Eine Plattform knüpft Kontakte

„Seit Unified Communications & Collaboration vor gut fünf Jahren im Markt eingeführt wurde, hat es bereits in zahlreichen Unternehmen die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert“, sagt Frank Heuer, Analyst beim Beratungshaus Experton Group. Firmen, die in eine solche Lösung investieren, erhalten eine einheitliche Plattform, auf der die verschiedenen Kommunikationstechnologien integriert sind. Ein zentraler Kommunikationsmanager steuert das Gesamtsystem. Den größten Vorteil dieses Konzepts sieht Heuer darin, dass für Mitarbeiter jederzeit sichtbar ist, ob und auf welchem Weg die Kollegen im Unternehmen erreichbar sind. Eine UCC-Lösung stellt Präsenzinformationen bereit. Das heißt: Sie zeigt an, ob sich ein Endanwender an seinem Arbeitsplatz befindet, ob er gerade telefoniert oder in einer Besprechung sitzt. Zudem ist ersichtlich, ob er z. B. über das Festnetz, sein Mobiltelefon oder Instant Messaging kontaktiert werden kann.
Über ein integriertes Webkonferenzsystem lassen sich zudem einfach und schnell Meetings einberufen und abhalten. Insgesamt können Mitarbeiter rascher und unkomplizierter miteinander kommunizieren. Informationen lassen sich im Unternehmen einfacher verteilen. „Das führt dazu, dass Entscheidungen schneller getroffen werden“, meint Heuer. „Und die Produktivität der Mitarbeiter wächst.“

Wenn Nutzer vom Arbeitsplatz aus an Konferenzen teilnehmen können, lassen sich zudem die Ausgaben für Dienstreisen zum Teil deutlich reduzieren. Davon profitiert z. B. die Kirchliche Zusatzversorgungskasse Rheinland-Westfalen (KZVK), die mit dem UCC-System Lync von Microsoft arbeitet. Kurze Besprechungen werden nur noch über diese Lösung gehalten. „Allein dadurch sparen wir bei Mitarbeitern, die viel reisen, knapp 1.000 Euro im Jahr an Hotel- und Reisekosten“, berichtet Alexander Kellmann, Abteilungsleiter EDV/CIO bei der KZVK. „Nur bei Sitzungen über zwei, drei Tage machen wir noch Dienstreisen.“

Die Firmenkasse wird auch dank anderer Effekte entlastet. Durch die Verwendung von Instant Messaging gingen neben der Zahl der internen E-Mails auch die Telefonkosten zurück, so Kellmann. Darüber hinaus leitet das UCC-System Gespräche ins Ausland automatisch über das Internet weiter. „Bald werden wir unser monatliches Provider-Kontingent von 20.000 auf 10.000 Gesprächsminuten senken“, erzählt Kellmann.

Aufgrund dieser Vorteile wächst das Interesse der Unternehmen an entsprechenden Lösungen. Die Experton Group erwartet, dass der deutsche Markt für UCC-Produkte im Gesamtjahr 2012 bei 373 Mio. Euro liegen wird. Das wäre eine Steigerung um über 25 Prozent gegenüber 2011. Für die Zeit bis 2017 rechnen die Marktbeobachter mit einem durchschnittlichen jährlichen Wachstum von über 15 Prozent. Solche Zahlen würden von kaum einem anderen IT-Segment erreicht, meint Heuer.

Das Interesse ist aber nicht überall gleich groß. Unter den UCC-Nutzern stellt die mittelständische KZVK eher eine Ausnahme dar. „Der UCC-Markt wird bislang noch von den großen Anwenderunternehmen getragen“, berichtet Heuer. Er sieht dafür vor allem einen Grund: UCC spiele seine Vorzüge insbesondere in umfangreichen, verteilten Teams ohne Face-to-Face-Beziehungen aus.

Beispiele wie das der KZVK zeigen jedoch, dass auch mittelgroße Firmen von UCC profitieren können. Heuer sieht für diese Nutzergruppe vor allem dann Bedarf, wenn mobile Mitarbeiter eingebunden werden sollen. Denn wer beruflich unterwegs ist oder im Home-Office arbeitet, ist in der Regel von der Kommunikation innerhalb des Unternehmens weitgehend abgeschnitten. Auch bei der KZVK gibt es Mitarbeiter, die dank der UCC-Lösung mit den Kollegen Kontakt halten, während sie im Heimbüro sitzen.

Die Unterstützung von mobilen Anwendungen ist häufig ein Grund, Angebote aus der Cloud zu nutzen. Viele Unternehmen berichten über Probleme mit der mobilen Anbindung, wenn sie bei UCC auf ein herkömmliches Betreibermodell setzen. Liegen die Kommunikationstechnologien in der Wolke, treten die Schwierigkeiten dagegen seltener auf. Dies ist eines der Ergebnisse einer Studie des Beratungshauses PAC, für die über 200 IT-Verantwortliche in Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern befragt wurden (siehe Kasten rechts).

Der Vorteil der Cloud für mobile Szenarien zeigt sich vor allem bei Web- und Video-Conferencing-Anwendungen. Nur 27 Prozent der Anwender von nicht cloud-basierten Systemen zeigen sich laut Studie zufrieden mit den Möglichkeiten, Smartphones und Tablet-PCs anzubinden. Bei den Cloud-Nutzern liegt dieser Anteil dagegen bei 67 Prozent. Und 83 Prozent nennen die flexible, ortsunabhängige Nutzung als weiteren Vorteil ihrer Web- und Video-Conferencing-Lösung aus der Wolke.

Nach Meinung von PAC-Analyst Andreas Stiehler punkten Cloud-Angebote im UCC-Segment auch dann, wenn das Anwenderunternehmen weitere Standorte an die Kommunikationslösung anbinden möchte. „Mithilfe von Cloud Computing lässt sich dies relativ problemlos und schnell umsetzen“, sagt Stiehler.

Abwanderung in die Cloud

Laut PAC wandern UCC-Anwendungen zunehmend in die Cloud. 37 Prozent der deutschen Unternehmen stünden dem Einsatz von Cloud-Diensten für Kommunikation und Zusammenarbeit positiv gegenüber, so die Studie. Dabei sind es zurzeit noch eher die neuen beziehungsweise innovativen Technologien wie z. B. Web Conferencing, die in der Cloud Erfolg haben. Jede vierte Anwendung in diesem Bereich wird als webbasierter Dienst genutzt.

Die technologische Entwicklung im Collaboration-Umfeld verlaufe rasant, so Stiehler. Daher kommen gerade bei solchen Applikationen die Cloud-Vorteile wie Flexibilität und Skalierbarkeit besonders zum Tragen. „Es gibt so viel Innovation in diesem Bereich“, berichtet auch Alistair Rennie, der als General Manager für die Collaboration-Sparte von IBM verantwortlich ist. Gerade wenn es um Systeme geht, welche die Zusammenarbeit unterstützen, wollten die Anwender daher einen Service, der „immer aktuell ist“, so Rennie.

Basisanwendungen wie Telefonie oder E-Mail sind dagegen meistens noch im Unternehmen installiert. Der Anteil der Cloud-Nutzer liegt bei diesen Technologien laut Untersuchung bei zwei beziehungsweise fünf Prozent. Ungeklärte Datenschutz- und Sicherheitsfragen halten viele Unternehmen noch davon ab, ihr Telefon- oder E-Mail-System aus der Wolke zu nutzen.

Generell aber ist die Cloud eine gute Möglichkeit, in das Thema UCC einzusteigen. Sie können dabei auch die sogenannte Federation-Funktion nutzen. Die eigene Lösung wird dann mit den Systemen anderer Unternehmen verknüpft. So können die Firmen auch mit externen Partnern kommunizieren und dabei u. a. Funktionen wie die Anzeige von Präsenzinformationen nutzen.

Auch wenn vor allem Collaboration-Technologien in der Cloud besonders beliebt sind, arbeiten die Anbieter verstärkt an kompletten UCC-Systemen. „Die UCC-Lösungen, die als Webdienst bereitstehen, werden immer umfassender“, so Stiehler. Wer eine Gesamtlösung aus der Cloud sucht, werde zurzeit vor allem bei TK-Anbietern, zunehmend aber auch bei ITK-Dienstleistern und Technologienanbietern fündig.

Unternehmen haben aber nicht immer die Möglichkeit, eine UCC-Lösung aus einer Hand zu nutzen. Häufig wird das System sukzessive erweitert beziehungsweise ein Best-of-Breed-Ansatz gewählt. Die Integration der Technologien unterschiedlicher Anbieter stelle noch eine Herausforderung dar, so Stiehler. Anwender sollten daher beachten, dass die Produkte jeweils Standards unterstützen, die Verknüpfungen erleichtern.

Social Business

Zu Technologien, mit denen Unternehmen ihre interne Zusammenarbeit verbessern, zählt mittlerweile auch Social Software – also Anwendungen wie soziale Netzwerke, Blogs oder Wikis. UCC-Lösungen lassen sich um solche Werkzeuge erweitern. Nutzer erhalten dann z. B. zusätzliche Informationen zu ihrem Kommunikationspartner, die in seinem Profil in einer Community hinterlegt sind. Auf diese Weise lassen sich Experten zu einem bestimmten Thema im Unternehmen einfacher finden. Die Experton Group hat Social Business for Communication & Collaboration als eigenes Marktsegment entdeckt. Die Analysten erwarten, dass 2016 bereits ein Viertel der Ausgaben für UCC auf diesen Bereich entfallen wird. Anbieter wie Microsoft oder IBM bieten Integrationen ihrer UCC-Plattformen mit den hauseigenen Social-Software-Produkten. Ein Anwender, der Collaboration- und Web-2.0-Technik bereits miteinander verknüpft, ist der Automobilzulieferer Rheinmetall. Das Unternehmen hat dafür IBMs UCC-System Sametime mit der Social-Software-Plattform Connections und der Dokumentenlösung Quickr integriert. Der Mitarbeiter erhält damit laut CIO Markus Bentele eine Suite, die ihm einen Rundumblick über das Expertenwissen im Unternehmen und alle relevanten Informationen gibt.

Communication & Collaboration aus der Cloud: Kernaussagen der PAC-Studie

Gegenwärtige Situation:

• Cloud-Dienste haben sich bereits im Collaboration-Umfeld etabliert. Jedes zehnte Unternehmen nutzt bereits eine webbasierte Anwendung zur Zusammenarbeit aus der Cloud.
• Bei Basisanwendungen wie Telefonie und E-Mail dominiert dagegen bislang der Eigenbetrieb. Cloud-Dienste spielen hier bislang nur eine marginale ­Rolle.
• Immerhin 15 Prozent der Anwender nutzen heute bereits Managed Services für den Betrieb der Telefonanlage.

Künftige Entwicklung:

• Der Großteil der Unternehmen, die bislang noch keine Cloud-Angebote für Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen, zeigt sich auch mit Blick auf die Zukunft zurückhaltend. Der Anteil derjenigen, die den Cloud-Einsatz für sehr wahrscheinlich halten, ist nur marginal.
• Collaboration bleibt das wichtigste Wachstumsfeld für Cloud-Angebote. Immerhin jedes sechste Unternehmen hält es für wahrscheinlich, innerhalb der nächsten zwei Jahre erstmals Web- und Video-Conferencing-Lösungen oder webbasierte Anwendungen zur Zusammenarbeit aus der Cloud zu nutzen.
• Dagegen ist der Bezug von Basisanwendungen wie Telefonie und E-Mail aus der Cloud für mehr also 90 Prozent der Unternehmen, die bislang keine Cloud-Angebote nutzen, auch zukünftig kein Thema.

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