13.02.2024 Neues Gesetz geplant

E-Invoicing-Pflicht steht vor der Tür

Von: André von de Finn

Auch wenn genaue Details noch nicht feststehen, ist klar: Für B2B-Unternehmen wird die elektronische Rechnungstellung zur Pflicht. Das bringt nicht nur Vorteile, sondern auch neue Anforderungen und Herausforderungen.

Auch wenn Unternehmen nun ein wenig Aufschub bekommen haben – E-Invoicing steht bereits vor der Tür und es führt kein Weg daran vorbei.

Die E-Rechnung soll das Risiko von Mehrwertsteuerbetrug senken. Deshalb sieht die Bundesregierung die phasenweise Einführung eines neuen E-Invoicing-Gesetzes vor. Zunächst bleibt der Versand von E-Rechnungen „optional“. Lediglich Erhalt und Verarbeitung müssen Unternehmen durchführen können. Der Versand wird ca. ein Jahr später für große Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 800.000 Euro verpflichtend. Anschließend folgen kleinere Unternehmen und wieder ein Jahr darauf wird der Prozess an die Vorgaben der EU angepasst. Über den genauen Zeitpunkt der Einführung ist man sich noch uneins, doch Ende November soll dem Bundestag eine geänderte Fassung des Gesetzes vorgelegt werden und erst dann kann der tatsächliche Termin zur Einführung beschlossen werden.

Papier wird unzulässig

In naher Zukunft heißt es also: (Inländische) Rechnungen sind nur noch in elektronischer Form und in einem strukturierten Format wie XML zu versenden und zu empfangen. Dadurch entstehen für B2B-Unternehmen etwaige Herausforderungen. Zum einen ist die Verwendung von Papier und PDF-Dateien im Rahmen des Rechnungsstellungsprozesses dann nicht mehr zulässig. Laut einer Studie von IDG und Opentext kann das für einen Großteil der Unternehmen zu einem Problem werden: 64 Prozent stellen immer noch Papierrechnungen aus.

Zum anderen nimmt der Gesetzgeber eine zentralere Rolle ein. Nach aktuellem Stand wird die Bundesregierung von einem Clearance-Modell absehen. Nichtsdestotrotz legt sie – wie andere Regierungen auch – meldepflichtige Rechnungsinformationen fest. Diese Daten können sich von Land zu Land unterscheiden und regelmäßig ändern. Das setzt vor allem Unternehmen mit internationalen Geschäftsaktivitäten unter erheblichen Druck.

Weniger Aufwand durch Automatisierung

Die Antwort auf komplexe und aufwändige Prozesse ist häufig die Automatisierung. Das ist beim E-Invoicing nicht anders. Allerdings automatisieren lediglich 40 Prozent der weltweit befragten Unternehmen ihre elektronische Rechnungstellung vollständig – und das, obwohl es den allgemeinen Bearbeitungsaufwand, das Fehlerrisiko sowie anfallende Kosten senkt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

So überträgt eine E-Invoicing-Lösung automatisch alle relevanten Informationen aus der E-Rechnung in das weiterverarbeitende System, sobald diese eingeht. Dadurch entfallen weitere manuelle Sichtungs- und Prüfschritte. Diese Daten bilden die Grundlage für die automatisierte Verbuchung, Freigabe und elektronische Archivierung. Auf der anderen Seite überprüft sie bei Rechnungsausgang, ob das Dokument alle Pflichtangaben enthält, und konvertiert es in das Format, das den Anforderungen des Empfängers (Kunde, staatliche Plattform) entspricht. Somit entlastet eine automatisierte E-Invoicing-Lösung die Mitarbeiter und verschafft ihnen wertvolle Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Trotzdem müssen international aktive Unternehmen ihre Prozesse anpassen, sobald ein Land seine Anforderungen ändert – ungeachtet dessen, wie kurzfristig oder in welcher Sprache. Andernfalls müssen sie mit Sanktionen rechnen. Unternehmen, die für jeden ihrer Märkte auf Einzellösungen und folglich auf mehrere Verträge, Preismodelle und Prozesse gleichzeitig setzen, sind dieser Aufgabe kaum gewachsen. Stattdessen behält ein Full-Service-E-Invoicing-Anbieter internationale Vorgaben im Auge, kommuniziert diese proaktiv an seine Kunden und stellt mögliche Lösungsansätze vor.

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