzen kann.

ITD: Welche Ängste und Bedenken äußern Ihre Kunden in Bezug auf die Digitalisierung?
Truong: Kosten, Sicherheit, Mitarbeiter – das sind sicherlich die drei Hauptthemen, die immer wieder zur Diskussion stehen. Viele sehen natürlich nicht sofort den Mehrwert einer Investition in die Digitalisierung. Aber um wettbewerbsfähig zu bleiben, gibt es mittel- bis langfristig keine Alternativen. Wir sehen das bei einigen Unternehmen bereits, wie sie vielerorts hinterherhinken und aufgrund der komplexen Arbeitsweisen viel langsamer agieren als ihre Konkurrenten. Auch die Betreuung der alten Systemlandschaften bzw. die Systembrüche bergen viele Fehlerpotenziale, erschweren den täglichen Arbeitsablauf und verursachen immense Mehrkosten. Diese Kosten sollte man lieber in die Digitalisierung und Vereinfachung überholter Prozesse investieren. Und hat man auch bezüglich der IT-Sicherheit Bedenken, dann sei hier klar gesagt, dass mit einer vernünftig aufgesetzten Systemlandschaft auch die Sicherheit gewährleistet ist. Viele veraltete Systeme und Netzwerke haben einen hohen Wartungs- und Sicherheitsaufwand bzw. sind anfälliger für Angriffe von außen. Der Gang in die Cloud gewährleistet darüber hinaus zusätzlichen Schutz. Man lagert das Datensicherheitsthema aus und überlässt die Arbeit Experten, die darauf spezialisiert sind.

Die Ängste und Bedenken der Mitarbeiter aus den Fachbereichen sind mitunter eine der größten Herausforderungen in einem Digitalisierungsprojekt. Diese Herausforderung ist nicht sofort zu Beginn erkennbar und entwickelt sich meistens im Laufe des Projekts. Viele Projektmanager und Entscheidungsträger erkennen zu spät, dass die betroffenen Mitarbeitenden zu wenig oder viel zu spät in das Projekt integriert wurden. Die Motivation und vor allem die Vorbereitung der Fachbereiche und deren Teams auf die kommenden Änderungen sind das A und O eines solchen Projekts.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 4/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Was geben Sie den Entscheidern als Handlungsempfehlungen mit auf den Weg?
Truong: Entscheider müssen sich mit den unternehmensinternen Prozessen, Herausforderungen und Potenzialen auseinandersetzen, um zu erkennen, was das Unternehmen wirklich benötigt und vor allem auch verkraftet. Es muss nicht auf Biegen und Brechen die teuerste und neueste Software angeschafft werden. Die Mitarbeiter müssen von Beginn an eingebunden werden – wenn möglich sogar schon bei der Auswahl der Software. In sogenannten Pre-Studies, die wir Kunden ebenfalls anbieten, erarbeitet man einerseits die bestehenden Prozesse, hat aber andererseits die Möglichkeit, sich von der bestehenden Systemlandschaft und Datenstruktur ein Bild zu machen. Das erleichtert Beratungshäusern wie uns zu erkennen, welcher Bedarf besteht, aber auch, wie viel Potenzial und Aufwand hinter einem Digitalisierungsprojekt stecken. Darüber hinaus können wir damit besser abschätzen, was die Organisation in der Lage wäre zu verdauen – das schließt die Fachbereiche und deren Mitarbeitenden sowie die interne IT und das Management mit ein. Entscheider müssen von Beginn an ein aktives Change Management betreiben, offen für Änderungen sein und am Ende des Tages diese Änderung selbst aktiv mittragen.

Bildquelle: CNT Management Consulting