ECM-Software für das digitale Archiv

IT-DIRECTOR: Herr Kurbjuhn, welche Argumente sprechen aus Ihrer Sicht für die digitale Archivierung. Welche Aspekte sprechen dagegen?
B. Kurbjuhn: Es gibt viele Aspekte, die für eine digitale Archivierung sprechen: schnellerer Zugang und leichtere Auffindbarkeit von Dokumenten, mehr Transparenz und Effizienz im Dokumentenmanagement sowie die Möglichkeit, Prozesse vollständig nachzuvollziehen, zum Beispiel durch eine automatische Versionierung. Ein digitales Archiv abzulehnen, wäre im Angesicht der digitalen Transformation schlichtweg falsch. Entscheidend ist, nicht nur die technische Möglichkeit zur digitalen Ablage zu schaffen, sondern arbeitsorganisatorisch auch entsprechende Prozesse zu etablieren.

IT-DIRECTOR: Nutzen Unternehmen Software-Lösungen zur elektronischen Archivierung, müssen eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen berücksichtigt werden. Welche Kriterien müssen bezüglich der Rechtskonformität beachtet werden?
B. Kurbjuhn: Eine rechtskonforme Archivierung geht weit über festgeschriebene mehrjährige Aufbewahrungspflichten hinaus. Wenn es um IT-Compliance geht, ist die elektronische Archivierung nur ein Puzzle-Teil. Es ist wichtig zu verstehen, dass das digitale Archiv selbst nicht gesetzlich reguliert ist. Der Grad der Regulierung ergibt sich erst aus den darin verwalteten Informationen sowie den abgebildeten Prozessen.

IT-DIRECTOR: Welchen Vorteil bieten ECM-Software-Lösungen bei der digitalen Archivierung?
B. Kurbjuhn: Moderne ECM-Software hat den Anspruch, den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus abzubilden. Derartige technologische Lösungen greifen direkt in die Wertschöpfungskette ein und stellen den digitalen Wandel innerhalb eines Unternehmens auf ein solides Fundament. Dazu gehört es, – neben einer digitalen Archivierung – eingehende Dokumente in digitale Prozesse zu überführen sowie Partner unter Berücksichtigung von Compliance-Anforderungen in diese Prozesse einzubinden.

IT-DIRECTOR: Geben Sie drei Tipps zur Einführung eines digitalen Archivs und worauf bei der Software-Auswahl geachtet werden muss.
B. Kurbjuhn:

1. Die Software darf keine Punktlösung darstellen: ein Archiv für SAP-Belege, eine weitere Lösung für den Rechnungseingang und die Teamzusammenarbeit – das wird weder aktuellen noch zukünftigen Anforderungen gerecht. Empfehlenswert ist hingegen eine zusammenführende Plattform, die das gesamte digitale Dokumentenmanagement im Unternehmen abbilden kann und damit zukunftsfähig macht.
2. Ein digitales Archiv kann seine Stärken nur ausspielen, wenn unterschiedlichste Applikationen wie ERP oder CRM integriert werden können. Die Software-Lösung sollte daher eine offene Architektur und entsprechende Schnittstellen aufweisen.
3. Bei der Einführung eines ECM-Systems empfiehlt es sich, im Vorfeld möglichst viele der im Unternehmen gestellten Anforderungen an ein Dokumentenmanagement zusammenzutragen. Nur so ergibt sich ein ganzheitlicher Überblick, der sich dann auf die verschiedenen Bereiche herunterbrechen lässt und eine sukzessive Umsetzung der ermittelten Bedürfnisse ermöglicht.