Ein Viertel aller Projekte bleibt auf der Strecke

Mit jedem Tag im Dezember rückt das Jahresende näher – und in deutschen Büros herrscht Hochbetrieb. Deadlines stehen bevor, der Druck steigt und die To-do-Listen scheinen länger statt kürzer zu werden. Viele Angestellte entscheiden sich in dieser Zeit dazu, ihre Aufgaben auf das nächste Jahr zu verschieben.

Atlassian hat in seiner neuen „Circle Back“ Studie den 17. Dezember als den sogenannten „World Circle Back Day“ identifiziert. An diesem Tag haben sich die meisten Büroangestellten innerlich schon vom Jahr verabschiedet – in der Hoffnung, unvollendete Aufgaben im nächsten Jahr wieder aufzugreifen. Doch was kurzfristige Entlastung bringt, führt häufig dazu, dass Projekte gänzlich auf der Strecke bleiben.

Projektstau im Dezember

Im letzten Monat des Jahres treffen Hektik und hohe Erwartungen aufeinander. Atlassians Studie zeigt, dass in mehr als der Hälfte (60 Prozent) der Unternehmen in Deutschland ein erheblicher Teil der Projekte am Jahresende unabgeschlossen bleibt. Durchschnittlich betrifft das 16 Prozent aller Projekte – in Organisationen, die regelmäßig mit offenen Projekten ins neue Jahr starten, liegt der geschätzte Anteil sogar bei knapp einem Viertel (26 Prozent). Doch warum bleibt so viel liegen?

Der häufigste Grund dafür ist, dass Ziele und Prioritäten gegen Ende des Jahres neu ausgerichtet werden (29 Prozent), dicht gefolgt von unvorhergesehenen Herausforderungen (23 Prozent), die die Arbeit zusätzlich erschweren. Zudem sind Teams oft überambitioniert und nehmen sich mehr vor, als sie bewältigen können (14 Prozent). Die Urlaubszeit verschärft das Problem zusätzlich, da Teams oft unterbesetzt sind und dadurch Zugang zu wichtigen Informationen fehlt (13 Prozent) oder keine passenden Zeitslots in ihren Kalendern finden, um sich in Meetings gemeinsam abzusprechen (10 Prozent). Die Folge: Entscheidungen werden vertagt, Deadlines verpasst, und der Fortschritt vieler Projekte gerät ins Stocken.

Trugschluss: „Wir machen das im nächsten Jahr“

Die Mehrheit (59 Prozent) der deutschen Büroangestellten geht nach dem Motto „Neues Jahr, gleiche Prioritäten“ vor, wenn es darum geht, Aufgaben aus dem Vorjahr wieder aufzugreifen. Der Jahreswechsel bietet jedoch selten den erhofften Schwung, um liegengebliebene Projekte wieder ins Rollen zu bringen. Zwar kehrt ein Teil der Büroangestellten (17 Prozent) im Januar mit frischem Elan zurück, aber nicht einmal ein Viertel (22 Prozent) ist zuversichtlich, dass sie verschobene Projekte schnell wieder aufnehmen können.

Die Vorstellung, dass sich Aufgaben einfach ins nächste Jahr verschieben lassen, erweist sich daher oft als Irrtum. Tatsächlich macht etwa jeder zehnte Angestellte (11 Prozent) im Januar sogar Überstunden, um offene Arbeit aus dem Vorjahr nachzuholen. Trotz des Mehraufwands kommt es manchmal immer noch zu sogenannten „Zombie-Projekten“ – Aufgaben, die formal bestehen, aber nie wirklich abgeschlossen werden und Ressourcen binden, ohne Ergebnisse zu liefern. So geben 8 Prozent der Befragten sogar an, dass Projekte einfach vergessen werden und vom Radar verschwinden.

Produktiver Übergang mit asynchronem Arbeiten

Der Jahresendspurt muss nicht von Hektik geprägt sein: Im Gegensatz zu traditionellen Arbeitsmethoden, die auf zeitgleiche Kalenderverfügbarkeiten angewiesen sind, bietet Asynchrones Arbeiten Teams die Möglichkeit, auch in stressigen Phasen effizient zu bleiben. Der moderne Ansatz ermöglicht es ihnen, die Arbeit flexibel in ihrem eigenen Tempo voranzutreiben.

„Vielen Unternehmen fehlen die richtigen Tools und Arbeitsweisen, um ihre Mitarbeitenden in stressigen Phasen zu unterstützen. Daher greifen ihre Teams automatisch auf Meetings und synchrone Arbeitsformen zurück“, erklärt Molly Sands, Head of Teamwork Lab bei Atlassian. „Im Gegensatz dazu können Unternehmen, die auf effektive asynchrone Arbeitsmethoden setzen, deutlich schneller agieren, da sie nicht darauf angewiesen sind, dass alle Mitarbeitenden gleichzeitig online und verfügbar sind. Dieser Ansatz reduziert nicht nur Stress, sondern verbessert auch den Arbeitsfluss und gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, das neue Jahr mit frischem Fokus und gestärktem Selbstvertrauen zu beginnen.“

Strategien für den Erfolg

Um asynchrones Arbeiten erfolgreich umzusetzen, helfen folgende Strategien:

• Prioritäten abstimmen: Teams müssen sich zunächst Klarheit darüber verschaffen, welche Aufgaben bis Ende des Jahres abgeschlossen werden müssen. Die gemeinsame Abstimmung kann dabei ganz ohne Meeting erfolgen. Mit modernen Kollaborationstools können Teams zum Beispiel neue Deadlines festlegen und To Dos verteilen.
• Transparente Dokumentation: Für erfolgreiche asynchrone Zusammenarbeit müssen alle relevanten Informationen über den Stand aktueller Projekte jederzeit und für alle Teammitglieder zugänglich sein. Fortschritte, Entscheidungen und die nötigen nächsten Schritte müssen transparent dokumentiert werden, damit Mitarbeitende nach der Urlaubspause nahtlos wieder einsteigen können, ohne dass wichtiger Kontext verloren geht.
• Moderne Kollaborationstools können dabei helfen, die nötigen Informationen leicht zugänglich und übersichtlich zu gestalten. Besonders gut eignen sich solche, die es erlauben, eine kurze Videonachricht aufzunehmen. Das kann sinnvoll sein, um das Team zu briefen: Teammitglieder können zu einem beliebigen Zeitpunkt darauf zugreifen, um sich Klarheit zu verschaffen.

„Das Jahresende erzeugt oft Druck, Projekte schnell abzuschließen”, so Molly Sands. “Aber es ist auch eine Gelegenheit, Prioritäten neu zu bewerten. Viele von uns versuchen, zu viel auf einmal zu erledigen. Das bremst aus und ist auch der Qualität unserer Arbeit nicht zuträglich. Mitarbeitende sollten stattdessen diesen Moment nutzen, um sich von unwichtigen Projekten zu trennen, sich auf Ergebnisse zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind, und sich darauf vorbereiten im Neuen Jahr frisch und fokussiert zur Arbeit zurückzukehren. Diese Art von Klarheit und bewussten Entscheidungen ist von unschätzbarem Wert.“

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