Eine Frage des Willens und der kurzen Schulung

ITD: Herr Weishaupt, die pandemiebedingte Notwendigkeit, schnell auf Remote- und hybride Arbeitsbedingungen umzustellen, deckte eine Fülle von Problemen auf.
Was waren die größten Herausforderungen in den Unternehmen?
Frank Weishaupt: Am besten aufgestellt waren sicherlich Unternehmen, die bereits vor der Pandemie digitale Kommunikations- und Management-Tools eingeführt haben. Cloud-basierte Lösungen wie Trello für das Task Management, Slack oder Teams für die Kommunikation im Team oder Harvest für die Zeiterfassung boten eine solide Grundlage, um alle Arbeitsabläufe schnellstmöglich remote abbilden zu können. Nahtloser und hürdenloser Austausch mit den Kollegen, remote Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Anwendungen und lückenlose, für alle jederzeit einsehbare und nachvollziehbare Aufgaben- und Ressourcenplanung sind die wichtigsten Erfolgskriterien für die Remote- oder hybride Zusammenarbeit. Mitarbeiter müssen auch außerhalb des Büros jederzeit wissen, was zu tun ist, woran die Kollegen arbeiten, müssen für einander erreichbar sein und auf alle wichtigen Informationen jederzeit zugreifen können.

Wer hier durch Corona ins kalte Wasser geschmissen wurde, hatte es schwer. Besonders Organisationen, die bisher Dokumente und Arbeitsprozesse kaum digitalisiert hatten, erfuhren eine spürbare Disruption ihrer Abläufe oder konnten Homeoffice erst gar nicht wie gewünscht umsetzen. Ein Team in kurzer Zeit auf eine Chat-Lösung zu setzen, ist nicht so sehr das Problem – das ist eine Frage des Willens und der kurzen Schulung. Große, analog vorliegende und arbeitsnotwendige Aktenbestände digital zugänglich zu machen, ist hingegen auf die Schnelle ein Ding der Unmöglichkeit. Kommt dazu noch das Problem, dass nicht nur der Zugriff auf Dokumente benötigt wird, sondern vielleicht auch noch Rundläufe für Freigaben oder Unterzeichnungen notwendig sind, stehen Unternehmen nicht nur vor einem Digitalisierungs-, sondern auch vor einem Prozesserneuerungsprojekt, das nicht mal eben schnell mit Ausrufung der Homeoffice-Pflicht umgesetzt werden kann. Es sind solche Schwierigkeiten, anhand derer uns Corona das Brennglas auf die schleppende Digitalisierung hierzulande gerichtet hat.

Auch nicht zu unterschätzen ist die Frage der Hardware. Es ist in deutschen Büros alles andere als Standard, dass alle Mitarbeiter mit Laptops, Webcams und Smartphones für die Arbeit außerhalb des Büros ausgestattet sind. Je nach Teamgröße führt die Aufrüstung zu einem enormen Investitionsbedarf, der budgetär erst einmal gedeckt sein will. Es ist eine Sache, einen Konferenzraum mit einer guten Videokonferenzlösung auszustatten, um im Büro befindliche Teammitglieder hybrider Belegschaften in die Kommunikation einzubinden. Eine andere Sache ist es, in kurzer Zeit für alle zu Hause Arbeitenden die nötige mobile IT bereitzustellen. Mit einem Pool-Laptop für ein Team von zehn Personen kommt man nicht weit.

Neben diesen operativen Aspekten spielt übrigens auch die Psyche eine wichtige Rolle: Gerade in der Unsicherheit der Pandemielage und in den Lockdowns war es besonders wichtig, gegen das Gefühl der Isolation anzukämpfen. Hier mussten auch Arbeitgeber Bewusstsein entwickeln und durch regelmäßige Video-Calls und auch digitale Team-Events dafür sorgen, dass die Moral erhalten blieb, man sich „auch mal wieder sah“ und das Gemeinschaftsgefühl nicht vollkommen abhanden kam. Auch das erfordert natürlich eine entsprechende technische Ausrüstung.

ITD: Wie kann Zusammenarbeit dieser Tage technisch funktionieren, wenn die Mitarbeiter teils im Büro, teils im Homeoffice sitzen, und warum braucht es für eine erfolgreiche Kollaboration in Großunternehmen jedoch mehr als gute Technik?
Weishaupt: Unternehmen sollten mit einer Remote-First-Mentalität an die Planung ihrer Arbeitsumgebungen gehen. Wir wissen, dass Teams nicht mehr vollständig ins Büro zurückkehren werden. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Arbeitsbereiche zu kollaborativen Räumen werden, die mit TV-Geräten und immersiver Technologie wie 360-Grad-Kameras ausgestattet sind. Wenn ein Unternehmen sich nicht entsprechend digitalisiert, besteht das Risiko, dass ein Teil seines Teams nicht in der Lage ist, sich zu angemessen einzubringen – und somit die Produktivität insgesamt verringert.

Um dauerhaft vom Büro bis in die Homeoffices standortübergreifend erfolgreich zu arbeiten, benötigen hybride Teams also die richtige technische Infrastruktur. Unsere aktuelle Studie „State of Hybrid Work“ hat gezeigt, dass 38 Prozent der befragten Unternehmen deshalb bereits in neue Kommunikations-Tools wie Slack, Zoom oder die Meeting-Owl-Technologie investiert haben. 37 Prozent planen aktuell die Einführung von Produktivitäts-Apps. Diese technischen Tools sind aber nur so gut wie die Schulung und Bereitwilligkeit aller Teammitglieder, sie sinnvoll und verlässlich zu nutzen. Es müssen klare Prozesse und Richtlinien festgelegt werden, wie die Kommunikation im Team und die Dokumentation von Wissen zu erfolgen hat. So müssen etwa alle wichtigen Informationen in den entsprechenden Tools vorgehalten werden, damit Mitarbeiter im Remote Office genauso im Bilde sind wie die, die gemeinsam im Büro über den Schreibtisch miteinander kommunizieren können. Es dürfen keine Zweiklassen-Teams mit unterschiedlichem Zugang zu Informationen entstehen.

Zudem ist es wichtig, klare Präsenzzeiten am Arbeitsplatz zu definieren – egal ob dieser im Büro oder am heimischen Küchentisch ist. Kollegen müssen wissen, wann sie einander spontan erreichen können oder in welchen Kernzeiten Raum für Video-Calls ist. Im Gegenzug muss es auch Prozesse geben, mit denen sich Teammitglieder als „beschäftigt“ abmelden können, um sich ungestört der Stillarbeit widmen zu können. Während ich im Büro in der Regel sehe, ob ich die Person am Nachbarschreibtisch gerade ansprechen kann oder nicht, bedarf es in hybriden Teams klar abgesprochener Signale. In vielen Tools ist es etwa möglich, sich einen entsprechenden Status wie „verfügbar“ oder „beschäftigt“ zu geben. Das muss jedoch auch konsequent und über das Team hinweg einheitlich gepflegt werden, damit das funktioniert.

ITD: Welchen Stellenwert besitzen konkret Video-Tools und -Conferencing-Lösungen und was müssen diese anno 2021 leisten können?
Weishaupt: In einem gelungenen Mix an Technik und Kooperationsprozessen ist ein möglichst hochwertiger Ersatz für den persönlichen Austausch unentbehrlich. Das Gefühl des Miteinanders im realen und virtuellen Raum ist Grundlage für Kreativität und Teamgeist und es gibt zum Glück zahlreiche Möglichkeiten, hier mehr zu bieten als das stumpfe Schauen aller Beteiligten in ihre Kameras und auf zig Fenster.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Nichts isoliert remote Mitwirkende in einem Meeting mehr als schlechte Akustik und eingefrorene Bilder: Hall und Echo im Raum erschweren es, dem Gespräch am Meeting-Ort zu folgen. Stockende Bildübertragung macht es in größerer Runde fast unmöglich, Redner zu identifizieren. Und das Arbeiten an klassischen Whiteboards oder Flipcharts im Raum hindert Remote-Teammitglieder daran, aktiv an Brainstorming-Sessions teilzunehmen. Aufzeichnungen sind in der Regel nicht lesbar, selbst Ideen niederschreiben ist nicht einfach. Vor allem, wenn ein Teil des Teams im Meeting-Raum sitzt und andere einzeln dazugeschaltet sind, sind wir also schnell wieder bei der Gefahr des Zweiklassen-Teams. Eine stabile Internetverbindung, eine gute Raumakustik, das gemeinsame Arbeiten an digitalen oder ganz virtuellen Whiteboards sowie die Nutzung von 360-Grad-Kameras, die durch intelligente Technik sprechende Personen erkennt und fokussiert, schaffen ein Umfeld, in dem  Zugeschaltete hervorragend integriert werden können.

Bildquelle: Owl Labs