Effiziente Planung

Insgesamt buchten 55 Landesgesellschaften des weltweit agierenden Unternehmens für Lebensmittelverarbeitungs- und -verpackungslösungen mehr als 6.000 Übernachtungen über das Heidler System. Die Kombination aus Dienstleistung und webbasierender Software berücksichtigt die individuellen Anforderungen, die Unternehmen wie Tetra Pak an Messehotels stellen, und gewährleistet gleichzeitig einen transparenten Abwicklungsprozess.

Für Tetra Pak stellten die Entfernung zur Messe Köln, die Anzahl der Betten pro Hotel, die Hotelkategorie sowie die Verpflegungsmöglichkeiten im Hotel wichtige Kriterien dar. Darauf basierend erstellte das Heidler-Hotelteam eine Liste mit möglichen Unterkünften. Im nächsten Schritt wurde die Software an die Anforderungen des Anwenders angepasst und die gewählten Hotels eingepflegt. Sämtliche Informationen zu diesen und den Zimmern konnten dann von allen Landesgesellschaften abgerufen werden.

Im Hotelmodul können die Buchungen durch die Buchungsbeauftragten der Landesgesellschaften jederzeit überprüft und geändert werden. Nach unterschiedlichen Kriterien können Buchungslisten erstellt werden. Auch freie Hotelkontingente werden angezeigt und können verschoben werden. Gerade hier soll der wesentliche Vorteil für Heinrich Iben, Manager Automotion Central Europe bei Tetra Pak und verantwortlich für die Einführung von Webconnect, liegen: „Speziell kurz vor der Messe kommen noch viele kurzfristige Änderungen auf uns zu. Mit der Softwarelösung erhalten wir uns immer die Transparenz und können damit effizienter planen.“

Darüber hinaus profitierte der Anwender vor und während der Messe von der Integration des Hotelmoduls in die Webconnect-Plattform. Schon seit 2006 arbeitet Tetra Pak zur Kommunikation auf dem Messestand und der Planung der Konferenzräume mit Webconnect. Durch die Integration des Hotelmoduls können zahlreiche Dateneingaben entfallen, da sämtliche Informationen zur Aufenthaltsdauer, dem Hotel und den Adressinformationen schon erfasst wurden. Für den Anwender programmierte der Dienstleister kurzfristig eine zusätzliche Seminarverwaltung, die über das Webconnect-System abgewickelt werden kann. Das System unterstützte die Landesgesellschaften auch bei der Beantragung der Visas durch die Erstellung der „Letter-of-invitation“, heißt es, sowie bei der Kontrolle der Hotelabrechnungen durch die Belegungslisten.

www.tetrapak.com
www.heidler.de

Bildquelle: Tetra Pak