DMS sorgt für Überblick in den Lieferketten

Das Gesetz sieht umfassende Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten vor, bei deren Verletzung empfindliche Strafen drohen. Für die Berichtspflichten, die sich aus dem Lieferkettengesetz ergeben, sind besonders diese Dokumente relevant: Vertragsdokumente, Verhaltensvorschriften und Verhaltenscodizes, Jahresberichte und Dokumentationen zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten, Grundsatzerklärungen, Risikoanalysen und Risikoberichte, Beschwerdeverfahren sowie Lieferantenzertifizierungen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

In großen Unternehmen können so schnell enorme Datenmengen entstehen. Dennoch brauchen Verantwortliche schnellen und zentralen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) helfen ihnen dabei, all das zu gewährleisten. Dies sind laut D.velop die wichtigsten Vorteile:

Lieferantenakten

Die Lieferkettenstruktur sowie eventuelle Verletzungen von Vorgaben und Maßnahmen sind vollständig zu dokumentieren. Um die dadurch drohende Komplexität in den Griff zu bekommen, sollten Unternehmen auf ein DMS setzen, das die für das Lieferkettengesetz relevanten Dokumente in digitalen Lieferantenakten transparent und schnell zugänglich archiviert und so die geforderte ortsunabhängige Aufbewahrungspflicht sicherstellt.

Vertrags-Management

Durch einen Wechsel in das Vertrags-Management-System können Lieferantenverträge schnell und praktisch abgerufen, gemeinsam bearbeitet und Fristen automatisiert eingehalten werden. Diese Vertragsdokumente spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Transparenz in Produktionsabläufen sicherzustellen.

Hinterlegte Risiken

Das Gesetz fordert auch, mögliche Risiken in Lieferantenverträgen zu hinterlegen, um Aussagen über die Wahrscheinlichkeit von Anpassungen innerhalb einer Lieferkette treffen zu können. Umsetzen lässt sich das beispielsweise über Listen innerhalb des Lieferantenvertrags, wo bestimmte Risiken beispielsweise für Umwelt oder Menschenrechtsverletzungen erfasst und in ihrer Schwere quantifiziert werden.

Beschwerde-Management

Alle Beschwerden müssen erfasst und transparent für das Berichtswesen dokumentiert werden. Ebenso müssen Maßnahmen beschrieben sein, wie Verstöße in der Lieferkette künftig verhindert werden. Spätestens hier sollten digitale Lösungen zum Einsatz kommen, die das Management der Eingaben erleichtern.

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