E-Akte statt Papier bei der Stadt Bielefeld
Bielefeld stellt sich der Digitalisierung mithilfe einer E-Akte-Lösung.
Mit dem Produktivstart der Software im Rechnungsprüfungsamt wurde jetzt das erste Pilotprojekt abgeschlossen. Die dringend notwendige Digitalisierung von Verwaltungsprozessen stellt für den öffentlichen Sektor eine komplexe Herausforderung dar. Die Stadt Bielefeld hat nun die Weichen für die Zukunft rechtzeitig gestellt und einen ersten Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation getan.
Im Pilotprojekt hat das Rechnungsprüfungsamt die E-Akte-Lösung Nscale eGov eingeführt. Das Amt soll somit das erste in Bielefeld sein, das die Anforderungen des E-Government-Gesetzes der Bundesregierung aktiv umgesetzt hat und zunehmend von papiergetriebenen Verwaltungsprozessen auf die digitale Aktenführung umstellt.
Die zentrale Herausforderung bei der Implementierung einer E-Akte-Lösung in der Stadtverwaltung soll in den sehr individuellen Anforderungen einzelner Fachämter bestehen, heißt es seitens des Dienstleisters. Hier seien eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit der eingesetzten Software essentiell. Nur so ließen sich die konkreten Verwaltungsabläufe optimal abbilden und zugleich auf einer einheitlichen Plattform zusammenführen.
2.000 Mitarbeiter sollen profitieren
Im Ergebnis steht nun jedem Mitarbeiter im Bielefelder Rechnungsprüfungsamt ein auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmtes Werkzeug zur elektronischen Verwaltungsarbeit zur Verfügung. Daraus ergeben sich beschleunigte Prozesse, Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine erhöhte Transparenz rund um das Informationsmanagement, heißt es.
Die übrigen Organisationseinheiten sollen dem Beispiel des Rechnungsprüfungsamtes schrittweise folgen. Vor der flächendeckenden Einführung wird es vier zusätzliche Pilotprojekte geben. An rund 2.000 Arbeitsplätzen in der Bielefelder Stadtverwaltung soll nach Abschluss des Gesamtprojektes mit der E-Akte-Lösung gearbeitet werden.
Bildquelle: Thinkstock/iStock
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