Eine gute Adresse für alle Medien-Assets

Aus der Steigenberger Hotel Group wurde im Oktober 2016 die Deutsche Hospitality, die vier Welten unter ihrem Dach vereint: Die Steigenberger Hotels and Resorts stehen für Eleganz. „Maxximize your stay“ heißt es durch den Fokus auf das Wesentliche in den neuen Maxx by Steigenberger Hotels. Das Konzept Jaz in the City präsentiert sich jung, urban und nah am pulsierenden Leben der Stadt. Und die Intercity Hotels liegen im Herzen der Städte mit bester Anbindung an Bahnhöfe und Flughäfen.

Als man sich bei der Unternehmensgruppe auf die Suche nach einer Bilddatenbank machte, geriet das moderne Digital-Asset-Management-System (DAM) Cavok in den Blick. „Die Entscheidung dafür war bei uns dann schnell gefallen“, erklärt Nicole Hennig, Manager Corporate Marketing in der Zentrale der Deutschen Hospitality in Frankfurt. Heute haben mehr als 100 Hotels der Gruppe auf drei Kontinenten Zugriff auf das DAM-System. „Die knapp 1.000 Nutzer können dabei mehr als 15.000 Bilder aus unserer Datenbank nutzen“, sagt Hennig.

Hersteller des DAM-Systems ist die Peak-14 GmbH aus Darmstadt. Ein Vorzug ihres Systems ist es, dass es sich bei Bedarf tief in andere Software integriert. Ob dies nun Layout-Programme, Webshops oder Content-Management-Systeme sind. Möglich wird dies wegen der besonderen Architektur: Das DAM-System basiert auf einem SOAP-Server (Simple Object Access Protocol) als bewusst schlank gehaltenem Kern. Daran knüpft eine Schicht mit funktionalen Modulen an, die quelloffen sind und die sich darum leicht an andere Anwendungen anbinden lassen.

Interne wie externe Nutzer

Die Bilddatenbank der Hotelgruppe wird nicht intern, sondern auch extern genutzt. „Mit der Bilddatenbank arbeiten wir im Marketing in der Zentrale, aber auch die Kollegen aus unseren Hotels überall auf der Welt greifen auf das Bildmaterial zu“, erklärt Nicole Hennig, „ebenso wie unsere externen Agenturen und sogar Journalisten.“ Möglich wird diese Öffnung von Cavok nach außen durch ein differenziertes Rechte- und Rollenkonzept, das die Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten detailliert regelt.

Auch bei internen Nutzern gibt es unterschiedliche Rechteniveaus. „Da sind die Administratoren; dann gibt es Kollegen mit Zugriff auf all unsere Geschäftsbereiche; jene, die beispielsweise nur auf die Steigenberger Hotels and Resorts zugreifen; oder die, bei denen es nur um Bildmaterial geht, das mit ihrem eigenen Haus zu tun hat“, sagt Hennig. Für externe Nutzer wie etwa Fachjournalisten ist der Datenbankzugriff in der Regel nicht nur dem Umfang nach, sondern auch zeitlich begrenzt, meist auf ein Jahr. Die Rechte lassen sich auch so einschränken, dass sie nur für das Bildmaterial einer der vier Marken der Deutschen Hospitality gelten, für definierte Länder oder für bestimmte Regionen, wie etwa das Rhein-Main-Gebiet. Lädt sich ein Journalist für sein Medium dann die benötigten Bilder oder Logos herunter, sind sie auch gleich mit den entsprechenden Copyright-Hinweisen versehen.

Lokalisierte Werbemittelerstellung

Für die Deutsche Hospitality ist es eine zentrale Anforderung, dass die Hotels weltweit bei Bedarf ihre eigenen Flyer erstellen können. Darum ist in Frankfurt neben der DAM-Lösung auch ein zentrales Web-to-Print-System im Einsatz, mit dem Hotels weltweit saisonale Flyer auf Basis diverser Templates erstellen und lokalisieren. „Kollegen vor Ort können damit ihre Flyer anlegen, betexten und dafür auf die Bilder aus dem DAM-System zurückgreifen“, erklärt Hennig. „Dabei werden beispielsweise auch die Farben gleich für den Druck angepasst – aus RGB wird dann automatisch CMYK.“

Die Zusammenarbeit mit Peak-14 empfindet Hennig als positiv: „Schon beim Wechsel der Bilddatenbank waren die Experten im Grunde unsere Rettung. Die Betreuung ist gut, das Team arbeitet schnell und professionell, und sie haben großes Know-how, was unsere ganze Systemlandschaft angeht“, sagt Hennig. Zudem sei es ein wichtiger Pluspunkt, dass der Anbieter sich in die spezifischen Anforderungen der Hotelbranche hineindenken könne. „Auch jetzt, anlässlich des bevorstehenden Updates auf die neue Version 4.1 haben wir uns zusammengesetzt und neue Ideen entwickelt.“ Dazu zählt die neue Suchfunktion, womit sich in Zukunft die Media-Assets auf Basis von Kategorien durchsuchen lassen. Dadurch wird ein Suchvorgang so komfortabel wie in einem Online-shop, in dem man einfach die gewünschte Farbe oder Größe angibt, damit nur die relevanten Produkte angezeigt werden. Für Nutzer mit unterschiedlichen Rollen lassen sich zudem individuelle Suchoberflächen mit spezifischen Suchkategorien erstellen.

Derzeit baut die Deutsche Hospitality auch die Möglichkeiten, die Marketingmaterialien zu lokalisieren, weiter aus. Gerade für den Expansionskurs der Steigenberger Hotels and Resorts ist dies wichtig. Während Templates im Web-to-Print-System bisher nur in bestimmten, definierten Bereichen anpassbar waren, wird es im DAM-System zukünftig Vorlagen geben, die umfassend adaptierbar sind. Sämtliche Standardmaterialien, die ein neues Hotel als Grundausstattung benötigt, werden dann als offene Adobe-InDesign-Vorlagen direkt im DAM-System verfügbar sein. Anders gesagt: Das DAM-System wird somit auch zum CI-Portal.