E-Mail-Infrastrukturen managen und absichern

Unternehmen mit komplexen E-Mail-Infrastrukturen müssen häufig eine immer größere Menge an Nachrichten sinnvoll verwalten und absichern. Denn E-Mails sind nicht nur integraler Bestandteil jedes digitalen Arbeitsplatzes, sondern auch vieler unternehmenskritischer Geschäftsprozesse. E-Mail-Kommunikationslösungen aus der Cloud bieten dabei einen klaren Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Denn sie sind flexibel und skalierbar und verursachen nur geringe Kosten und keinen Wartungsaufwand. Mit einer Predelivery Logic, wie z.B. des Enterprise-Cloud-Anbieters Retarus, erhalten IT-Verantwortliche einen Werkzeugkasten, der es ihnen ermöglicht, ihren E-Mail-Verkehr auf Basis selbst definierter Regeln zu kontrollieren, zu organisieren oder anzupassen. Eingehende E-Mails lassen sich damit automatisch nach individuellen Regelwerken weiterverarbeiten. Unternehmen haben so nicht nur die Möglichkeit, ihre IT-Infrastruktur effektiv abzusichern, sondern können Innovationen vorantreiben, die sich unmittelbar auf Geschäftsprozesse und -umsatz auswirken.

Kontrolle und innovative Vorselektion

Mittels Predelivery Logic legen Unternehmen individuelle Regelwerke fest, mit denen sich der eingehende E-Mail-Verkehr wesentlich effizienter und umfassender kontrollieren lässt. Flexible Kombinationsmöglichkeiten aus Bedingungen und Aktionen schaffen nahezu unbegrenzte Einsatzszenarien. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen seine E-Mail-Infrastruktur On-Premises oder als Cloud-Service betreibt. Gerade in hybriden Umgebungen spielt eine Predelivery Logic aus der Cloud ihre Vorteile voll aus. Noch bevor sie an die eigene Infrastruktur zugestellt werden, werden eingehende Nachrichten nach individuellen Regeln analysiert, gegebenenfalls umgeleitet und optimiert. Diese Verarbeitung auf Ebene des Secure E-Mail Gateways ermöglicht maximale Flexibilität, die serverseitige oder auf einzelne Postfächer beschränkte lokale Regelwerke nicht bieten können. Denn wenn sich die E-Mail erst einmal in der eigenen IT-Landschaft befindet, lassen sich viele Sicherheitsregeln und -maßnahmen nicht mehr umsetzen.

E-Mail-Verkehr effektiv absichern

Da eine Predelivery Logic E-Mails schon am Security Gateway nach individuellen Regeln analysiert, lassen sich diese im Zweifelsfall bereits aussortieren, bevor sie die Infrastruktur des Unternehmens erreichen. So erlauben es die Regelwerke, sie nach landesspezifischer Herkunft („Source IP Country“) zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen automatisch einzuleiten, etwa wenn seitens des Unternehmens der Bedarf besteht, alle Nachrichten aus bestimmten Regionen oder Ländern vorsorglich zu isolieren – sei es aus reinen Sicherheitserwägungen oder auch aufgrund interner Compliance-Vorgaben. Je nach Konfiguration lassen sich z.B. Nachrichten in die User-Quarantäne leiten. Dabei bietet ein entsprechender Service idealerweise ein Live-Monitoring, um den Weg einer Nachricht durch die gesamte Verarbeitungskette nachvollziehen zu können. Zusätzlich muss die Möglichkeit bestehen, neben der geografischen Herkunft auch die Sprache im E-Mail-Body zu erkennen und für automatische Regeln heranzuziehen. Gleichzeitig sollte ein IT-Dienstleister Sofortmaßnahmen wie die Sperrung relevanter IPs und Domains einleiten können, ohne dass der Kunde aktiv werden muss. Die entsprechenden Regelungen müssen dabei laufend überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Höchste Datenschutzstandards

Idealerweise stellt der Dienstleister einen Service wie die Predelivery Logic über ein webbasiertes Self-Service-Tool bereit, über das sich alle Regeln transparent anlegen, verändern und priorisieren lassen. In die eigentliche E-Mail-Infrastruktur des Unternehmens wird dazu nicht eingegriffen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 10/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Darüber hinaus sollte den Kunden bei der Umsetzung individueller Regeln für eine effiziente E-Mail- und Workflow-Automatisierung ein 24/7-Support in der jeweiligen Landessprache jederzeit beratend zur Seite stehen. So lassen sich Probleme durch Zeitmangel oder noch unklare Organisationsstrukturen vermeiden und auch vorübergehende Vorhaben schnell und mit geringem Aufwand umsetzen. Dadurch wird die Fehleranfälligkeit manueller Eingriffe deutlich reduziert. Insgesamt empfiehlt es sich, auf einen Dienstleister zurückzugreifen, der alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren DSGVO-konform verarbeitet und branchenspezifische Standards erfüllt. 

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