„Eine ganzheitliche Herangehensweise“

ITD: Herr Matz, welche Abteilungen in Großunternehmen tun sich generell besonders schwer bei der Digitalisierung und warum?
Matz: Wir stellen oft fest, dass Abteilungen, die historisch bedingt stark auf traditionelle Arbeitsweisen und papierbasierte Prozesse setzen, besondere Schwierigkeiten bei der Digitalisierung haben. Dies betrifft häufig Abteilungen wie die Personalverwaltung, die Buchhaltung, das Supply Chain Management (SCM) und den Vertrieb. Der Grund dafür liegt oft in der Komplexität ihrer Aufgaben und der Vielzahl an bestehenden Prozessen, die angepasst werden müssen. Darüber hinaus haben Mitarbeiter in diesen Abteilungen oft eine lange Betriebszugehörigkeit und sind daher an bestimmte Arbeitsweisen gewöhnt. Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert nicht nur technologische Veränderungen, sondern auch einen kulturellen Wandel und die Bereitschaft der Mitarbeiter, neue Fähigkeiten zu erlernen. Ein weiterer Aspekt ist die Integration von verschiedenen Systemen und Datenquellen, die in diesen Abteilungen existieren. Oft müssen veraltete Systeme mit neuen digitalen Lösungen verbunden werden, was technische Herausforderungen und Kompatibilitätsprobleme mit sich bringt.

ITD: Woran hapert es aktuell z.B. noch bei der Digitalisierung der Verwaltung?
Matz: Im öffentlichen Sektor in Deutschland erleben wir immer wieder die Hürden, die der Digitalisierung im Wege stehen. Die föderalen Strukturen erschweren es enorm, Veränderungen zügig umzusetzen. Es mangelt oft am gemeinsamen Willen und der überparteilichen Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen. Die fehlenden digitalen Kompetenzen sind ebenfalls ein großes Problem. Viele Mitarbeiter verfügen noch nicht über die notwendigen Fähigkeiten, um digitale Prozesse zu verstehen und anzuwenden – dafür muss entsprechende Weiterbildung angeboten werden. Die datenschutzrechtlichen Bedenken der Bürger sind verständlich, aber sie dürfen nicht dazu führen, dass der Fortschritt gebremst wird. Hier ist ehrliche und transparente Kommunikation entscheidend. Ich persönlich finde, dass die Vorteile der Digitalisierung klar vermittelt werden müssen, und es sollte klargestellt werden, wie die Daten geschützt werden. Nur so können wir das Vertrauen der Menschen gewinnen und gleichzeitig den digitalen Wandel vorantreiben. Zusätzlich glaube ich, dass eine bessere Koordination und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Behörden und Institutionen unerlässlich ist, um die nötigen Kompetenzen aufzubauen und den Digitalisierungsprozess zu beschleunigen. Es ist höchste Zeit, dass wir diese Herausforderungen gemeinsam angehen und die Chancen nutzen, die die Digitalisierung bietet.

ITD: Welches Ziel hat die Deutsche Verwaltungscloud-Strategie (DVS) und welche Hürden sind bis dahin noch zu nehmen?
Matz: Von meiner persönlichen Perspektive aus betrachtet, halte ich die Deutsche Verwaltungcloud-Strategie für einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung. Einheitliche Standards und Regelungen sind unverzichtbar, um die Sicherheit bei der Speicherung und Übertragung von Daten zu gewährleisten. Die Idee, dass verschiedene Behörden mit denselben Vorgaben arbeiten, ermöglicht nicht nur einen sicheren Datenaustausch, sondern auch eine effizientere Zusammenarbeit, selbst wenn unterschiedliche Systeme verwendet werden. Die Einführung von Cloud-Technologien erscheint mir als unausweichlicher Schritt, um leistungsfähig und kosteneffizient zu arbeiten und gleichzeitig die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg zu erleichtern. Der Wunsch nach einer „Deutschen Cloud“ ist verständlich, da er das Vertrauen der Bürger stärkt, wenn es um ihre sensiblen Daten geht. Die Reduzierung der Abhängigkeit von ausländischen Cloud-Anbietern ist ein bedeutender Schritt, um die Souveränität über unsere Daten zu bewahren. Für den Erfolg der DVS ist es aus meiner Sicht entscheidend, dass die festgelegten Standards und Regelungen verbindlich sind. Darüber hinaus müssen alle Mitarbeiter, die daran beteiligt sind, entsprechend weitergebildet werden. Es ist wichtig, die notwendigen technischen und finanziellen Ressourcen bereitzustellen, damit das Projekt reibungslos umgesetzt werden kann. Während meiner bisherigen Laufbahn habe ich gelernt, dass die konsequente Umsetzung eines gemeinsam beschlossenen Projektplans unter Berücksichtigung aller Annahmen und Beistellleistungen entscheidend für den Erfolg eines Projekts ist. Die Deutsche Verwaltungscloud Strategie ist keine Ausnahme und erfordert eine solide Planung und Umsetzung, um ihre Ziele zu erreichen.

ITD: Welche Rolle spielt ein IT-Strategie-Komitee im Rahmen der Unternehmensdigitalisierung über alle Abteilungen hinweg?
Matz: Eine gute Frage, da die Aufgabe eines solchen Komitees je nach Unternehmen teilweise unterschiedlich verstanden wird. Meine Interpretation lautet: Das IT-Strategie-Komitee fungiert als leistungsfähiges Team bestehend aus Mitgliedern der Geschäftsleitung und Fachspezialisten, die dafür Sorge tragen, dass die Digitalisierung im Rahmen der Unternehmensstrategie angemessen berücksichtigt wird. Es berät die Geschäftsleitung bei der Erstellung einer klaren Roadmap für die Digitalisierung, und stellt sicher, dass die richtigen Technologien und die richtigen Mitarbeiter den Prozess unterstützen. Häufig fördert es auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und erleichtert den Wissensaustausch. Durch diese koordinierten Bemühungen können Unternehmen effektiver auf die Herausforderungen der Digitalisierung reagieren und innovative Lösungen entwickeln, unter direkter Einbindung und mit Unterstützung der Geschäftsleitung.

ITD: Inwieweit sollten auch die (übrigen) Mitarbeiter in die Entscheidungen bzw. generell ins Change Management einbezogen werden?
Matz: Hier habe ich eine ganz klare Haltung. Die Einbindung der Mitarbeiter ist grundsätzlich von entscheidender Bedeutung für den Erfolg jedes Digitalisierungsprojekts und für das gesamte Change Management. Dabei ist es entscheidend, einen ausgewogenen Ansatz zu finden. Dies bedeutet, dass die Einbindung der Mitarbeiter situationsabhängig sein sollte. Bei wichtigen strategischen Entscheidungen oder Veränderungen, die direkt ihre Arbeitsweise betreffen, ist eine umfassendere Beteiligung oft angebracht. In anderen Situationen, die weniger direkte Auswirkungen auf ihre tägliche Arbeit haben, können klare Kommunikation und regelmäßige Updates ausreichen, um sie informiert zu halten. Insgesamt finde ich, sollte die Einbindung der Mitarbeiter in Entscheidungen und Change Management sinnvoll und zielgerichtet sein, um eine effektive und nachhaltige Transformation im Unternehmen zu gewährleisten.

ITD: Wie können Unternehmen ihre Teams fit für eine digitale Zukunft machen, damit sie mit Technologien wie Cloud- und KI-Lösungen am Arbeitsplatz umgehen können?
Matz: Unternehmen, insbesondere Großunternehmen und die öffentliche Verwaltung, stehen vor der Herausforderung, ihre Teams für die rasante Entwicklung von Technologien wie Cloud- und KI-Lösungen zu rüsten. Dies erfordert eine ganzheitliche Herangehensweise an die Personalentwicklung und eine stetige Anpassung an die sich verändernden Anforderungen der digitalen Welt. Um Teams für die digitale Zukunft zu stärken, ist kontinuierliche Weiterbildung essenziell. Unternehmen sollten auf interne Schulungen, externe Programme und Online-Lernplattformen setzen. Partnerschaften mit Bildungseinrichtungen und Innovationsförderung schaffen Raum für Wachstum. Eine offene Kommunikation und Vielfalt im Team fördern zudem innovative Lösungen.

ITD: Wie lässt sich sicherstellen, dass die getroffenen Entscheidungen der Verantwortlichen generell nachhaltig und zielgerichtet sind?
Matz: Eine wichtige Frage, die aber nicht einfach zu beantworten ist. Wenn es hierfür die eine richtige Formel geben würde, hätten viele große Beratungsfirmen kein Business-Modell mehr. Es ist entscheidend, dass die Verantwortlichen umfassend informiert sind und verschiedene Szenarien analysieren, bevor sie eine Entscheidung treffen. Ein partizipativer Ansatz, der Feedback von Experten und relevanten Stakeholdern einbezieht, kann dabei helfen, vielfältige Perspektiven zu berücksichtigen. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen anhand klar definierter Ziele gewährleisten, dass Entscheidungen den gewünschten langfristigen Effekt haben. Dabei sollten nicht nur die Ergebnisse überprüft werden, sondern auch die aktuellen Ziele. Dies hört sich aber einfacher an als es sich oft in der Praxis darstellt. Wichtig ist aber auch, dass man erkennt, dass es keine absolute Sicherheit gibt, ob Entscheidungen den gewünschten Effekt bringen. Die Iterationen während der „Reise“ und ein flexibles Mindset sind deshalb essentiell.

ITD: Welche Bedeutung kommt dem Monitoring bei der Umsetzung zu?
Matz: Ganz einfach, Monitoring ist das Rückgrat, das sicherstellt, dass Entscheidungen nicht nur getroffen, sondern auch erfolgreich umgesetzt werden. Regelmäßiges Monitoring erlaubt das Erkennen von Abweichung und ermöglicht ein Nachjustieren, falls das notwendig ist.

ITD: Was raten Sie Unternehmen, die anno 2023 noch keine zukunftssichere digitale Roadmap in die Wege geleitet haben?
Matz: Unternehmen, die bis 2023 noch keine zukunftssichere digitale Roadmap entwickelt haben, sollten rasch handeln. Mein Rat wäre, zunächst eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen digitalen Fähigkeiten und Schwächen zu machen. Dann sollten klare, realistische Ziele definiert werden, die durch digitale Technologien unterstützt werden können. Es ist nie zu spät, Maßnahmen zu ergreifen, und die Beibehaltung des Status quo sollte nicht akzeptiert werden. Eine kontinuierliche Anpassung an die sich ständig entwickelnde digitale Landschaft ist entscheidend, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben – und in der digitalen Welt sind Anpassungen häufiger notwendig als früher.

ITD: Welche drei Grundsteine sollten für ein erfolgreiches Digitalprojekt in Großunternehmen gelegt werden?
Matz: Ich denke, genau drei Grundsteine zu benennen, würde zu kurz greifen. Aus unserer langjährigen Erfahrung mit zahlreichen nationalen und internationalen Kunden in sehr unterschiedlichen Projekten haben sich allerdings immer wiederkehrende Muster herauskristallisiert. Müsste ich diese jetzt in drei Punkte kondensieren, wären das: eine klare Strategie, ein interdisziplinäres Team und eine agile Umsetzung. Es ist entscheidend, dass die IT-Strategie nicht isoliert, sondern als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie entwickelt wird. Die Zusammenstellung eines interdisziplinären Teams aus IT-Experten, Fachleuten aus verschiedenen Geschäftsbereichen sowie externen Beratern ist von zentraler Bedeutung. Dieses Team sollte nicht nur über die notwendigen technischen Fähigkeiten, sondern auch über ein tiefes Verständnis für die Geschäftsprozesse und Kundenbedürfnisse verfügen. Durch agile Prozesse kann das Team schnell auf Veränderungen reagieren und Anpassungen vornehmen. Gleichzeitig ist es wichtig, auf flexible Technologien zu setzen, die skalierbar sind und nahtlos integriert werden können.

Bildquelle: Vass