Eine Krise ist auch immer eine Chance

Immer mehr deutsche Unternehmen beschäftigen sich mit zukunftsweisenden, digitalen Technologien. Zu diesem Ergebnis kommt eine Umfrage des Branchenverbands Bitkom: So gaben rund 74 Prozent der Befragten an, Datenanalysen und Big Data zu nutzen, deren Einsatz zu planen oder zumindest darüber nachzudenken; vor zwei Jahren waren es erst 62 Prozent. Ebenfalls einen Zuwachs verzeichnet die Künstliche Intelligenz (KI): Während 2020 nur 28 Prozent der Umfrageteilnehmer angaben, KI zu nutzen, sind es in diesem Jahr bereits 37 Prozent. Eine weitere aktuelle Studie des Techunternehmens Fivetran unter CIOs, IT-Verantwortlichen und Data Scientists zeigt jedoch: Trotz großer Ambitionen und Investitionsbereitschaft gelingt es Unternehmen nur bedingt, die Vorteile von Künstlicher Intelligenz im Rahmen von Entscheidungsprozessen zielgerichtet zu nutzen.

Das Potenzial von KI nutzen

Angesichts der Tatsache, dass die aktuellen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen sowie die anhaltenden geopolitischen Unsicherheiten den Unternehmen einiges abverlangen, rücken Einsparungen und kosteneffizientes Handeln ins Zentrum. Gerade hier schlummert das Potenzial von KI: Ihr Einsatz unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse systematisch und zukunftsorientiert zu automatisieren und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren.

Laut der Management- und Unternehmensberatung Bain sind folgende Gegebenheiten innerhalb des Unternehmens für ein erfolgreiches und skalierbares Automatisierungsprogramm Voraussetzung: ein starkes internes Sponsoring und ehrgeizige Ziele; eine klare Strategie, wie die Arbeit neugestaltet werden soll, um den Wert der Automatisierung auszuschöpfen; und ein System, welches die Vorteile der Automatisierung misst.

Wenn Firmen für die Prozessautomatisierung zudem KI einsetzen, bewegen sie sich in Richtung einer Hyperautomation. Der unternehmensstrategische Ansatz zielt darauf ab, Unternehmensprozesse nicht isoliert und voneinander unabhängig zu automatisieren, sondern die Automatisierung ganzheitlich anzuschauen, zu planen und umzusetzen. Warum? Weil die Künstliche Intelligenz eine flexible Form der Prozesssteuerung erlaubt, die sich an wechselnde Umweltbedingungen anpassen, komplexe Zusammenhänge abbilden und sich im Sinne des Machine Learning (ML) laufend weiterentwickeln kann.

Prozesse effizienter gestalten

In der Praxis bieten sich vielfältige Anknüpfungspunkte, um zukunftsweisende Technologien in den Unternehmensalltag zu integrieren und damit Prozesse effizienter auszugestalten. Ein gutes Beispiel in diesem Zusammenhang sind Buchhaltungs- und Finanzprozesse: Die Finanzabteilung ist nach wie vor geprägt von manuellen Tätigkeiten – auch im Ausgaben-Management, wo es um die Verarbeitung von Rechnungen, Kartentransaktionen und Spesen geht. Es fehlt nicht nur an einer Komplettübersicht der getätigten Ausgaben, sondern auch an Transparenz, welche Ausgaben wofür getätigt werden und inwiefern Compliance-Richtlinien sowie interne Regularien berücksichtigt wurden. Hinzu kommt die hohe Fehlerquote, die mit repetitiven Aufgaben einhergeht.

Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz lassen sich diese Prozesse rund um das Ausgaben-Management nun zu einem Großteil automatisieren: Mit Lösungen wie jener des Schweizer Unternehmens Yokoy müssen Mitarbeiter fortan lediglich Ausreißer, Spezialfälle und verdächtige Transaktionen manuell prüfen. Entsprechende Plattformen sind so konzipiert, dass sie mit jeder verarbeiteten Reisekostenabrechnung, Eingangsrechnung und Kartentransaktion dazulernen. Hierzu werden sämtliche in die Plattform eingespeiste Dokumente mittels Optical Character Recognition (OCR) maschinell ausgelesen. Basierend auf den vorhandenen Text- und/oder Datensegmenten können dann sämtliche Ausgaben wie Rechnungen, Kartentransaktionen oder Spesenbelege automatisch verarbeitet werden. Darüber hinaus sind Integrationen in bestehende Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) nahtlos möglich und Freigabeprozesse sowie Unternehmensrichtlinien können individuell pro Ausgabentyp festgelegt und jederzeit ohne Programmieraufwand angepasst werden.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Durch die Prozessautomatisierung in der Finanzabteilung wird es Mitarbeitern ermöglicht, sich im Arbeitsalltag auf das Wesentliche zu konzentrieren, was wiederum administrative Kosten reduziert. Darüber hinaus wird automatisch sichergestellt, dass interne Regularien eingehalten werden, was, neben anderen Aspekten, zur Kontrolle des Geldflusses beiträgt. Dank integrierter Analysefunktionen erhält das Unternehmen schließlich einen besseren Überblick über das gesamte Ausgabeverhalten in nahezu Echtzeit. So lassen sich Muster erkennen und Trends ausmachen, was die Finanzverantwortlichen dabei unterstützt, zielgerichtete Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens treffen.

Unternehmen müssen mutig sein

Das Beispiel der Automatisierung innerhalb der Finanzabteilung zeigt, dass mittels Künstlicher Intelligenz automatisierte Unternehmensprozesse zu Zeitersparnissen, einer Reduktion von Flüchtigkeitsfehlern bei sich wiederholenden Arbeiten und zu einer Steigerung der Produktivität über das gesamte Unternehmen hinweg führen. Wie kommen Unternehmen da hin? Sie müssen mutig sein. Mutig, gerade jetzt, in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, langfristig ausgelegte Umstrukturierungen vorzunehmen. Mutig, um zukunftsweisende Projekte zielgerichtet voranzutreiben. Und mutig, sich wenig oder gar nicht angewendeten Technologien wie Künstlicher Intelligenz oder Big Data anzunehmen und sich diese zunutze zu machen. Auf lange Sicht führt dies zu Kostenersparnissen, einer transparenten Ausgabenpolitik und verbessert damit auch die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens. Eine Krise ist auch immer eine Chance für Unternehmen – es gilt, sie nicht nur zu überstehen, sondern gestärkt daraus hervorzugehen.

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