Dokumente aufbewahren oder vernichten?

Ob diese Angst begründet ist, wurde kürzlich im Rahmen einer Gerichtssimulation geprüft. Ausgerichtet von Datev aus Nürnberg und der Universität Kassel nahm eine Simulationsstudie die Beweiskraft gescannter Dokumente genauer unter die Lupe. Als Kenner von Archivierung- und Signaturszenarien wurde der Enterprise-Content-Management-Anbieter Optimal Systems dazu eingeladen, in der Rolle des Sachverständigen an der Gerichtssimulation teilzunehmen.

Der Hintergrund: Die fachlich-inhaltlichen Strukturen wurden von Mitarbeitern der Datev sowie dem Team um Prof. Alexander Roßnagel, Direktor des Forschungszentrums für Informationstechnik-Gestaltung der Universität Kassel, erarbeitet. Neben Richtern, Anwälten und Sachverständigen nahmen auch Beobachter der begleitenden Wissenschaftsinstitutionen und Mitarbeiter der Unternehmen an der Gerichtssimulation teil. Geladen waren zudem Interessenten aus Behörden und Wirtschaft, so dass etwa 75 Teilnehmer „live“ dabei waren. Der Ablauf ähnelte den üblichen Zeremonien in Gerichtssälen. Insgesamt wurden vierzehn Streitfälle, aufgeteilt auf das Zivil- sowie Finanzgericht, konstruiert.

Ersetzend gescannte Dokumente wurden als Beweismittel vom Kläger oder Beklagten vorgetragen. Die konstruierten Fälle gab man den beteiligten professionellen Richtern und Anwälten bereits wenige Wochen vor dem Termin bekannt, so dass sie sich entsprechend vorbereiten konnten. In einigen Fällen bekam einer der Anwälte weiteres Material an die Hand, das die Sachlage verschob, so dass Richter, Anwälte und Sachverständige ihre Strategie entsprechend anpassen mussten. Als Sachverständiger – einbestellt zur Klärung der Authentizität und Integrität der vorgelegten elektronischen Dokumente – stellte ein Mitarbeiter von Optimal Systems das Vorgehen der Verifikation sowie die Interpretation der Prüfberichte vor. Zudem ging er auf weitere Fragen im Kontext der Technischen Richtlinie TR-Resiscan des BSI (siehe Glossar) ein.

Beweiskraft elektronischer Dokumente

Eine wichtige Erkenntnis bezüglich des Stellenwerts von gescannten Dokumenten in einem Gerichtsverfahren: In allen Streitfällen sind die elektronischen (gescannten) Dokumente als Beweisstück anerkannt worden. Ein kritischer Punkt war jeweils der ausgewiesene Zeitpunkt, sprich, ob die Zeitangaben manipuliert werden könnten. Hier zeigte sich, dass eine Absicherung des zeitgebenden Systems, z.B. durch zwei Administratoren, ausreichend für den Richter war. Es zeigte sich zudem, dass das von vielen Unternehmen bisher genutzte Verfahren des Zusammenspiels von Archivsystem mit Verfahrensdokumentation auch weiterhin ausreichen würde. In allen Fällen wurde beim Signieren der Dokumente kein zusätzlicher qualifizierter Zeitstempel genutzt, so dass jeweils der Erfassungsprozess selbst im Fokus stand. In jenen Fällen, in denen der Empfänger des Schriftstücks das Dokument selbst auf seinem privaten Rechner gescannt und signiert hat, ist der im Verifikationsbericht ausgewiesene Zeitpunkt nicht sicher.

Daher die Empfehlung: besser einen zertifizierten Zeitstempel (kostenpflichtig) nutzen oder durch einen Dritten erfassen und gegebenenfalls sogar aufbewahren lassen. Für Privatpersonen bedeutet dies allerdings, dass sie alle wichtigen Urkunden weiterhin in Papierform aufbewahren sollten. Übrigens darf nicht alles vernichtet werden: Es gibt Dokumente, die weiterhin in Papierform aufzubewahren sind wie etwa Bürgschaftsurkunden. Generell fällt es einem Richter leichter, ein Dokument als Beweis anzuerkennen, wenn ihm gleichzeitig ein Zertifikat vorgelegt wird, das ihm die Konformität des Systems nach TR-Resiscan ausweist. Allerdings kam vor Ort heraus, dass viele der Anwesenden dem BSI-Modul TR-Resiscan eher skeptisch gegenüberstehen, etwa hinsichtlich dessen Wirtschaftlichkeit. Denn Unternehmer müssen wirtschaftlich handeln und möchten daher nicht mehr Technik als nötig einsetzen. Da die zusätzliche Signatur nur wenig mehr an Beweiskraft bringt, fragen sie sich zurecht: „Warum nicht weitermachen wie bisher?“

Glossar

Ersetzendes Scannen: Mit „ersetzendem Scannen“ ist gemeint, dass nach dem Scannen von aufzubewahrenden Papierbelegen diese vernichtet werden, so dass anschließend nur noch eine elektronische Kopie des Originals vorhanden ist.

TR-Resiscan: Das Akronym TR-Resiscan steht für Technische Richtlinie – Rechtssicheres Scannen. Es bezeichnet ein Dokument, das vom Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) im Zusammenspiel mit Behörden als auch Herstellern entwickelt wurde. Darin wird beschrieben, wie Technik und Organisation gestaltet sein sollten, damit die gescannten Dokumente eine hohe Beweiskraft besitzen, also vor Gericht nicht abgewiesen werden können.

Rechtssicherheit: Kein Verfahren gewährleistet Rechtssicherheit – denn noch immer entscheidet der Richter in freier Beweiswürdigung. Eine Partei wird mit Sicherheit verlieren, so es denn keinen Vergleich gibt.

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