Doppelt hält besser

Um sich zukunftssicher aufzustellen, plant die Aachener Grundvermögen langfristig den Wechsel in die Cloud. Das hat zur Folge, dass sich das Unternehmen von der traditionellen Archivierung verabschieden muss. Um dabei zum einen auf Nummer sicher zu gehen und zum anderen die Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen und nicht zu überfordern, kombiniert die Kapitalverwaltungsgesellschaft in der Startphase der Umstellung zwei unterschiedliche Technologien miteinander: Archivelink und CMIS. Das bedeutet, dass der Archivzugriff parallel auf zwei Weisen möglich ist – über Archivelink direkt aus SAP sowie über die Azure-Cloud mittels CMIS. Von dieser Doppelstrategie verspricht man sich ein positives Feedback seitens aller Involvierten und schlussendlich eine Verschlankung des Archivierungsprozesses.

Archivierung unter besonderen Umständen

Wichtig ist dabei jedoch, dass die Aachener Grundvermögen die speziellen Auflagen, die für Kapitalverwaltungsgesellschaften hinsichtlich der Datenverwaltung gelten, erfüllt. So muss die Archivierung in der Cloud nicht nur GoBD-konform sein, sondern auch den Anforderungen der KAIT entsprechen. Um das zu gewährleisten, haben sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einem Archivierungssystem gemacht, das diese Rahmenbedingungen – eine hybride Archivierung – erfüllen kann.

Nachdem man bei der Marktanalyse auf Tia, die intelligente Archivierung der KGS Software GmbH, gestoßen war, entwickelte man das zweigleisige Übergangskonzept sowie die finale Cloud-Archivierung in Azure. Das Besondere war dabei, dass gemeinsam eine CMIS-App entwickelt wurde, mit der sich Dokumente, wie beispielsweise Investitionsanträge, nicht nur einfach prüfen und freigeben, sondern auch automatisch archivieren lassen.

Do it yourself

Die Anpassung der Prozesse und Abstimmung mit den Mitarbeitern gestaltete sich weitestgehend reibungslos und war in rund vier Wochen abgeschlossen. Durch die proaktive Kommunikation, die frühzeitige Einbindung der Belegschaft und die Tatsache, dass die Archivierung über CMIS in der Azure Cloud größtenteils intuitiv funktioniert, konnten die Mitarbeiter ohne große Einweisungen oder Schulungen schon nach kurzer Zeit ihre Dokumente nach dem neuen Prinzip archivieren. „Durch die Umstellung der Archivierung auf die Azure-Cloud sind wir nicht nur revisionssicher, sondern haben auch smartere Prozesse und keine Medienbrüche mehr wie früher“, sagt Sebastian Lemke, Product Owner SAP bei der Aachener Grundvermögen Kapitalverwaltungsgesellschaft mbH. Jetzt werden die zahlreichen Dokumente mit nur einem Klick direkt in der Azure-Cloud gespeichert und können sowohl unmittelbar aus dem SAP-System als auch direkt über CMIS geöffnet werden.

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Die Aachener Grundvermögen Kapitalverwaltungsgesellschaft mbH
... wurde 1973 gegründet, um institutionellen Anlegern der katholischen Kirche in Deutschland eine Alternative zum eigenen Immobilienerwerb zu bieten. Seither verfolgt das Unternehmen eine auf Langfristigkeit ausgelegte Anlagestrategie mit Schwerpunkt innerstädtische Einzelhandelsimmobilien in Toplagen. Die Anlagemöglichkeiten richten sich neben institutionellen Anlegern aus dem Bereich der evangelischen und katholischen Kirche auch an gemeinnützigen Stiftungen in Deutschland.

Bildquelle: Aachener Grundvermögen